Geschäftsprozesse: Das Wichtigste für dein Start-Up

Jedes Start-up ist großartig, denn es besteht in der Regel aus äußerst kreativen und intelligenten Menschen, die innovative Ideen und erstaunliche Energie in das Team einbringen. Einige der Ideen, die in vielen Start-ups geboren werden, können die Welt verändern. Das ist ein Klischee, aber es ist wahr. Es gibt nur ein kleines Problem: Der Mangel an Einrichtung und Automatisierung von Geschäftsprozessen.

Leider scheitern viele Start-Ups an der Verwirklichung ihrer Ideen, da es auf einem solchen Weg viele Hindernisse gibt. In vielen Fällen ist es einfach die schlechte Organisation des Start-Ups, die den Fortschritt aufhält. CEOs von Start-Ups arbeiten 70 Stunden und mehr pro Woche und konzentrieren sich selten auf ihr Hauptziel und den ursprünglichen Grund, warum sie mit ihrer Arbeit begonnen haben. Stattdessen konzentrieren sie sich darauf, kleinere Probleme zu lösen, um die Dinge am Laufen zu halten. Dies gilt nicht nur für CEOs - jedes Mitglied eines Start-Ups muss eine Menge zusätzlicher Arbeit investieren, um das anvisierte Ziel zu erreichen.

Du wirst zustimmen, dass dieser Ansatz dem kreativen Prozess ein Ende setzt. Aber gibt es eine Möglichkeit, ihn voll funktionsfähig zu machen? Die Antwort lautet: indem du deine Geschäftsprozesse einrichtest und automatisierst.

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Was ist ein Geschäftsprozess?

Ein Geschäftsprozess ist eine Reihe von Schritten, die du unternimmst müssen, um eines der Ziele deines Start-Ups (oder deines Unternehmens im Allgemeinen) zu erreichen. Wenn du die Schritte aufschlüsselst, hast du einen viel besseren Überblick darüber, was jeder Beteiligte tun muss, um das Ergebnis zu maximieren. Anschließend werden die einzelnen Aufgaben festgelegt und den entsprechenden Anteilseignern zugewiesen. 

Betrachten Sie diese Aufgaben als Teile des Puzzles, die notwendig sind, um das Gesamtbild zu vervollständigen.

Geschäftsprozesse lassen sich in drei Hauptgruppen unterteilen:

• Operative Prozesse - Diese Prozesse sind direkt an der Entwicklung und Wartung Ihres Produkts oder Dienstleisters beteiligt. Nehmen wir an, du besitzt eine Pizzeria. Zu den operativen Prozessen gehören das Schneiden der Zutaten, das Belegen des Teigs, das Backen der Pizza und vieles mehr.   
• Unterstützende Prozesse - Diese Prozesse sind nicht direkt an der Optimierung des Ergebnisses beteiligt, aber sie sind dennoch wichtig für das gesamte Unternehmen. Sie bringen Dir zwar keinen wirklichen Gewinn, aber sind dennoch wertvoll. Du möchtest zum Beispiel deine Pizzeria sauber und organisiert halten, damit sich deine Kunden wohl fühlen.  
• Managementprozesse - Diese Prozesse tragen zum Gedeihen Deines Unternehmens bei und stehen nicht in direktem Zusammenhang mit dem Betrieb. Stattdessen sorgen sie dafür, dass alles zusammenpasst und konzentrieren sich auf Planung, Organisation, Führung und Kontrolle. In unserem Pizza-Fall könnte ein Managementprozess darin bestehen, Märkte in Gebieten zu erforschen, in denen du eine weitere Pizzeria eröffnen kannst.  

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Warum ist es wichtig, von Anfang an einen perfekten und funktionierenden Geschäftsprozess zu haben?

