Prozessautomatisierung: Alles, was du wissen musst

Bei der Prozessautomatisierung handelt es sich um eine Technologie (oder vielmehr um eine Reihe von Technologien), die zur Automatisierung von Geschäftsprozessen eingesetzt wird. Das Ziel der Prozessautomatisierung ist im Wesentlichen dreifach:

1. Verringerung des Arbeitsaufwands zur Erreichung des Ziels
2. Informationen zentralisieren
3. Prozesse automatisieren
   

Die Prozessautomatisierung trägt dazu bei, Engpässe zu verringern, Fehler im Prozess zu entdecken, die Kommunikation zwischen den Abteilungen zu verbessern und letztendlich das Ziel schneller zu erreichen.

In diesem Artikel werden wir die wichtigsten Vorteile der Prozessautomatisierung erörtern und dich durch die Geschichte führen, um dir zu zeigen, wie wir dorthin gelangt sind, wo wir heute sind. Doch zuvor wollen wir uns ein kurzes Beispiel für die Prozessautomatisierung ansehen.

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Ein Beispiel für Prozessautomatisierung

Heutzutage kann die Prozessautomatisierung auf eine Vielzahl von Geschäftsprozessen angewendet werden. Dennoch haben wir beschlossen, dir ein Beispiel für einen einfachen Prozess zu geben, mit dem jedes Unternehmen zu tun hat - die Rechnungsfreigabe.

Die Rechnungsfreigabe ist der Prozess, bei dem Rechnungen vor der Zahlungsabwicklung genehmigt werden. Dieser Prozess kann manchmal mehrere Schritte umfassen, und hier siehst du, wie sie automatisiert werden.

1. Erhalt der Rechnung - Der erste Schritt besteht darin, eine Rechnung von einem Lieferanten zu erhalten.
2. Überprüfung der Rechnung - Nachdem du die Rechnung erhalten hast, muss der zuständige Mitarbeiter und Mitarbeiterin sie überprüfen und verifizieren, indem er oder sie die Rechnungsnummer mit der Bestellung abgleichst. Dies ist ein Schritt, der vollständig automatisiert werden kann.
3. Behebung von Unregelmäßigkeiten - Wenn die Rechnung Unregelmäßigkeiten aufweist (z. B. fehlende Informationen oder Preisabweichungen), muss die Rechnung an die zuständige Stelle weitergeleitet werden, die diese Unregelmäßigkeiten beheben wird. Die Prozessautomatisierung kann dazu beitragen, diesen Schritt vollständig zu automatisieren, die gesamte Rechnung zu prüfen und sie an die zuständige Stelle zu senden.
4. Genehmigung der Rechnung - Sobald alles geklärt ist, muss die Rechnung von den zuständigen Mitarbeitern und Mitarbeiterin genehmigt werden. Auch hier kann die Prozessautomatisierung einspringen und den Versand der Rechnung zur Genehmigung automatisieren.
5. Freigabe der Zahlung - Der Lieferant wird von der für den Zahlungsverkehr zuständigen Person bezahlt, sobald die Rechnung genehmigt ist.
6. Buchhaltung - Sobald die Zahlung erfolgt ist, wird ein dauerhafter Eintrag in den Büchern deiner Organisation vorgenommen.

Durch Prozessautomatisierung kann der Vorgang vollständig automatisiert werden, und die Beteiligten müssen nur noch den letzten Schritt tun - die Rechnung genehmigen (oder Unregelmäßigkeiten beheben, falls es welche gibt). 

Die Rechnungsfreigabe ist einer der einfacheren Prozesse, an dem mehrere Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in einem sechsstufigen Verfahren beteiligt sind, so dass er recht mühsam werden kann. Einige Prozesse sind sehr viel komplexer und umfassen Dutzende von Mitarbeitenden. 

