Process Mining (dt. Prozessförderung) ist eine Technik des Prozessmanagements. Sie ermöglicht Unternehmen Geschäftsprozesse auf Grundlage digitaler Spuren in IT-Systemen zu rekonstruieren und auszuwerten. Für viele Unternehmer bleibt diese wichtige Automatisierungsgrundlage allerdings ein Buch mit sieben Siegeln. Der folgende Artikel soll demnach einen Einstieg in das recht komplizierte Thema bieten und für ein wenig klarere Sicht im Dickicht der Prozessautomatisierung sorgen.

Process Mining macht Arbeitsprozesse transparent 

Manchmal läuft die Arbeit einfach nicht und das grundlegende Problem bleibt schleierhaft– dieses Gefühl kennen wir sicherlich alle nur zu gut. Doch Hilfe steht bereit: Anstatt stundenlanger Suche in den Brotkrumen der Prozesslandschaft bietet sich für solche Fälle die Methode des sogenannten Process Mining an.

Hierbei werden echte Arbeitsprozesse mit der Theorie verglichen, was zu einer besseren Transparenz sowie Einsicht in die Prozesse führen soll. Doch warum ist dies überhaupt nötig? Nun, die Realität entspricht leider selten der Optimalvorstellung.

Nehmen wir mal als Beispiel den klassischen Strandurlaub: Meist von den Promobildern beeinflusst, stellen wir uns leere und wunderschöne Strände vor, die dann bei Ankunft völlig überfüllt sind oder mit rasiermesserscharfen Steinen unter der eher dunkelbraunen Meeresoberfläche aufwarten.

Ebenso wie in diesem Beispiel, verhält es sich mit Unternehmensprozessen. Beschreibt ein Mitarbeiter seinen Prozess, erscheint dieser oft unkompliziert und übersichtlich. Sieht man sich diesen Prozess jedoch im Detail an, fällt auf, dass der reale Prozess deutlich komplexer ist.  

Woher kommt der Unterschied zwischen einer realen und einer ideellen Vorstellung von Unternehmensprozessen?  

Process Mining - Unterschied realer und idealer Prozess

Der Faktor Mensch

Wie so oft stellt der Mensch das größte Fehlerpotential – so auch in diesem Fall. Im Folgenden listen wir die Hauptursachen für die große Differenz zwischen der von Mitarbeitern angenommenen sowie der wirklichen Realität von Unternehmensprozessen auf:

Wahrnehmungsunterschiede

Mitarbeiter durchlaufen einen Prozess meist nicht, wie er im Optimalfall vorgesehen ist. Sie verbringen häufig Zeit damit, bestimmte Arbeitsschritte zu wiederholen oder bauen zusätzliche Schritte ein, die im beschriebenen Prozess eigentlich nicht vorgesehen sind.  

Ausnahmen bestätigen die Regel

Ferner spielen Ausnahmen in bestimmten Prozessabläufen eine wichtige Rolle. Nicht alle Prozesse gehen den sogenannten happy path, bei welchem keine Besonderheiten im Prozessablauf anzutreffen sind, die diesen verkomplizieren können.

Abkürzungen in der Prozesskette 

Um ein bestimmtes Ziel schneller zu erreichen, nutzen Mitarbeiter häufig Schleichwege oder bestimmte Abkürzungen. Prozessschritte werden demnach nicht in ihrer Gänze ausgeführt, sondern nur zum Teil oder sogar gar nicht. Die Route, die im beschriebenen Prozess vorgesehen ist, wird somit häufiger verlassen und dieser nicht real abgebildet.  

Individuelle Praktiken und Meinungen 

Wie bereits beschrieben, werden Prozessschritte von Mitarbeitern nicht immer in der gleichen Reihenfolge erledigt. Ebenso werden bestimmte Teilfunktionen anders gewichtet und unterschiedliche Probleme identifiziert. Hier wären unter anderem die sogenannten brown paper sessions zu nennen, die die verschiedenen Meinungen und Herangehensweisen ähnlich einer Mindmap zu kombinieren versucht – nicht immer mit Erfolg. So entsteht der Unterschied zwischen dem betrachteten Prozess und der Realität.

Fehlender Gesamtüberblick über die Prozesskette  

Hinzu kommt, dass Mitarbeiter oft nur Einblicke in bestimmte Teilprozesse haben. Sie wissen nicht im Detail, welche Prozesse vor und nach ihrem Arbeitsschritt vorangestellt sind oder noch folgen.  

Dies führt oftmals zu einem fehlenden Gesamtüberblick über die Prozesskette und letztendlich nur schwer erkennbaren Fehlerquellen.

Prozesse verändern sich 

Prozesse sind kein starres Konstrukt, sondern verändern sich kontinuierlich. Sie werden für Kunden neu angepasst, müssen neuen Gesetzen entsprechen oder werden aufgrund von Reorganisationen neu organisiert. Diese Anpassungen sind in der Prozessdokumentation gelegentlich nicht erfasst, wodurch diese letztlich eine potentielle Fehlerquelle darstellt.  

