Richte eine Automatisierungsinitiative in deinem Unternehmen ein

Im letzten Teil des Blogs haben wir besprochen, wie man sich auf die Automatisierung vorbereitet. Jetzt geht es um das große Ganze - die Einrichtung einer Automatisierungsinitiative, indem wir den Trichter der Automatisierungsnachfrage, die Methoden der Automatisierungsimplementierung, Governance und change management untersuchen.

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Es ist ein steiniger Weg bis zur Umsetzung Ihrer Automatisierungsinitiative, aber wenn Sie erst einmal am Ziel sind, werden Sie feststellen, dass sich die Mühe gelohnt hat. Wir haben bereits einige wichtige Aspekte dieser Reise behandelt, also lesen Sie den ersten Teil dieses Blogs, bevor Sie fortfahren.

Wenn Sie bereits mit dem vorherigen Blog vertraut sind, lassen Sie uns dort weitermachen, wo wir aufgehört haben. 

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1. Die Bedeutung eines automatisierten Nachfragetrichters

Sobald Ihr Unternehmen beschließt, mit der Einrichtung einer Automatisierungsinitiative zu beginnen, kann es Situationen geben, in denen das Center of Excellence nicht in der Lage ist, die Nachfrage nach Automatisierung zu befriedigen. Um eine mögliche Verwirrung zu vermeiden, benötigt das CoE daher den Automation Demand Funnel, der einen konstanten Vorrat an automatisierbaren Prozessen liefert. Man kann mit Sicherheit sagen, dass der Trichter für die Automatisierungsnachfrage eines der wichtigsten Elemente ist, das vor dem Beginn der Automatisierungsinitiative erstellt werden muss. Bitte beachten Sie, dass ein Automatisierungsbedarfstrichter auch in eine andere Richtung wirken und zu voll sein kann. Das bedeutet, dass Ihre Kollegen, die Fälle einreichen, eine verspätete oder nicht vorhandene Antwort erhalten, demotiviert werden und die Automatisierungsinitiative verlangsamen. 

Vor diesem Hintergrund wollen wir uns nun mit den Tipps befassen, wie Sie das Beste aus Ihrem automatisierten Nachfrage-Trichter herausholen können.

Einen Schritt nach dem anderen machen

Die Automatisierung kann zu einer Belastung werden, wenn man alles auf einmal machen will. Es ist wichtig, ein Automatisierungsprojekt nicht überstürzt anzugehen und unnötige Frustrationen bei den Mitarbeitern zu vermeiden. Wenn Sie alles auf einmal automatisieren, schaffen Sie nur noch mehr Probleme, und es besteht die Gefahr, dass die Prozesse nicht angemessen automatisiert werden. Wie wir bereits im ersten Teil gesagt haben, sollten Sie sich skalierungsfähig machen und dann versuchen, zu skalieren, nicht andersherum. Beginnen Sie mit einigen Prozessen und verbreiten Sie das Bewusstsein für Ihren Automatisierungsbedarf Trichter einen Schritt nach dem anderen.

Konzentration auf die Entdeckung von Prozessen und den Aufbau eines Teams vor der Skalierung 

Auch hier gilt: Der Einstieg in die Automatisierung braucht Zeit, und es ist wichtig, ihn schrittweise vorzunehmen. Sie müssen einige Zeit darauf verwenden, die Prozesse in Ihrem Unternehmen zu ermitteln und ein Team zusammenzustellen, das an Ihrer Automatisierungsinitiative arbeitet.

Fragen stellen: Qualität statt Quantität

Um einen Trichter für die Automatisierung der Nachfrage zu entwickeln, müssen Sie mit anderen Mitarbeitern zusammenarbeiten und relevante Informationen von ihnen lernen. Manchmal haben Sie viele Fragen, die für die Mitarbeiter verwirrend sein können. Deshalb ist es wichtig, weniger, aber dafür qualitativ hochwertige Fragen zu stellen, die Ihnen den größten Nutzen bringen. Zu viele Fragen könnten dazu führen, dass weniger Anträge auf Automatisierung gestellt werden. 