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Vorteile der Automatisierung von Geschäftsprozessen

Die Prozessautomatisierung bringt viele Vorteile mit sich. Hier sind die wichtigsten davon:

• Geringere Kosten - Unternehmen können bis zu 59 % der Kosten einsparen, indem sie die schwere Arbeit der Prozessautomatisierung überlassen.
• Verbesserte Produktivität - Durch die Automatisierung von Prozessen, die automatisiert werden können, kannst du deine Geschäftsziele schneller erreichen und bessere Ergebnisse erzielen.
• Bessere Auslastung der Mitarbeiter - Deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen können sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren, anstatt Stunden - oder sogar Tage - mit etwas zu vergeuden, das sich leicht automatisieren lässt.
• Fehlerreduzierung - Irren ist menschlich, das heißt, wir alle machen hier und da Fehler, die sich manchmal negativ auf ein Unternehmen auswirken können. Die gute Nachricht ist, dass dies nicht mehr passieren kann, wenn du den Prozess automatisieren und Computer ihre Arbeit machen lassen. 
• Management-Transparenz - Manager verlieren sich oft in den täglichen Abläufen, so dass sie das große Ganze vergessen. Sobald alle Geschäftsprozesse klar definiert und optimiert sind, wird es einfacher, das Geschäft zu verstehen und Ideen für weitere Verbesserungen zu erhalten.
• Geringere Bedenken hinsichtlich der Einhaltung von Vorschriften - Sobald du einen automatisierten Geschäftsprozess erstellt haben, deckst du alle Schritte ab und stellst sicher, dass du alle internen und externen Standards einhalten.

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Die Geschichte der Prozessautomatisierung

Automatisierung mag wie ein Schlagwort erscheinen, das erst seit ein paar Jahren verwendet wird, aber in Wirklichkeit ist es viel älter als das. Wir müssen das größere Bild betrachten und uns fragen: Wann hat die Automatisierung wirklich begonnen?

Seit den Anfängen der Menschheit haben wir das angeborene Bedürfnis, Dinge schneller und mit weniger Aufwand zu erledigen. Seit Tausenden von Jahren haben wir Werkzeuge entwickelt, die sicherer, beständiger, schneller und besser sind. Diese Werkzeuge wurden im Laufe der Geschichte immer weiter verbessert, umgestaltet oder völlig neu konzipiert.

Vor mehr als 2.000 Jahren stellten die alten Chinesen mit Wasserrädern angetriebene Trip-Hämmer her. Auch die alten Griechen experimentierten mit dampfbetriebenen Motoren. Alles in allem haben viele alte Zivilisationen gezeigt, dass sich das Konzept der Automatisierung parallel zu unserer Gesellschaft entwickelt hat.

Im 19. Jahrhundert und im Industriezeitalter machten wir bedeutende Fortschritte, als Erfinder und Erfinderin verschiedene Maschinen vorstellten, die Geschäftsaufgaben automatisierten. Der französische Erfinder Joseph-Marie Jacquard zum Beispiel entwickelte das Konzept der programmierbaren Maschine. Sein Vermächtnis wurde von Alan Turing, dem legendären britischen Mathematiker und Informatiker, weitergeführt und popularisiert. Turing entschlüsselte nicht nur den deutschen Enigma-Code, um Hitlers Pläne zu enthüllen, sondern entwickelte auch den ersten Computer.

Die Geburt der Prozessoptimierung und des Prozessmanagements

Wie viele andere Technologien und Techniken hatte auch die Prozessautomatisierung Vorläufer - Prozessoptimierung und -management. Sie sind nach wie vor ein wesentlicher Bestandteil der Prozessautomatisierung, denn ohne sie wäre die Automatisierung nicht möglich. Um einen guten automatisierten Prozess zu entwickeln, muss man zunächst einmal einen guten Prozess haben. Wenn die Automatisierung auf einen schlechten Prozess angewendet wird, ist sie nur ein Verband, der die Wunden kurzfristig abdeckt. Es ist keine Heilung.