Fehlende Transparenz

Die Prozesse in der digitalisierten Welt erscheinen uns oftmals unsichtbar und nicht wirklich greifbar. Das Verständnis über die Funktionsweise bleibt vielen Mitarbeitern verschlossen. Gerade IT-Prozesse sind sehr schwer nachvollziehbar, weshalb eine Einsicht in den echten Prozessverlauf notwendig ist.  

Erst dann, wenn der aktuelle Prozess klar und transparent ist, er alle sich wiederholenden Arbeitsschritte, Besonderheiten und Schleichwege enthält, kann über Prozessverbesserung nachgedacht werden.  

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Klare Sicht mit Process Mining

Die digitale Transformation bietet uns die Möglichkeit, riesige Datensätze mit Hilfe von IT-Systemen zu generieren, welche die perfekte Basis bilden.  

Mit Hilfe des Process Mings kann die Vielzahl an Daten analysiert und ausgewertet werden, was zu einem klaren Bild über die tatsächlichen Prozessschritte führt – einschließlich der Engpässe und Abweichungen von der Idealvorstellung.

Wie funktioniert Process Mining?

Anhand der im Unternehmen durchgeführten Prozesse, erstellen IT-Systeme Logdaten, die mit Process Mining in ein Modell des realen Arbeitsprozesses überführt werden. Dieses basiert auf objektiven und vollständigen Daten und bietet somit den perfekten Nährboden für Verbesserungen des Prozessablaufs.  

Durch Process Mining lässt sich der zugrunde liegende Prozess visualisieren. So können bestimmte Abläufe wiederholt und animiert werden.

Die Vorteile:

Objektiv: Process Mining basiert auf Daten und nicht Annahmen.

Vollumfassend: Die Analyse erfolgt auf Basis aller verfügbaren Daten des Prozesses.

Effizient: Alles ist vollkommen automatisiert und kann jederzeit wiederholt werden.

Process Mining kann demnach als Grundlage für eine vollumfassende und fehlerfreie Prozessautomatisierung genutzt werden.

Mit Process Mining ins Detail

Viele Unternehmen nutzen KPI’s (Key Performance Indicator), um festzustellen, ob ein Prozess gut funktioniert. 

Betrachten wir beispielsweise die Bearbeitung von Anfragen in einer Personalabteilung: 80% dieser Anfragen werden schnell und reibungslos bearbeitet, doch bei 20% davon wird der Ablauf gestört. Durch die KPI’s wissen wir, dass bei 20% der Anfragen etwas nicht stimmt, jedoch erkennen wir nicht die Ursache. Process Mining ermöglicht es uns, genau zu verstehen, wo der Ablauf gestört wird. So lässt sich herausfinden, dass bei 20% der Anfragen eine Expertise eingeholt werden musste, wodurch der Ablauf verzögert wurde.  

Stellen wir uns eine KPI beispielsweise wie ein Thermometer vor: Wir bekommen einen Wert, wissen aber nicht, wie dieser im Detail ermittelt wurde.  

Process Mining erstellt im Gegensatz dazu ein Röntgenbild, mit dem sich die genauen Ursachen herausarbeiten lassen.  

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Der Process Mining Architect

Das klassische Geschäftsprozessmanagement – so wie wir es kennen – bekommt wirkungsvolle Unterstützung. Das Berufsfeld des Geschäftsprozessmanagers wird zum Process Mining Architect erweitert. Diese Erweiterung vereinfacht und beschleunigt nicht nur die Dokumentation von Prozessen, sondern auch die Optimierung und das Controlling.  

Was sind die Aufgaben eines Process Mining Architects?  

Prozesserkennung

Der Process Mining Architect hat zur Aufgabe Prozesse auf Basis von Daten zu visualisieren. Dieses Modell wird meist automatisch aus Event-Logs generiert und bildet die Prozesse real ab. 

Konformitätsprüfung

Der Ist-Zustand eines Prozesses wird mit einem Modell des Soll-Zustandes des identischen Prozesses verglichen. Hierdurch werden ausgelassene oder unnötig wiederholte Prozesse visualisiert. 

Ebenso findet eine simultane Überprüfung der Compliance statt.  

Modelverbesserung

Das Model deckt Optimierungspotenziale innerhalb des Gesamtprozesses auf. Erkannte Potenziale, wie zum Beispiel Engpässe oder nicht vorgesehene Prozessverläufe, werden analysiert und zur Verbesserung kenntlich gemacht. 

Process Mining als Basis unverzichtbar

Für die Digitale Transformation der Wirtschaftswelt ist der Einsatz von Process Mining unerlässlich. Moderne Prozesse beschreiben eine Vielzahl an detaillierten Teilschritten sowie Massen an Ausnahmen. Mit Process Mining ist es möglich, diesen riesigen Datenfluss abzubilden. Unternehmen bekommen Einblicke in ihre komplexen Unternehmensprozesse und haben so die Möglichkeit Handlungsmaßnahmen und Entscheidungen im Rahmen von Transformations- und Automatisierungsprojekten zu treffen.  

Process Mining ermöglicht eine objektive Datenanalyse, mit der Abläufe in Unternehmen kontrolliert, optimiert und letztlich automatisiert werden können.

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