Sobald Sie die ersten Fragen formuliert und beantwortet haben, versuchen Sie, ein erstes Feedback zu geben, das wichtige Informationen liefert, z. B. über das Automatisierungspotenzial.

Laufen Sie eine Meile in den Schuhen des Personals

Eine Automatisierungsinitiative erfordert den so genannten kundenzentrierten Ansatz, was bedeutet, dass Sie die derzeitige Denkweise der Mitarbeiter in der Abteilung, die automatisiert werden soll, verstehen müssen, bevor Sie einen Fragebogen ausarbeiten. Zunächst einmal sollten Sie als Automatisierungsspezialist wissen, dass die Abteilungen wahrscheinlich keine Ahnung haben, wie Automatisierung funktioniert oder was RPA ist. Je einfacher die Fragen sind, desto eher werden Sie in der Lage sein, die laufenden Prozesse, wie sie von den Abteilungsmitgliedern beschrieben werden, zu verstehen und eine erste Analyse durchzuführen.

Organisieren Sie einen Entdeckungsworkshop/Prozessbegehung

Nach der Beantwortung der ersten Fragen ist es immer gut, einen weiteren Termin zu vereinbaren, um die Kernfragen zu besprechen und zu validieren, bevor man mit einem Discovery-Workshop fortfährt. Um das Beste aus dem Workshop herauszuholen, sollten Sie ihn nicht zu lange dauern lassen, da er wahrscheinlich während der Arbeitszeit stattfindet, wenn alle Beteiligten mit ihren Hauptaufgaben beschäftigt sind und wenig bis gar kein Interesse an Automatisierung haben.

Dies ist auch der Zeitpunkt, an dem die Hauptziele und Kern-KPIs abgedeckt und bei der Automatisierung berücksichtigt werden müssen.

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2. Governance und IT-Sicherheit

Der Begriff Governance kann für verschiedene Organisationen unterschiedliche Bedeutungen haben. Seine Hauptbedeutung ist Kontrolle. Organisierte Kontrolle ist vielleicht eine noch bessere Beschreibung. 

Im traditionellen Sinne handelt es sich um eine Reihe von Regeln und Richtlinien, die das Funktionieren einer Organisation sicherstellen. Wenn wir von Governance sprechen, beziehen wir uns manchmal auf IT-Governance, die in bestimmten Kontexten verwendet wird. Bei der IT-Governance wird entschieden, wer eine bestimmte Software nutzen darf und wie. Sie befasst sich mit Befugnissen und Berechtigungen, um die Sicherheit zu verbessern.

Doch wie sieht es mit der Governance im Zusammenhang mit der Automatisierung aus?

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3. Governance in der Automatisierung

Die Governance spielt eine wesentliche Rolle in Ihrem automation journey, und je früher Sie funktionierende und wirksame Governance-Prozesse einrichten, desto einfacher wird Ihr weiterer Weg sein.

Warum also ist Governance wichtig und was hat sie mit Automatisierung zu tun? Nun, mit einem guten Governance-Prozess wird es viel einfacher sein, Möglichkeiten für die Implementierung von Automatisierung zu bewerten. Eine weitere Aufgabe der Governance ist die Priorisierung von Automatisierungsaktivitäten, was bei komplexen Automatisierungsprojekten oft von Vorteil ist.

Nehmen wir als Beispiel robotic process automation . Governance sollte wichtige Leitlinien und Vorlagen für den Einsatz von Robotern bereitstellen. Im besten Fall sollte es auch Leitlinien für die Konzeption, Entwicklung und Bewertung von Robotern geben.

Man könnte sogar sagen, dass die Governance auch mit change management verknüpft ist, da Probleme und Risiken bei der Einrichtung des Governance-Prozesses diskutiert und berücksichtigt werden. Außerdem werden zu diesem Zeitpunkt die entsprechenden Vorlagen und Rahmen für change management erstellt.

Das vielleicht wichtigste Ziel der Governance ist die Gewährleistung einer einfachen Kommunikation und reibungslosen Zusammenarbeit zwischen den Einheiten.

