Effizienter, kostengünstiger und fehlerfreier: Prozessautomatisierung bringt zahlreiche Vorteile mit sich. Die Beschäftigten können sich auf wichtige Probleme und Herausforderungen konzentrieren und müssen sich nicht mehr mit langweiligen, eintönigen Routineaufgaben beschäftigen. Aber wo soll man anfangen, um Geschäftsprozesse erfolgreich zu automatisieren?
Leitfaden zur Prozessautomatisierung
Die Automatisierung von Prozessen, zum Beispiel mit Robotic Process Automation (RPA) oder iPaaS-Lösungen, war nicht nur im Jahr 2020 in aller Munde, sondern ist auch 2021 noch in aller Munde. Erfahren Sie im Folgenden, welche fünf Schritte Sie gehen müssen, um Prozesse in Ihrem Unternehmen erfolgreich zu automatisieren.
Info: Um diesen Leitfaden anwenden zu können, empfiehlt es sich, interne Kompetenzen aufzubauen. Es ist aber auch möglich, die Schritte mit externen Experten zu gehen. Über die Vor- und Nachteile können Sie sich im Artikel "Machen oder Kaufen".
1. Analysieren Sie Geschäftsprozesse mit Process Mining
Um überhaupt automatisieren zu können, ist es zunächst notwendig, die Geheimnisse der bestehenden Prozesse zu entschlüsseln und die Abläufe im Unternehmen zu analysieren. Viele Prozesse sind komplex und undurchsichtig - Produkte durchlaufen zahlreiche Stationen, bevor sie den Vertrieb erreichen. Gerade in größeren Unternehmen können die verschiedenen Aufgaben, Tätigkeiten und Daten schnell unübersichtlich werden. Oft ist nicht sofort ersichtlich, wo etwas schief läuft. Process Mining hilft, sich einen Überblick zu verschaffen, wo Einsparpotenziale liegen. Mögliche Software und Anbieter sollten im Vorfeld sorgfältig ausgewählt werden.
Mit dieser Technologie kann jeder Prozess schnell rekonstruiert, visualisiert und transparent dargestellt werden. Auf diese Weise werden ineffiziente Prozesse identifiziert und Mängel im Geschäftsablauf aufgezeigt. Das können z.B. Rechnungen sein, die von der Bestellung abweichen oder Daten, die manuell nachgebessert werden müssen.
Mining Technologie kann in allen möglichen Bereichen von Unternehmen eingesetzt werden. So werden Verbesserungspotenziale in Rechnungswesen und Buchhaltung, Einkauf, Fertigung, Controlling, Logistik, Personalwesen oder Vertrieb sichtbar. Es wird nicht nur der ideale Prozess analysiert, sondern auch mögliche Ausnahmen, Fehler und Abweichungen, die auftreten können. Sie dient damit als ideale Grundlage für RPA-Roboter und Co., denn sie ermittelt, wo sich Automatisierung wirklich lohnt und wo der Stift im Unternehmen angesetzt werden muss. Gerade bei komplexeren Abläufen sollte die Automatisierung nicht gedankenlos durchgeführt werden, sondern ein ausgeklügelter "Schlachtplan" sollte vorher vorliegen.
2. Vorbereiten von Prozessen für RPA und Co.
Wenn Prozesse identifiziert werden, die oft nicht wie geplant ablaufen oder unnötigerweise mehrfach an verschiedenen Stationen bearbeitet werden, sollten diese noch vor der eigentlichen Automatisierung vereinfacht werden. Die Ablage von Daten in bestimmten Ordnern, der Kundenkontakt oder der Wareneinkauf sollten so standardisiert werden, dass möglichst wenige Varianten automatisiert werden müssen. So wird die Automatisierung effektiver und lässt sich leichter umsetzen.
Das Schlüsselwort, das am Anfang jeder Automatisierung stehen sollte, ob RPA, iPaaS oder API-Automatisierung, ist: Standardisierung. Es macht keinen Sinn, wenn ähnliche Prozesse nicht nur abteilungsübergreifend, sondern auch standortübergreifend unterschiedliche Arbeitsabläufe haben und somit auch unterschiedliche Automatisierungslösungen erfordern. Dabei spielt es auch keine Rolle, ob es sich um einen RPA-Bot oder eine komplette Workflow-Automatisierung in der Cloud handelt.
3. Wähle eine geeignete Automatisierungsmethode
Sobald die ineffizienten Prozesse identifiziert sind, sollte die Prozessautomatisierung strukturiert geplant werden, um den Prozessen die passende Automatisierungsmethode zuzuordnen. Dabei ist es wichtig, nicht nur einzelne Abschnitte der zu automatisierenden Aufgaben zu betrachten, sondern ein Gesamtkonzept für die Automatisierung und die Strukturen zu entwickeln. Die zentralen Fragen: die IT grundlegend verändern oder bestehende Strukturen verbessern und welche Technologie für die Prozessautomatisierung eingesetzt werden soll. Muss es RPA sein oder ist es auch über die Schnittstelle oder sogar mit einer iPaaS-Lösung möglich? Viele Laien wissen nicht, dass es viel mehr gibt als die gehypten Roboter und dass RPA nur eine von vielen Möglichkeiten ist.
