Effizienter, kostengünstiger und fehlerfreier: Die Prozessautomatisierung bringt zahlreiche Vorteile. Mitarbeiter können sich auf wichtige Probleme und Herausforderungen konzentrieren und müssen sich nicht länger mit lästigen, monotonen Routineaufgaben rumschlagen. Doch wo ansetzen, um Geschäftsprozesse erfolgreich zu automatisieren?

Erfahre hier, wie du in 5 Schritten Prozesse in deinem Unternehmen erfolgreich automatisierst.

1. Mit Process Mining Geschäftsabläufe analysieren

Um überhaupt automatisieren zu können, gilt es zunächst die vorhandenen Workflows zu analysieren. Viele Prozesse sind komplex und undurchsichtig – Produkte durchlaufen bis zum Vertrieb zahlreiche Stationen. Vor allem in größeren Betrieben können die verschiedenen Aufgaben schnell unübersichtlich werden. Oft ist es nicht direkt ersichtlich, wo es hakt. Process Mining hilft dabei, sich einen Überblick zu verschaffen, an welchen Stellen Einsparpotenzial liegen könnte.

Mit der Technologie können alle anfallenden Prozessabläufe schnell rekonstruiert, visualisiert und durchschaubar dargestellt werden. So identifiziert Process Mining ineffiziente Prozesse und weist auf Mängel im Geschäftsablauf hin. Das können zum Beispiel von der Bestellung abweichende Rechnungen sein, die Mitarbeiter manuell nachbessern müssen. Process Mining kann in allen möglichen Bereichen angewandt werden. So wird Verbesserungspotenzial in Buchhaltung und Rechnungswesen, Personalmanagement, Einkauf, Fertigung, Controlling, Logistik oder Vertrieb sichtbar. Dabei wird nicht nur der Ideal-Ablauf analysiert, sondern auch mögliche Ausnahmen, Fehler und Abweichungen, die passieren können.

Process Mining dient als ideale Grundlage für Robotic Process Automation (RPA). Hier wird festgestellt, wo sich Automatisieren wirklich lohnt. 

Prozesse müssen für die Automatisierung vorbereitet werden.

2. Prozesse für die Automatisierung vorbereiten

Werden Abläufe identifiziert, die häufig nicht wie geplant stattfinden, beziehungsweise unnötigerweise mehrfach an verschiedenen Stationen bearbeitet werden, sollten diese schon vor der eigentlichen Automatisierung vereinfacht werden. Das Ablegen von Daten in bestimmte Ordner, der Kundenkontakt oder der Wareneinkauf sollten standardisiert sein, um möglichst wenige Varianten automatisieren zu müssen. Die Automatisierung ist so effektiver und einfacher implementierbar.

3. Passende Automatisierungsmethode wählen

Sind die ineffizienten Abläufe identifiziert, sollte die Prozessautomatisierung strukturiert geplant werden, um die passende Automatisierungsmethode zu wählen. Hier gilt es, nicht nur einzelne Teilabschnitte der zu automatisierenden Aufgaben zu betrachten, sondern ein Gesamtkonzept der Automatisierung zu entwickeln. Die zentrale Frage: Die IT grundlegend verändern oder vorhandene Strukturen verbessern?

Im Falle einer fundamentalen Veränderung der Kernprozesse eignet sich methodisch gesehen das Business Process Reengineering (BPR). Mit BPR wird das System von Grund auf revolutioniert. Wir konzentrieren uns hier auf KVB-Maßnahmen, also kontinuierliche Verbesserungen. Hier sollen ineffiziente Teilprozesse in kleinen Schritten verbessert werden, ohne das grundlegende System zu verändern. Diese Teilaufgaben können mit Hilfe von RPA automatisiert werden. Da dies einfach und kostengünstig implementierbar ist, kann sich die Technologie nach einer Kosten-Nutzen-Abwägung teilweise sogar dann lohnen, wenn BPR-Lösungen die Schnittstellen noch weiter verbessern könnten.

Um die richtige Reihenfolge der Automatisierung festzulegen, eignet es sich, ein Portfolio anzulegen und nach Wichtigkeit zu priorisieren. Ein Automation Strategist, welcher sich mit genau solchen Dingen befasst, plant schließlich die Vorgehensweise und koordiniert die Zusammenarbeit der verschiedenen Automatisierungsspezialisten.

Unternehmensprozesse benötigen Strukturen. Automation Strategist, Process Mining Architect und RPA Developer helfen diese aufzubauen.

4. RPA langsam implementieren

Um die Mitarbeiter mitzunehmen, ist es wichtig, nicht von einem auf den anderen Tag das Unternehmen umstrukturieren zu wollen. Auch die Automatisierung selbst ist ein Prozess: Mitarbeiter sollten rechtzeitig informiert werden und an professionellen Weiterbildungen teilnehmen. Eine passende Infrastruktur muss ebenfalls für eine umfassend erfolgreiche Prozessautomatisierung im Unternehmen bedacht werden.

Da sich die Arbeitsweise durch Automation verändert, können Viele anfangs skeptisch gegenüber der neuen Technologien sein. Mitarbeiter müssen Chancen aufgezeigt bekommen, die sich durch Digitalisierung und Automatisierung ergeben – etwa die Reduktion von lästigen Routineaufgaben. Robotic Process Automation sollte bestenfalls schrittweise eingeführt werden, so dass alle Zeit haben, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen.

5. Teilautomatisierung überwachen und verbessern

Process Mining kann nicht nur klassische Geschäftsabläufe analysieren, sondern auch teilautomatisierte Prozesse überwachen und so weitere Verbesserungen anstoßen.

Nachdem Automatisierungs-Tools eingeführt sind, sollte kontinuierlich überprüft werden, ob sie fehlerfrei laufen und ob die Mitarbeiter problemlos mit den Software-Bots interagieren. Um die Geschäftsprozesse noch effizienter zu machen, können die Tools gegebenenfalls angepasst und auf weitere Geschäftsbereiche ausgeweitet werden.

Erfolgreiche Automatisierung setzt genaues Planen voraus.

Erfolg durch Planung

Automatisieren sollte gründlich durchdacht und geplant sein, um optimal davon zu profitieren. Hierfür eignet sich ein Automation Strategist, der sich mit allumfassenden Analysen und Planungen auseinandersetzt. Gemeinsam mit einen Process Mining Architect müssen die Geschäftsabläufe genau analysiert werden, um die richtigen Prozesse zu automatisieren. Außerdem sollte der RPA Developer nur schrittweise Prozessautomatisierungen implementieren und diese kontinuierlich verbesseren. So können Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben.

Welche Rollen und Infrastrukturen hierfür entscheidend sind, könnt ihr unserem Artikel über die Zukunft der Prozessautomatisierung nachlesen.

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