Schließlich fragen Sie sich vielleicht, welche Rolle die IT-Abteilung in diesem Fall spielt? Nun, um die Governance in Gang zu setzen, müssen die richtigen Technologien eingesetzt werden, die in das Projekt integriert und für die Verwaltung der Abhängigkeiten verwendet werden. Man kann mit Sicherheit sagen, dass Governance die Beteiligung von Geschäfts- und IT-Experten erfordert.

Es gibt noch eine weitere wichtige Rolle, die die IT bei der Automatisierung insgesamt spielt: die Erstellung von Sicherheitsprotokollen. Auch wenn Roboter für fehlerfreie und schnelle automatisierte Prozesse ausgelegt sind, haben sie auch den Weg für bestimmte Cyber-Bedrohungen geebnet. Dazu gehören kompromittierte Sicherheit, Schwierigkeiten bei der Feststellung des Eigentums an BOT-Transaktionen, unbefugte Nutzung von Roboter-Anmeldedaten und vieles mehr.

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4. Change Management: Vorbereiten auf die Automatisierung

Wir haben bereits über die Bedeutung von change management in einem Unternehmen gesprochen und wie vorteilhaft sie für den Erfolg einer Automatisierungsinitiative ist.

Aber wie führt man eigentlich change management zur Automatisierung ein? Wie sich herausstellt, gibt es definierte Schritte, die Ihnen helfen sollen, Veränderungen umzusetzen.

Hier sind die Schritte:

• Identifizieren Sie einen geeigneten Prozess - Die Suche nach einem guten Prozess für die Einführung der Automatisierung ist von entscheidender Bedeutung, um schnell diejenigen zu überzeugen, die nichts über Automatisierung wissen, Vorurteile haben oder Angst haben, ihren Arbeitsplatz zu verlieren. Es ist wichtig, von Anfang an einen "Wow"-Effekt zu erzeugen, indem man einen Prozess identifiziert, der schnell und erfolgreich automatisiert werden kann.
• Aufklärung und Bewusstseinsbildung - Alle Mitarbeiter Ihres Unternehmens, insbesondere die Prozessbeteiligten, müssen über die Automatisierung und ihren Zweck, die Mitarbeiter bei ihrer Arbeit zu unterstützen, angemessen informiert werden.
• Mitgestalten - Die Einbeziehung von Prozessverantwortlichen und anderen Prozessbeteiligten in Ihre Automatisierungsinitiative ist unerlässlich, da sie ihre Prozesse am besten kennen und Ihnen bei Engpässen und anderen Hindernissen helfen können. Indem Sie sie über die Automatisierung aufklären, können Sie sie auch in die reine Automatisierungsinitiative einbeziehen.
• Holen Sie sich die Unterstützung verschiedener Stakeholder - In vielen Unternehmen gibt es skeptische Stakeholder, die Sie bei Ihrer Automatisierungsinitiative nicht unterstützen wollen. Sie könnten sogar dagegen arbeiten. Deshalb ist es wichtig, sich von Anfang an ihre Unterstützung zu sichern.
• Informieren Sie regelmäßig über den Stand der Dinge - Wenn Sie transparent sind und regelmäßig über Ihre Initiative berichten, gewinnen Sie langfristig das Vertrauen Ihrer Kollegen.
• Erstellen Sie eine Erfolgsgeschichte - Eine Erfolgsgeschichte ist eine großartige Möglichkeit, die Vorteile der Automatisierung darzustellen. Jede solche Geschichte sollte darauf abzielen, die Automatisierung als das zu beschreiben, was sie wirklich ist: eine tool , die Gutes bringt und niemandem schadet. Es ist wichtig, allen Mitarbeitern den tatsächlichen Wert der Automatisierung zu vermitteln, der allen im Unternehmen zugute kommt und nicht nur von der oberen Führungsebene zur Gewinnerzielung genutzt wird.
• Teilen Sie Ihr Wissen - Jeder Prozess ist einzigartig, was bedeutet, dass auch jede Automatisierungsinitiative einzigartig ist. Daher ist es wichtig, dass Sie Ihr gesamtes Wissen weitergeben und jeden über alles, was mit der Automatisierung und ihrer Anwendung in Ihrer Organisation zu tun hat, informieren.