Wenn du ein Unternehmen gründest, sind deine Ressourcen in der Regel sehr begrenzt und die Fristen knapp. Daher ist es wichtig, detaillierte Prozesse zu entwickeln und die Wirkung in jedem Aspekt deines Start-Ups zu maximieren. Hier sind einige der Dinge, die du mit gut definierten Geschäftsprozessen verbessern können:

• Verbesserung der Teamproduktivität - Mitarbeiter sind oft nicht zu 100% produktiv, wenn sie nicht zu 100% wissen, was sie tun sollen, und das gilt insbesondere für Start-Ups. Mit einem klar definierten Geschäftsprozess erhöhst du die Gesamtproduktivität deiner Mitarbeiter.
• Schnelle Einarbeitung neuer Mitarbeiter - Anteilseigner in Neugründungen müssen oft Zeit für die Einarbeitung neuer Mitarbeiter aufwenden, was bedeutet, dass sie sich nicht auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können. Oft müssen sie sich immer wieder neu einarbeiten. Mit einem optimierten Onboarding-Prozess könnte dies jedoch vermieden werden.
• Produkte schneller auf den Markt bringen - Für Start-Ups ist es oft entscheidend, zumindest ein MVP für frühe Anwender auf den Markt zu bringen, aber es gibt immer wieder Bugs zu beheben und andere kleinere Probleme zu lösen, was dazu führt, dass die Markteinführung verschoben wird. Aber was wäre, wenndDu einen Prozess hättest, der deine Probleme priorisiert und Ihnen hilft, die wichtigen zu lösen? Das ist definitiv eine interessante Idee.
• Verbesserung der Gesamtzufriedenheit Ihrer Mitarbeiter - Geschäftsführer und andere Führungskräfte vergessen oft Dinge wie Geburtstage von Mitarbeitern, die Verwaltung ihrer Urlaube und freien Tage, zusätzliche Personalkosten und vieles mehr. Dies wird zunehmend schwieriger, wenn das Start-Up wächst und mehr Mitarbeiter zum Team stoßen. Mit einem klar definierten Geschäftsprozess könnte dies vermieden werden.
  

Natürlich ist die Liste hier noch nicht zu Ende. Funktionierende Geschäftsprozesse können dir auch dabei helfen, das Engagement von Partnern zu verbessern, die Sichtbarkeit zu erhöhen, die Kundenzufriedenheit zu steigern, die Umsatzerfassung zu verbessern und vieles mehr.   

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Wie man einen Geschäftsprozess modelliert

Eine Branche, die sich auf die Entwicklung und Verbesserung von Geschäftsprozessen konzentriert, heißt Business Process Management. Ihr Ziel ist es, einem Start-up dabei zu helfen, einen funktionierenden und effizienten Prozess zu etablieren, mit dem es seine Leistung maximieren und seine Ziele schnell erreichen kann.

Um einen Prozess zu erstellen, müssen die Geschäftsprozessmanager ihn zunächst modellieren, d. h. sie müssen jeden Schritt darlegen, in der Regel mithilfe eines Flussdiagramms, um den Prozess besser zu visualisieren. Auf diese Weise können sie Engpässe vorhersehen und mehr über die Grenzen ihres Geschäftsprozesses erfahren. Letztlich hilft ihnen das, ein Ziel besser zu definieren und den Geschäftsprozess weiter umzugestalten.

Jeder Geschäftsprozess hat einen Lebenszyklus, der in den folgenden sieben Schritten kurz beschrieben werden kann:

1. Festlegung von Zielen
2. Planung und Kartierung des Prozesses
3. Festlegung von Maßnahmen und deren Zuweisung an Akteure
4. Prüfung des Prozesses
5. Umsetzung des Prozesses
6. Überwachung der Ergebnisse
   

Die Modellierung eines Geschäftsprozesses erfordert häufig auch, dass zunächst einige der folgenden Fragen beantwortet werden:

• Was soll das Ergebnis deines Geschäftsprozesses sein?
• Welche Aufgaben müssen erfüllt werden?
• Wer muss diese Aufgaben erfüllen?
• In welcher Reihenfolge sollten die Aufgaben ausgeführt werden?
• Wie zuverlässig ist das Verfahren?
• Ist es möglich, das Verfahren zu skalieren oder in Zukunft weiterzuentwickeln? 

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Beispiele für Geschäftsprozesse

Der beste Weg, das Konzept der Geschäftsprozesse zu verstehen, ist ein Blick auf einige Beispiele.

