Was ist Robotic Process Automation (RPA)? – Definition, Beispiele, Chancen

Repetitive, monotone und stumpfe Aufgaben fressen im Alltag viel Zeit und sind dabei meist eher lästig und langweilig. Das muss aber nicht sein, denn genau solche Aufgaben können automatisiert werden. Die robotergesteuerte Prozessautomatisierung (RPA) hilft dabei, nicht täglich gebetsmühlenartig die Copy-Paste-Tasten drücken zu müssen oder mühselig Daten von Hand in ein System einzutragen.

Robotic Process Automation ist kein T800 

Bei Robotic Process Automation handelt es sich nicht etwa um physische Roboter, die Menschen im Unternehmen ersetzen. RPA bezeichnet das Automatisieren von Geschäftsprozessen durch digitale Software-Roboter, sogenannte RPA-Bots. Sie können menschliche Aktionen auf Benutzeroberflächen aufzeichnen und nachahmen, also einen Menschen imitieren. So erkennen sie zum Beispiel, wenn jemand wiederholt Daten eingibt und können die Formulare selbst ausfüllen. Robotergesteuerte Prozessautomatisierung wird also zur Oberflächenautomatisierung genutzt. Das Ziel: Möglichst wenig menschliche Interaktion.

In der Folge werden künstliche Intelligenz (KI) und Machine-Learning eingesetzt. Solche RPA-Tools können sich selbst korrigieren und aus Fehlern lernen, um Prozesse stetig zu verbessern. Typische Aufgaben sind das Extrahieren, Strukturieren und Sortieren von Daten, das Versenden von E-Mails, das Ausfüllen von Vorlagen und Tabellen oder das Abrufen von Informationen, etwa aus sozialen Medien. Zusammengefasst: Nahezu alle wiederkehrenden Routineaufgaben lassen sich automatisieren.

Vollautomatisiert vs. Teilautomatisiert

Robotergesteuerte Prozessautomatisierung lässt sich in zwei Bereiche gliedern: Vollautomatisiert und halbautomatisiert. Wie der Name schon verrät, geht es bei der Vollautomatisierung darum, dass kein Mensch mehr in die Prozesse eingreifen muss – der Software-Roboter führt somit alle Prozesse selbstständig aus. Das kann zum Beispiel beim Analysieren von Daten oder automatisierten Mails von Vorteil sein.

Bei der Teilautomatisierung sieht das etwas anders aus, denn hier fungieren die Bots lediglich als Unterstützung des Menschen. Demnach braucht es also noch einen Anstoß für die automatisierte Aktion, etwa die Aufforderung zum Ausfüllen eines Formulars.

Die Vielfalt der Prozessautomatisierung

Nahezu alle datengetriebenen Unternehmensprozesse lassen sich automatisieren. Bots können sich ständig wiederholende Prozesse übernehmen. Automatisierung kann bei einfachen Aufgaben, wie dem Ausfüllen einer Vorlage beginnen, kann aber am Ende wesentliche, komplexere Herausforderungen in der Buchhaltung, im Rechnungswesen, dem Personalmanagement oder der Logistik übernehmen.

So kann ein RPA-Bot zum Beispiel die Zeiten von Mitarbeitern automatisch erfassen, Lagerbestände und Warensendungen überwachen oder Abrechnungen erstellen. Auch für Kunden kann die Automatisierung von Prozessen hilfreich sein, wenn etwa Unterschriften automatisch geprüft oder Genehmigungen eigenständig erstellt werden. Backoffice-Prozesse werden so deutlich effizienter.

Zum besseren Verständnis hier zwei kleine Anwendungsbeispiele:

Finanzen

Finanzdienstleistungsunternehmen müssen bergeweise Gewinn- und Verlustberichte verfassen. Meist tippen Mitarbeiter die Daten manuell ein. Ein fehleranfälliges, zeitaufwändiges und monotones Verfahren, das ein RPA-Bot nach nur einem Mausklick deutlich schneller und effizienter erledigen kann.

Kundenbetreuung

Ein anderer Ansatzpunkt für Prozessautomatisierung sind Kundencenter. Oft müssen Mitarbeiter die Kunden in eine Warteschleife schicken, um Informationen in verschiedenen Systemen zusammen zu suchen. Ein Roboter kann solche Prozesse leicht übernehmen, während der Mitarbeiter weiter mit dem Kunden spricht.

Warum einem RPA-Bot vertrauen?

Wie das beschriebene Szenario zeigt, hat die Technologie zahlreiche Vorteile. Die Plattformen sind außerdem schnell und einfach implementier- sowie flexibel anpassbar. Dies befähigt sie dazu schnell auf Änderungen zu reagieren. Sie lassen sich gut in Altsysteme integrieren und müssen nicht aufwändig sowie kostspielig programmiert werden. Demnach ist es also nicht nötig neue Schnittstellen zu schaffen.

Mit Hilfe von Robotic Process Automation können Prozesse schneller, effizienter, günstiger, fehlerfreier und somit oft qualitativ hochwertiger abgeschlossen werden. Mitarbeiter müssen sich nicht mit simplen, monotonen Aufgaben befassen, sondern können den Herausforderungen nachgehen, die das Unternehmen wirklich voranbringen. So bleibt zum Beispiel mehr Zeit, sich um die Kunden zu kümmern oder Innovationen voranzutreiben.

