Digitalisieren, automatisieren, digital transformieren: Ein und dasselbe? Der Hälfte der befragten Unternehmen einer Bitkom-Studie aus dem Jahr 2018 zufolge, scheinbar ja. 50 Prozent der Firmen verbinden mit dem Begriff „Digitalisierung“ die „Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen“. Doch das ist ein Trugschluss – die drei Begriffe unterscheiden sich grundlegend und verfolgen verschiedene Ansätze. 

Im Folgenden haben wir bewusst einen engen Digitalisierungsbegriff gewählt, um die Unterschiede zwischen den Begriffen klarer herauszustellen. In vielen Diskussionen werden die Begriffe Digitalisierung, Digitale Transformation und Innovation synonym verwendet. Somit gehen beispielsweise digitale Kompetenzmodelle häufig über ihre eigentliche Bedeutung hinaus. Mit Digitalisierung meinen wir dann auch neue Arbeitsweisen, Geschäftsmodelle oder neue Denkweisen. Wir würden das dann digitale Transformation nennen. Darum geht es aber dann nochmal am Ende des Artikels – bleibe als gespannt.

Digitalisierung: Von analog zu digital

Digitalisieren bedeutet zunächst nichts weiter, als analoge Daten in digitale umzuwandeln. Also beispielsweise Papierdokumente aus Aktenordnern einscannen und digital verwalten, beziehungsweise mit speziellen Programmen Informationen aus analogen Formularen auslesen und auf dem Server speichern. Heute besitzt ein Großteil der Unternehmen digitale Archive. Dokumente sollten nicht nur digital vorliegen, sondern auch systematisch geordnet werden.

Ein Beispiel: Ein Auftragsschreiben wird eingescannt und digital gespeichert. Ein Programm liest wichtige Daten aus: Adresse, bestellte Artikel, Lieferumfang, Auftraggeber etc. Diese Daten werden dann in digitalen Archiven gespeichert. Mitarbeiter können die Informationen digital abrufen und für den Lieferprozess nutzen, also beispielsweise die bestellten Produkte manuell auf einen Lieferschein übertragen oder die Kontaktdaten auf eine Rechnung kopieren.

Die Digitalisierung einer Firma bedeutet die Informationsspeicherung neu zu strukturieren und Technologien zu nutzen, um Daten in digitalisierter Form bereitzustellen.

Automatisierung: Digitale Prozesse verschlanken

Oft werden Digitalisierung und Automatisierung als Einheit betrachtet oder sogar fälschlicherweise als synonyme Begriffe verwendet. Tatsache ist jedoch, dass die Prozessautomatisierung erst durch die Digitalisierung bedingt und ermöglicht wird, da aufgrund der neugewonnenen Datenmengen komplexere IT-Strukturen entstehen. Digitale Prozesse können so schnell unübersichtlich, kleinteilig und fehleranfällig werden, vor allem wenn sie manuell bedient werden müssen.

Die Prozessautomatisierung hilft die Fülle an digitalen Daten und Anwendungen effizient zu nutzen. Prozesse werden somit verschlankt und ein Unternehmen kann dank Automation kostengünstiger arbeiten. Simple, repetitive und monotone Aufgaben übernehmen zum Beispiel RPA-Bots, während sich Mitarbeiter auf das Kerngeschäft konzentrieren können.

Zurück zu unserem Beispiel: Liegen die Auftragsdaten nun digital vor, müssen Mitarbeiter sie in der Zukunft nicht mehr manuell bearbeiten. Bots können die Dokumente auslesen, Informationen abgleichen und automatisch die nächsten Schritte einleiten. Etwa die passendende Produktbestellung ins Lager schicken, Lieferscheine drucken oder eine Rechnung erstellen. Der Auftrag kann effizienter und fehlerfreier in einem automatisierten Workflow abgewickelt werden. Das spart den Mitarbeitern Zeit für wichtigere Aufgaben.

Digitalisierung, digitale Transformation und Automatisierung – Definitionen, Unterschiede und Beispiele

Digitale Transformation: Neue Technologien erschaffen

Die digitale Transformation geht nun noch weiter und verschlankt Prozesse nicht nur, um sie effizienter zu machen; sie stellt deren Existenz in Frage. Digitale Transformation bedeutet Technologien zu verändern und innovativ weiterzuentwickeln.

Bahnbrechende Schritte der digitalen Transformation sind zum Beispiel die Datenspeicherung in Clouds oder die Blockchain-Technologie. Es handelt sich also um eine gesellschaftliche, disruptive Veränderung und nicht nur um eine Reaktion auf bestehende Prozesse, die verbessert werden sollen. So wurde beispielsweise aus dem Fax die E-Mail und aus der E-Mail Messenger-Apps.

Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Statt analoges Schreiben oder E-Mails digital zu speichern und später mit Hilfe von Prozessautomatisierung anzuschieben, könnte ein Unternehmen eine völlig neue Methode der Auftragserstellung entwickeln und zum Vorreiter in der Branche werden.  Zum Beispiel eine unternehmenseigene App mit einer neuen, bisher nie da gewesenen Technologie entwickeln, die die vorige Abwicklung obsolet macht.

Bei der digitalen Transformation geht es darum, innovative Lösungen zu entwickeln und völlig neue Prozesse zu erschaffen.

Digitalisierung als Basis für die digitale Transformation & Automatisierung

Obwohl Digitalisierung, Automatisierung und digitale Transformation sich grundsätzlich unterscheiden, sind sie doch eng miteinander verknüpft. Durch die Digitalisierung liegen überhaupt digitale Daten für Prozesse vor, die dann später automatisiert werden können. Und auf der Grundlage bisher bestehender Prozesse, können dann schlussendlich völlig neue geschaffen werden. Wer also digital transformieren oder automatisieren möchte, braucht zunächst einmal eine solide Digitalisierung als Basis.

Turbostart in die Digitalisierung?