Prozesse der Rechnungsstellung

Betrachten wir das einfachste Beispiel - die Bearbeitung von Rechnungen. Der gesamte Zyklus besteht aus den folgenden Schritten:

1. Erhalt der Rechnung - Du musst überprüfen, ob die Waren oder Dienstleistungen beschafft wurden.
2. Prüfung der Rechnung - Du musst feststellen, ob der in Rechnung gestellte Betrag mit dem Betrag auf der Bestellung übereinstimmt, und die Rechnung genehmigen, wenn alles in Ordnung ist.
3. Interne Genehmigung - Schicke die Rechnung an die richtigen Mitarbeiter, damit diese sie genehmigen.
4. Kläre die Diskrepanz - Wenn der in Rechnung gestellte Betrag nicht mit dem Betrag in der Bestellung übereinstimmt, musst du dieses Problem lösen.
5. Festlegung eines Überweisungsdatums - Lege das Zahlungsdatum auf der Grundlage der vereinbarten Bedingungen fest.
6. Bezahle die Rechnung
7. Erfasse es in deinem Hauptbuch

Onboarding-Prozess für Mitarbeiter

Stell' dir vor, du müsstest einem neuen Mitarbeiter den Einstieg in dein Unternehmen erleichtern. Das ist keine leichte Aufgabe, und oft sind mehrere Abteilungen daran beteiligt. Hier siehst du, wie ein standardmäßiger Onboarding-Prozess aus der Sicht des HR-Teams aussieht:

• Erstellung eines neuen Angebots für den Mitarbeiter
• Gegebenenfalls einen Anruf vereinbaren
• Planung der Wartezeit
• Begrüßen Sie den neuen Mitarbeiter an seinem ersten Tag
• Koordinierung des neuen Mitarbeiters mit anderen Abteilungen
• Schulung des neuen Mitarbeiters
• Einführung von kontinuierlichem Feedback 

Lesen Sie hier unseren Blog-Artikel über die Automatisierung des Onboarding-Prozesses mit iPaaS!

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Digitalisierung, Optimierung und Automatisierung sind deine Freunde

Die Einführung eines neuen Geschäftsprozesses ist ein zweischneidiges Schwert. Du wirst deine Ziele schnell erreichen, aber deine Mitarbeiter, die wahrscheinlich schon überlastet sind, könnten zusätzlich belastet werden.

Die gute Nachricht ist, dass deine Mitarbeiter dank der Automatisierung nicht mehr selbst investieren müssen, um dich bei deinen Geschäftsprozessen zu unterstützen.

In fast jedem Geschäftsprozess gibt es zumindest ein paar monotone und einfache Aufgaben, und genau hier kann die Automatisierung den Tag retten. Anstatt andere Mitarbeiter abzulenken, kannst du einfach einige der Aufgaben mit Hilfe einer Automatisierungslösung automatisieren. In einigen Fällen wird die Automatisierung mit künstlicher Intelligenz (KI) kombiniert, um eine Hyperautomatisierung zu ermöglichen und dir zu helfen, noch komplexere Aufgaben zu automatisieren.

Im Beispiel der Rechnungsbearbeitung kann praktisch jede Aufgabe mit der richtigen Automatisierungslösung vollständig automatisiert werden. Deine Mitarbeiter kommen erst bei Schritt 4 ins Spiel, wenn eine Unstimmigkeit auftritt, und jemand muss das Problem manuell überprüfen.  

Die Automatisierung geht häufig mit der Digitalisierung einher, d. h. mit der Umwandlung von Informationen, die für die Durchführung eines Geschäftsprozesses erforderlich sind, in ein digitales Format, so dass der Prozess selbst weiter optimiert werden kann. 

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Abschließende Überlegungen

Zusammenfassend lässt sich sagen, dass Geschäftsprozesse unverzichtbar sind, vor allem, wenn es sich um ein Start-Up handelt, das darum kämpft, seine Ziele zu erreichen (oder zu Beginn sogar klar definierte Ziele hat). Sobald du einen Geschäftsprozess modellierst, wirst du feststellen, dass du deine Mitarbeiter möglicherweise zusätzlich belasten musst. Sieh dir also unbedingt eine Automatisierungslösung an, die dir dabei hilft und die Mitarbeiter entlastet, damit sie sich auf ihre eigentliche Aufgabe konzentrieren können.

Sprich uns an, wenn du an Automatisierung interessiert bist. Du kannst dich für Automation as a Service entscheiden und dich von uns bei der Modellierung von Prozessen, der Entwicklung von Automation und sogar bei der Schulung deiner Mitarbeitenden unterstützen lassen. Alternativ kannst du eine vordefinierte Reihe von optimierten Geschäftsprozessen auswählen, die auf fast jedes Start-Up angewendet werden können, um ihm zum Erfolg zu verhelfen.