Effizient und kostengünstig die gesteckten Ziele erreichen – das ist wohl das Ziel eines jeden Unternehmens. Doch das funktioniert nur, wenn die Abläufe in der Firma strukturiert und optimiert sind. Kurz: Geschäftsprozesse müssen gut gemanagt werden.

Einer Studie der Unternehmensberatung BearingPoint zufolge sehen 77 Prozent der befragten Unternehmen Geschäftsprozessmanagement (GPM) als wichtige Grundlage für die digitale Transformation. Gleichzeitig seien aber nur bei einem Viertel der Firmen Initiativen für digitale Transformation und GPM aufeinander abgestimmt.  Wie funktioniert es also, Unternehmensprozesse effizient zu optimieren?

Definition: Was sind überhaupt Geschäftsprozesse?

Geschäftsprozesse sind Arbeitsabläufe, die Unternehmen dabei helfen, strukturiert ihre Ziele zu erreichen. Jeder Prozess besteht aus einem Input, also einer bestimmten Handlung, und einem Output, also dem Ergebnis der Handlung, das der Firma einen Mehrwert liefern soll. Um effizient zu arbeiten, ist es wichtig, diese Abläufe klar zu definieren, um Zeit und Kosten zu sparen. Jeder Mitarbeiter hat seine klaren Aufgaben und Zuständigkeiten. So können komplexe Wertschöpfungsketten erfolgreich etabliert werden.

Unternehmensprozesse optimieren

Das Geschäftsprozessmanagement dokumentiert diese Prozesse, um sie laufend steuern, überwachen, bewerten und vor allem optimieren zu können. GPM, oft auch mit der englischen Abkürzung BPM (Business Process Management) bezeichnet, ist ein zentraler Bestandteil jeder Unternehmensführung.

Oft schleichen sich Prozesse in Unternehmen ein, die eigentlich ineffizient sind, aber weil sie schon immer so gemacht wurden, weiterhin ausgeführt werden.  Ein GPM-System hilft dabei, betriebliche Abläufe zu strukturieren und mittels Kennzahlen festzustellen, welche Prozesse optimierungsbedürftig sind. Mit neuen Automatisierungs-Tools, beispielsweise der Robotic Process Automation (RPA), können die Abläufe dann schnell und einfach optimiert werden.

Das Ziel: Abläufe optimal verketten

GPM möchte Unternehmensabläufe effizienter, flexibler und transparenter machen und somit optimal verketten. Quantität und/oder Qualität des Outputs sollen sich als Konsequenz erhöhen. Geschäftsprozessmanagement dreht sich darum, Ressourcen und die Kapazitäten von Mitarbeitern und Maschinen optimal zu nutzen. So sollen Abläufe kontinuierlich verbessert und aufeinander abgestimmt werden.

Was ist Robotic Process Automation (RPA) und wie können damit Unternehmensprozesse automatisiert werden?

In vier Schritten erfolgreich Prozesse managen

GPM-Projekte lassen sich in verschiedene Bereiche unterteilen:

  1. Prozessentwurf
  2. Prozessimplementierung
  3. Prozesscontrolling
  4. Prozessoptimierung

Um Prozesse erfolgreich zu implementieren, sollte zunächst das Ziel definiert werden: Wie soll der fertige Prozess aussehen? Dazu ist es wichtig, zu analysieren, wie der Prozess aktuell abläuft (Ist-Analyse) und welche Änderungen oder Implementierungen notwendig sind.

Ein mögliches Tool dafür ist die SWOT-Analyse, also eine Aufstellung der Stärken (Strenghts) und Schwächen (Weaknesses) und der damit verbundenen Chancen (Opportunities) und Risiken (Threats). Häufig wird auch die Business Process Model and Notation (BPMN)-Technik genutzt, die Prozesse visualisiert und so ineffiziente Schnittstellen sichtbar macht.

Nach dem Entwurf geht es dann in den Praxistest. Optimalerweise ist der Prozess bereits automatisiert und lässt sich so weiter optimieren. Der eingeführte Prozess wird kontrolliert und mit Kennzahlen laufend analysiert, um zu sehen, ob er die gewünschten Anforderungen erfüllt. In der Iterationsphase kann er dann gegebenenfalls überarbeitet werden.

Die Methoden: Schwächen identifizieren und eliminieren

Für das GPM gibt es zahlreiche verschiedene Managementkonzepte, wie zum Beispiel Six Sigma oder Business Process Reengineering. Letzterer Ansatz wird für komplett neu gestaltete Prozesse genutzt, während Six Sigma verwendet wird, um vorhandene Abläufe zu verbessern. Six Sigma managt Prozesse in fünf Phasen: Define (Prozessbeschreibung mit Hilfe von Daten), Measure (Performance mit Kennzahlen messen), Analyze (Zahlen auswerten), Improve (Ursachen für Ineffizienzen beheben) und Control (Kennzahlen vergleichen).

Weitere Methoden sind beispielsweise Durchlaufzeitenberechnungen oder die ABC-Analyse.

Durch die Automatisierung von Unternehmensprozessen kannst du dich endlich den wirklich wichtigen Aufgaben zuwenden.

Die Vorteile: Zufriedene Kunden und Mitarbeiter

Ein effektives GPM kann die anfallenden Kosten einer Firma minimieren, indem Teams besser zusammenarbeiten und Herausforderungen schneller meistern. Neue und veränderte Prozesse lassen sich leichter integrieren. Außerdem stellt ein flexibles Management-System sicher, dass notwendige Berichte automatisiert und regelkonform erstellt werden. Kunden und Mitarbeiter profitieren von einer höheren Qualität, mehr Transparenz und besserer Kollaboration.

Effizientes GPM für bessere Leistung

Schlussendlich führt ein gutes GPM für Unternehmen zu mehr Zufriedenheit, stärkeren Leistungen und größerem Erfolg. Vor allem für die digitale Transformation ist ein gutes Management, das die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen integriert, essenziell. So können Technologien effizient genutzt werden, um sich einen Wettbewerbsvorteil zu verschaffen. GPM ebnet den Weg für ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Geschäftsmodell.

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