Die erste Anwendung von Prozessoptimierung und -management fand in der ersten Hälfte des 20. Jahrhunderts in der Kartenherstellung statt. Das erste und vielleicht bekannteste Beispiel ist das Fließband in den Ford-Werken, das den Weg für die Massenproduktion ebnete. Es handelte sich dabei auch um eine Art Standardisierung, die eine Skalierung der Produktion ermöglichte. Toyota verbesserte dieses Modell später und nannte es das Toyota-Produktionssystem, den Vorläufer von Lean und Six Sigma.

Heutzutage sind einige dieser Produktionsverfahren, die bei Ford ihren Anfang nahmen, so gut wie Standard. Es ist schwer vorstellbar, dass große Geschäfte an der Einzelanfertigung festhalten. Stell dir vor, du kaufst eine Jeans und musst dann stundenlang warten, bis die Arbeiter deine Maße und Vorlieben aufgenommen haben, den nötigen Stoff besorgt haben und die Jeans für dich maßgeschneidert ist.

Wir können eine Parallele zwischen dem Fließband und der Customer Journey ziehen. Im digitalen Marketing durchlaufen die Online-Kunden eine Reise vom ersten Kennenlernen deiner Marke bis zum Kauf deines Produkts oder deiner Dienstleistung. 

Um zum Käufer oder Käuferin zu werden, musst du in der Regel verschiedene Schritte unternehmen, die als Customer Journey bezeichnet werden. Die Prozessautomatisierung hat es möglich gemacht, diese Reise zu straffen und es für Kunden und Kundinnen einfach und bequem zu machen, mehr über deine Marke zu erfahren und schließlich zu kaufen. 

In gewisser Weise ist die Prozessautomatisierung eine der Komponenten der Industrialisierungsphase der IT.   

Die Anfänge der Prozessautomatisierung

Die Prozessautomatisierung als solche kam in den 1990er Jahren in Schwung, als die ersten Automatisierungslösungen entwickelt wurden. Die wichtigste Auswirkung der Software der frühen 90er Jahre war die Ersetzung von papierbasierten Prozessen durch elektronische Prozesse. Die Digitalisierung von Prozessen ermöglichte es den Unternehmen, die Leistung von Computern zu nutzen und alle ihre Abläufe zu verbessern.

In den späten 90er Jahren wurden weitere Fortschritte erzielt, als die Automatisierungssoftware mit zusätzlichen Funktionen wie Modellierungswerkzeugen, Geschäftsregeln und mehr angereichert wurde. Sie ermöglichten es, Geschäftsprozesse zu analysieren, zu modellieren und zu beschreiben und waren ein weiterer wichtiger Schritt auf dem Weg zur Prozessautomatisierung.

Der Siegeszug von Robotic Process Automation

Einige der ersten Unternehmen, die RPA anboten, waren Blue Prism, Ui Path und Automation Anywhere. Die meisten dieser Unternehmen brachten ihre Dienste um 2003 auf den Markt, d. h. RPA gibt es seit fast zwei Jahrzehnten. Der erste Einsatz von RPA war die Kostenreduzierung beim Outsourcing von Geschäftsprozessen, wurde aber später auf andere Bereiche wie IT-Outsourcing, Shared Services und andere Geschäftsbereiche übertragen.

Process Mining

Eingeführt von Wil van der Aalst, der ihm auch den Namen gab, process mining konzentriert sich auf die Entdeckung, Überwachung und Verbesserung von Prozessen. Betrachten Sie es als eine Art Röntgenbild für die Prozesse in einer Organisation.

Obwohl es bereits in den frühen 2000er Jahren entwickelt wurde, wurde Process Mining von Celonis populär gemacht, einem Unternehmen, das 2011 von Alex Rinke, Martin Klenk und Bastian Nominacher gegründet wurde. Sie begannen mit der Arbeit daran, während sie an der Technischen Universität München studierten.

Nachdem Celonis den IpaaS-Champion Integromat (nun Make) gekauft hatte, begann das Unternehmen, Process Mining mit IPaaS zu kombinieren, um neue Möglichkeiten zu entdecken.

