Automatisierung, Digitalisierung und digitale Transformation

Digitalisieren, automatisieren, digital transformieren: Ein und dasselbe? Das sagt die Hälfte der befragten Unternehmen in einer Bitkom-Studie 2018offenbar ja. 50 Prozent der Unternehmen assoziieren den Begriff "Digitalisierung" mit der "Automatisierung von betrieblichen Geschäftsprozessen". Doch das ist ein Trugschluss - die drei Begriffe sind grundlegend verschieden und verfolgen unterschiedliche Ansätze.

Wir haben im Folgenden bewusst einen engen Digitalisierungsbegriff gewählt, um die Unterschiede zwischen den Begriffen deutlicher herauszustellen. In vielen Diskussionen werden die Begriffe Digitalisierung, digitale Transformation und Innovation synonym verwendet. So gehen z.B. digitale Kompetenzmodelle oft über ihre eigentliche Bedeutung hinaus. Unter Digitalisierung verstehen wir dann auch neue Arbeitsweisen, Geschäftsmodelle oder neue Denkweisen. Wir würden dies dann als digitale Transformation bezeichnen. Aber darauf kommen wir am Ende des Artikels noch einmal zu sprechen - bleiben Sie also dran.

Digitalisierung: Von analog zu digital

Digitalisierung bedeutet zunächst nichts anderes als die Umwandlung von analogen Daten in digitale Daten. Zum Beispiel das Einscannen von Papierdokumenten aus Ordnern und deren digitale Verwaltung oder die Verwendung spezieller Programme, um Informationen aus analogen Formularen auszulesen und sie auf dem Server zu speichern. Die Mehrheit der Unternehmen verfügt heute über digitale Archive. Die Dokumente sollten nicht nur digital verfügbar sein, sondern auch systematisch organisiert werden.

Ein Beispiel: Ein Auftragsbrief wird eingescannt und digital gespeichert. Ein Programm liest wichtige Daten aus: Adresse, bestellte Artikel, Lieferumfang, Kunde, etc. Diese Daten werden dann in digitalen Archiven gespeichert. Die Mitarbeitenden können die Informationen digital abrufen und für den Lieferprozess nutzen, z.B. indem sie die bestellten Produkte manuell auf einen Lieferschein übertragen oder die Kontaktdaten in eine Rechnung kopieren.

Die Digitalisierung eines Unternehmens bedeutet eine Umstrukturierung der Informationsspeicherung und den Einsatz von Technologien zur Bereitstellung von Daten in digitalisierter Form.

Automatisierung: Digitale Prozesse rationalisieren

Digitalisierung und Automatisierung werden oft als eine Einheit betrachtet oder sogar fälschlicherweise als synonyme Begriffe verwendet. Tatsache ist jedoch, dass die Prozessautomatisierung durch die Digitalisierung erst bedingt und ermöglicht wird, da durch die neu gewonnenen Datenmengen komplexere IT-Strukturen entstehen. Digitale Prozesse können so schnell unübersichtlich, kleinteilig und fehleranfällig werden, insbesondere wenn sie manuell bedient werden müssen.

Die Prozessautomatisierung hilft, die Fülle an digitalen Daten und Anwendungen effizient zu nutzen. Prozesse werden so verschlankt und ein Unternehmen kann dank Automatisierung kostengünstiger arbeiten. Einfache, sich wiederholende und monotone Aufgaben werden zum Beispiel von RPA-Bots oder iPaaS-Lösungen übernommen, während sich die Mitarbeitenden auf das Kerngeschäft konzentrieren können.

Zurück zu unserem Beispiel: Wenn die Auftragsdaten nun digital vorliegen, müssen die Mitarbeiter sie in Zukunft nicht mehr manuell bearbeiten. Bots können die Dokumente lesen, die Informationen vergleichen und automatisch die nächsten Schritte einleiten. Zum Beispiel die entsprechende Produktbestellung an das Lager schicken, Lieferscheine drucken oder eine Rechnung erstellen. In einem automatisierten Workflow kann die Bestellung effizienter und fehlerfreier bearbeitet werden. Das spart den Mitarbeitenden Zeit für wichtigere Aufgaben.

Digitale Transformation: Schaffung neuer Technologien

Die digitale Transformation geht nun noch weiter und verschlankt nicht nur die Prozesse, um sie effizienter zu machen, sondern stellt ihre Existenz in Frage. Digitale Transformation bedeutet, Technologien zu verändern und auf innovative Weise weiterzuentwickeln.

Wegweisende Schritte der digitalen Transformation sind zum Beispiel die Datenspeicherung in Clouds oder die Blockchain-Technologie. Es handelt sich also um einen sozialen, disruptiven Wandel und nicht nur um eine Reaktion auf bestehende Prozesse, die verbessert werden sollen. So wurde beispielsweise das Fax zur E-Mail und die E-Mail zu Messenger-Apps.

Um bei unserem Beispiel zu bleiben: Anstatt analoge Schreiben oder E-Mails digital zu speichern und sie später mit Hilfe der Prozessautomatisierung zu verschicken, könnte ein Unternehmen eine völlig neue Methode der Auftragserstellung entwickeln und zum Vorreiter in der Branche werden. Zum Beispiel eine eigene App mit einer neuen, noch nie dagewesenen Technologie entwickeln, die den bisherigen Prozess obsolet macht.

Die Herausforderung der digitalen Transformation besteht darin, innovative Lösungen zu entwickeln und völlig neue Prozesse zu schaffen.

Digitalisierung als Basis für digitale Transformation & Automatisierung

Obwohl Digitalisierung, Automatisierung und digitale Transformation grundlegend verschieden sind, sind sie eng miteinander verbunden. Die Digitalisierung liefert digitale Daten für Prozesse, die später automatisiert werden können. Und auf der Basis von bereits bestehenden Prozessen können schließlich ganz neue geschaffen werden. Wer also digital transformieren oder automatisieren will, braucht zunächst eine solide Digitalisierung als Basis.