Use-Case: Personalmanagement automatisieren

Ein Blick in die HR-Branche: Gerade im Personalbereich können zahlreiche Prozesse automatisiert werden. Von einfachen Gehaltsabrechnungen und Berichten, über die Talentakquise und Rekrutierung, bis hin zu Mitarbeitereinweisungen oder einer Übersicht über die benötigte Anzahl an Arbeitskräften und weiterem Datenmanagement. Personalabteilungen können also von digitaler Unterstützung profitieren und sich auf Aufgaben, wie etwa das Führen von Einstellungsgesprächen oder Lösen von Konflikten, konzentrieren.

Konkret können RPA-Bots zum Beispiel das Lebenslauf-Screening übernehmen und die Informationen mit den Anforderungen aus der Stellenanzeige vergleichen. Die besten Kandidaten erhalten dann eine Einladung zum Vorstellungsgespräch, die anderen einen Ablehnungsbescheid. Des Weiteren können Angebote, zum Beispiel für freie Mitarbeiter, nach festen Vorlagen ausgefüllt werden. Muss ein neuer Mitarbeiter eingearbeitet werden, ist es notwendig neue Daten in das System zu integrieren, wie etwa Mail-Adressen, Zugriffsrechte oder Passwörter. Hierbei hilft die Prozessautomatisierung und legt automatisch neue Benutzerkonten an. Reise- und Spesenabrechnungen können ebenfalls automatisiert erfolgen und viel Papierarbeit ersparen. Die Mitarbeiterdatenbank bleibt somit deutlich übersichtlicher sowie fehlerfreier. Um die Produktivität des Unternehmens zu sichern, kann die Anwesenheit der Angestellten getrackt werden. Zusammengefasst: Möchte ein Unternehmen schnell wachsen, so kann Prozessautomatisierung viel Zeit sparen.

Die Zukunft der RPA-Branche

Der Markt für Robotic Process Automation wächst kontinuierlich. Zahlreiche Unternehmen nutzen die Technologie bereits. In einer Studie der Unternehmensberatung PwC mit 141 befragten Unternehmen gaben über die Hälfte an, bereits mit robotergestützten Prozessautomatisierung zu arbeiten. Mehr als ein Drittel der Firmen, die noch keine Bots nutzen, wollen der Studie zur Folge bald nachziehen. Die häufigsten Einsatzbereiche sind das Controlling, das Berichtswesen, die Qualitätssicherung und die Validierung von Daten. In einigen Fällen nutzen Unternehmen RPA sogar für Kundenkontakt (Chatbots) oder Preisverhandlungen.

Marktführer im Bereich der robotergestützten Prozessautomatisierung sind, laut einer Studie des Beratungsinstituts BARC, die Unternehmen UiPath und Automation Anywhere. Außerdem bieten Pegasystems, Blue Prism und Kofax RPA-Lösungen an. Laut einer Marktübersicht des Beratungsunternehmens Gartner, dominieren die USA bisher den Softwaremarkt mit über 50 Prozent Marktanteil.

Der Markt für Prozessautomatisierung ist noch sehr jung und mit einem Marktanteil von knapp 850 Millionen Dollar auch noch relativ klein. Dafür gehört er allerdings zu einem der am schnellsten wachsenden Software-Bereiche der Digitalisierung. Laut einer Studie von Gartner stieg dieser nämlich 2018 um ungefähr 63 Prozent und bis zum Jahr 2024 soll sich das Marktvolumen sogar verdreifachen.

Chancen durch Robotic Process Automation

Prozessautomatisierung kann die gesamte Arbeitsweise eines Unternehmens positiv verändern. Automatisieren spart also Geld, macht Arbeitsschritte produktiver und schöpft letztlich das schlummernde Potential eines Unternehmens allumfassend aus.

Ein Software-Roboter kann rund um die Uhr und 365 Tage im Jahr im Einsatz sein. Während ein Mensch bei 220 Arbeitstagen im Jahr und einer 40-Stunden Woche auf 1.760 Arbeitsstunden kommt, kann ein Bot theoretisch 8.760 Stunden arbeiten – und das bei höherer Geschwindigkeit. Laut der Unternehmensberatung Deloitte können in einzelnen Prozessen 60 bis 80 Prozent der Ressourcen eingespart werden. Bei standardisierten Backoffice-Aufgaben liegt der Schnitt in der Regel bei 25 bis 40 Prozent.

Dies muss übrigens nicht heißen, dass Menschen Jobs verlieren. Im Gegenteil: Sie werden durch das Wegfallen der lästigen Routineaufgaben entlastet und können ihr Know-how gezielt für wichtigere Herausforderungen einsetzen. Außerdem bieten immer mehr Dienstleister Weiterbildungen und anerkannte Zertifikate im Bereich der Prozessautomatisierung an. So erhalten Unternehmen die Möglichkeit ihre freigewordenen Arbeitskräfte zu Automation Experts fortzubilden und intern für die Analyse sowie Optimierung verschiedener Prozesse einzusetzen. Übrigens sparen Unternehmen sich somit die Kosten für teure Beratungsfirmen und externe RPA Developer.

Hier eine kleine Aufzählung möglicher Berufsbezeichnungen und Aus- oder Weiterbildungen im Bereich der Prozessautomatisierung:

• Automation Strategist
• RPA Developer
• Cloud Automation Engineer
• Citizen Expert

Die Zukunft der Prozessautomatisierung bleibt außerdem nicht nur den Unternehmen vorbehalten. Auch Privatpersonen, die sich beruflich umorientieren möchten oder einfach nur eine Spezialisierung anstreben, erhalten die einzigartige Gelegenheit, in einem noch jungen aber rasant wachsenden Bereich Fuß zu fassen und Karriere als RPA-Experte zu machen.