3 Wege, eine Automatisierungsinitiative zu starten

Sobald Sie an dem Punkt angelangt sind, an dem alles für die Implementierung der Automatisierung bereit ist, müssen Sie die verschiedenen dafür verwendeten Methoden verstehen. Sie hängen hauptsächlich davon ab, wie komplex die Automatisierung ist, wie die IT-Infrastruktur aussieht und ob Sie einen bestimmten Software-Stack benötigen oder nicht. 

1. Automatisierung innerhalb eines einzigen Systems. In diesem Fall müssen wir einen Prozess einer einzelnen Software (wie Excel) oder eines CRM (wie Hubspot Workflows) automatisieren. Einfach ausgedrückt: Es besteht keine Notwendigkeit, verschiedene Systeme einzubeziehen, um den Prozess zu automatisieren, da es sich in der Regel um einen Unterprozess innerhalb dieses Systems handelt. Dies wird oft als der müheloseste Ansatz angesehen. So können Sie beispielsweise Excel mit VBA automatisieren und Makros erstellen, um Aufgaben innerhalb des Programms auszuführen.
2. Automatisierung von zwei oder mehr Systemen mit APIs. Wenn Ihr Automatisierungsprozess zwei oder mehr Systeme umfasst, ist es am logischsten zu prüfen, ob diese über verfügbare APIs verfügen. Als Nächstes sollten Sie prüfen, wie viel Zeit und Ressourcen es kosten würde, diese APIs zu implementieren und sie zur Zusammenarbeit zu bewegen. Die gute Nachricht ist, dass viele Cloud-Anwendungen und -Systeme über offene und leicht zugängliche APIs verfügen. In diesem Fall sollten wir die Nutzung von iPaaS und die schnelle und effiziente Anbindung vorgefertigter APIs in Betracht ziehen.
3. Automatisierung von zwei oder mehr Systemen ohne APIs. Wenn es für zwei Systeme keine Möglichkeit gibt, über APIs zusammenzuarbeiten, ist es an der Zeit, den Einsatz von robotic process automation (RPA) in Betracht zu ziehen. RPA kann die Herausforderungen bei der Übertragung von Daten zwischen zwei oder mehr Systemen abmildern, selbst wenn keines der Systeme über APIs verfügt. Es ist möglich, komplexe Daten- und Aktionsflüsse sowie Teilprozesse innerhalb eines einzigen Systems zu automatisieren.

Wenn Sie einen hochkomplexen Prozess haben, bei dem viele Systeme zum Einsatz kommen, sollten Sie sich nicht nur für einen der drei Schritte entscheiden, sondern sie bei Bedarf alle integrieren. Je nach den Teilprozessen Ihres großen Prozesses kann es möglich sein, in einem Quellsystem zu automatisieren, diesen Output als Input für die API-Automatisierung zu verwenden und wiederum einen Roboter als nicht vorhandene API zur Anbindung des dritten Systems zu nutzen. Die Auswahl der Technologie sollte immer vom Prozess abhängen.

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Abschließende Überlegungen

Bevor Sie mit der Einrichtung einer Automatisierungsinitiative und allem, was damit zusammenhängt, beginnen, einschließlich des Trichters für die Automatisierungsnachfrage, der Governance und mehr, ist es sehr wichtig, die Kosten und die Zeit zu prüfen, die für die Durchführung des Projekts benötigt wird. Darüber hinaus ist die Definition klarer Automatisierungsziele von entscheidender Bedeutung, um den ersten Schritt in diese Richtung zu machen und die Prozesse zu priorisieren.

Unser Bots & People-Lernportfolio zur Automatisierung bietet ein umfassendes learning track das Sie vom Automatisierungsanfänger bis hin zum advanced Automatisierungsguru führt. Mit unserem fesselnden Social-Blended-Learning-Ansatz liefern die Bots & People Automatisierungsreisen hohe Abschlussquoten und Zufriedenheitswerte.

Wir hoffen, dass der zweite Teil des Blogbeitrags "Ready, Set, Automate" deutlich gemacht hat, wie man eine Automatisierungsinitiative einrichtet und worauf man bei der Vorbereitung der Automatisierung achten sollte.