Cloud und IPaaS

IPaaS war das nächste große Ding in der Automatisierung nach process mining. Es steht für Integration Platform as a Service. Es ist seit 2011 auf dem Markt und war eine Reaktion auf die Einführung von Cloud-Infrastrukturen und -Anwendungen durch viele Unternehmen.

Im Wesentlichen handelt es sich bei IPaaS um eine Reihe von Cloud-basierten Diensten, die Unternehmen helfen, Anwendungen problemlos in ihre Infrastruktur zu integrieren. Dies erleichtert die gemeinsame Nutzung von Daten und die weitere Automatisierung von Prozessen.  

Low Code und No Code

Low Code Entwicklungsplattformen sind seit 2011 auf dem Vormarsch, und der Begriff "low code" boomte nach der Veröffentlichung der Forrester Group im Jahr 2016. Im Wesentlichen hat sich der Umfang des Codes, der für die Erstellung eines Geschäftsprozesses und dessen Umsetzung erforderlich ist, erheblich verringert. Mit anderen Worten: Unternehmen brauchen heute keine technischen Genies mehr, um Prozesse zu automatisieren, da einige von ihnen erstellt werden können, ohne dass eine einzige Zeile Code geschrieben werden muss (no code).

Intelligent Process Automation

Die Verknüpfung von Prozessautomatisierung und künstlicher Intelligenz war unumgänglich, um die Automatisierung im Allgemeinen zu verbessern. Obwohl die KI bereits seit 1956 aktiv erforscht wird, beginnend mit einem Hochschulcampus am Dartmouth College, wurde sie in den letzten Jahren intensiv genutzt.

Das erste Beispiel von intelligent process automation erschien um 2015 mit der Einführung von Cognitive RPA, das die optische Zeichenerkennung (OCR), die Verarbeitung natürlicher Sprache (NLP) und das maschinelle Lernen verbesserte. Dies bedeutete, dass wir besser mit halbstrukturierten und unstrukturierten Daten umgehen konnten, was den Gesamtumfang von robotic process automation vergrößerte. Tatsächlich ist die RPA, die wir heute kennen, eng mit intelligent process automation verbunden.

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Was können wir von der Prozessautomatisierung in der Zukunft erwarten?

Neue Technologien und Methoden im Zusammenhang mit der Prozessautomatisierung tauchen immer wieder auf, und die beiden wichtigsten davon sind Hyperautomation und Automation as a Service (AaaS).

Der Begriff Hyperautomation tauchte erstmals 2019 auf und wurde von Gartner als einer der 10 wichtigsten strategischen Technologietrends für 2020 anerkannt. Er bezeichnet eine Reihe von Technologien, darunter KI und ML, mit denen Geschäftsprozesse besser optimiert werden können. In manchen Fällen wird der Begriff gleichbedeutend mit intelligenter Prozessautomatisierung verwendet.

Laut Gartner wird der weltweite Markt für Hyperautomatisierungs-Tools und -Technologien im Jahr 2022 etwa 596,6 Milliarden US-Dollar erreichen.

Automation as a Service ist eine Art Netflix-ähnlicher Ansatz, um Automatisierung anzubieten. Gegen ein monatliches Abonnement richten AaaS-Unternehmen die Infrastruktur für die Automatisierung ein, analysieren alle deine Prozesse und automatisieren die Prozesse, die automatisiert werden können, Schritt für Schritt. Dies ist eine perfekte Lösung sowohl für große Unternehmen als auch für Unternehmen mit kleinem Budget, die die Prozessautomatisierung sofort integrieren möchten.

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Die Heilige Dreifaltigkeit der Prozessautomatisierung

Ein schlechter Prozess wird ein schlechter automatisierter Prozess sein. Wie bereits im Abschnitt "Geschichte" erwähnt, ist die Automatisierung nur ein Teil des Prozessmanagements. Um das Beste aus dem automatisierten Prozess herauszuholen, müssen Sie den Prozess zunächst so optimal wie möglich gestalten.