Bei einer grundlegenden Veränderung der Prozesse eignet sich aus methodischer Sicht das Business Process Reengineering (BPR). Beim BPR wird das System von Grund auf revolutioniert. Wir konzentrieren uns dabei auf KVB-Maßnahmen, d.h. auf kontinuierliche Verbesserungen. Dabei sollen ineffiziente Teilprozesse in kleinen Schritten verbessert werden, ohne das grundlegende System zu verändern. Diese Teilaufgaben können mithilfe von RPA oder iPaaS automatisiert werden. Da diese einfach und kostengünstig zu implementieren sind, können sich diese Technologien nach einer Kosten-Nutzen-Analyse in manchen Fällen sogar lohnen, wenn BPR-Lösungen die Schnittstellen noch weiter verbessern könnten.
Um die richtige Reihenfolge der Automatisierung zu bestimmen, empfiehlt es sich, ein Portfolio zu erstellen und dieses nach Wichtigkeit zu priorisieren. Ein automation strategistder sich mit genau solchen Dingen beschäftigt, plant schließlich das Vorgehen und koordiniert die Zusammenarbeit der verschiedenen Automatisierungsspezialisten. Er weiß, ob sich Automatisierung lohnt, ob es RPA oder eine andere Technologie sein muss, welche Software angeschafft werden sollte und wie Implementierung und Monitoring ablaufen müssen. Damit ist er bestens geeignet für den Aufbau und die Leitung eines Center of Excellence.
4. Automatisierung langsam umsetzen
Um alle mitzunehmen, ist es wichtig, das Unternehmen nicht von einem Tag auf den anderen umstrukturieren zu wollen und die Aktivitäten der Beschäftigten zu stören. Auch die Automatisierung selbst ist ein Prozess: Die Beschäftigten sollten rechtzeitig informiert werden und an professionellen Schulungen für RPA und Ähnliches teilnehmen. Für eine umfassend erfolgreiche Prozessautomatisierung im Unternehmen muss auch eine geeignete Infrastruktur in Betracht gezogen werden.
Da die Automatisierung die Arbeitsweise der Menschen und die Art ihrer Tätigkeiten verändert, stehen viele den neuen Technologien zunächst skeptisch gegenüber. Den Mitarbeitern müssen die Chancen aufgezeigt werden, die Digitalisierung und Automatisierung mit sich bringen können - etwa die Reduzierung lästiger Routineaufgaben. Bestenfalls sollte die Prozessautomatisierung schrittweise eingeführt werden, damit alle Zeit haben, sich an die neuen Abläufe zu gewöhnen. Ein effektives Change Management hilft, die Prozessautomatisierung langfristig als willkommene Digitalisierungsmaßnahme zu etablieren.
5. Überwachung und Verbesserung der teilweisen Automatisierung
Process mining kann nicht nur klassische Geschäftsprozesse und digitale Aktivitäten analysieren, sondern auch teilautomatisierte Prozesse überwachen, um weitere Verbesserungen anzustoßen. Nach der Einführung einer Automatisierungssoftware, wie z.B. RPA tools, sollte kontinuierlich überprüft werden, ob sie fehlerfrei läuft und ob die Mitarbeiter problemlos mit dem Software-Roboter interagieren. Um Geschäftsprozesse noch effizienter zu gestalten, kann die Software dann bei Bedarf angepasst und auf andere Geschäftsbereiche erweitert werden.
Erfolg durch Planung
Automatisierung sollte gründlich durchdacht und geplant werden, um optimal von ihr zu profitieren. Hierfür eignet sich ein Automation Strategist , der sich mit allumfassenden Analysen und Planungen beschäftigt. Gemeinsam mit einem Process Mining Architekten müssen die Geschäftsprozesse im Detail analysiert werden, um die richtigen Prozesse zu automatisieren. Außerdem sollte der RPA-Entwickler Prozessautomatisierungen nur schrittweise umsetzen und kontinuierlich verbessern. Auf diese Weise können Unternehmen langfristig wettbewerbsfähig bleiben. Schließlich geht es nicht nur darum, eine Software oder einen Roboter automatisiert laufen zu lassen, sondern ganzheitlich und geplant vorzugehen.
Wie der Erfolg in der Praxis aussieht, können Sie in unseren Use-Case-Artikeln über die Beschaffungsautomatisierung bei SAP Ariba oder die Automatisierung von Aumass eProcurement sehen. Hier wurde eine Kombination aus RPA und API-Automatisierung eingesetzt.
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