Menschen, die an einem Prozess arbeiten, können oft keine Antwort darauf geben, warum sie etwas so tun, wie sie es tun. Selbst wenn sie es können, sind sie oft von der Antwort überrascht und lernen, dass es noch Raum für weitere Verbesserungen geben könnte. Mit anderen Worten, sie beginnen sich zu fragen, ob es einen anderen Weg gibt, um den Prozess zu verbessern.

Viele Prozessverantwortliche und andere Mitarbeitende beginnen erst dann, ihren Prozess zu hinterfragen, wenn sie sich der Möglichkeit einer Automatisierung des Prozesses öffnen.

Alles in allem ist es notwendig, das Beste aus dem Prozess herauszuholen, bevor man ihn automatisiert, und aus diesem Grund gibt es die heilige Dreifaltigkeit der Prozessautomatisierung. Sie besteht aus den folgenden drei Maßnahmen:

• Verbessern - Der erste Schritt besteht darin, den Prozess zu verbessern, wenn es Raum für Verbesserungen gibt. Dazu gehört, dass du deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen in Sachen Geschäftsprozessmanagement schulst und regelmäßig jeden Schritt des Prozesses überprüfst und nach Möglichkeit verbesserst. Es ist wichtig, dass du dir immer wieder die folgenden Fragen stellst: Warum wird etwas so gemacht, wie es gemacht wird? Kann man es weiter verbessern?
• Eliminieren - Prozesse entwickeln sich mit der Technologie weiter, und einige Schritte, die vor einem Jahrzehnt noch perfekt waren, sind heute veraltet und können vollständig aus dem Prozess eliminiert werden. Alternativ kann er an eine andere Stelle verschoben oder auf eine sinnvollere Weise integriert werden. 
• Automatisieren - Der letzte Schritt besteht darin, den Prozess zu automatisieren. Moderne Automatisierungswerkzeuge ermöglichen es uns natürlich, nur bestimmte Schritte zu automatisieren und mit denen zusammenarbeiten, die den Prozess bearbeiten.

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Schlussfolgerung: Sollten Sie Prozessautomatisierung einsetzen?

Die meisten Unternehmen nutzen heutzutage entweder bereits Process Automation oder haben einen wachsenden Bedarf daran. Der Hauptgrund, warum sich die meisten Unternehmen dafür entscheiden, ist der ständige Effizienzdruck, bei dem es im Wesentlichen darum geht, Kosten zu senken und höhere Nettoeinnahmen zu erzielen. Diese werden oft als die harten Faktoren betrachtet.

Aber ob ein Unternehmen sich für die Automatisierung entscheiden sollte, geht darüber hinaus, denn man muss auch die weichen Faktoren berücksichtigen. Der erste Indikator, den du berücksichtigen solltest, ist das Full-Time Equivalent (FTE). Wenn es 0,3 FTEs sind, was bedeutet, dass du bei einer 40-Stunden-Woche etwa 12 Arbeitsstunden einsparen kannst, dann lohnt sich die Einführung der Prozessautomatisierung auf jeden Fall. Natürlich musst du die Kosten und den Zeitaufwand für die Automatisierung des Prozesses berücksichtigen und entscheiden, ob es rentabler ist, als es nicht zu nutzen.

Du solltest Deine Entscheidung nicht immer auf eine einzelne FTE-Messung stützen oder deine Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen durch Automatisierung ersetzen. Stattdessen ist es langfristig am besten, die Prozessautomatisierung zu nutzen, um Mitarbeiter und Mitarbeiterinnen mit sich wiederholenden und manuellen Aufgaben zu entlasten, damit sie sich auf sinnvollere Aufgaben konzentrieren können. Dies könnte die Mitarbeiterzufriedenheit insgesamt verbessern.

Darüber hinaus kannst du die Kundenzufriedenheit erhöhen, vor allem wenn du dein Produkt oder deine Dienstleistung dank automatisierter Prozesse viel schneller erhältst.

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