Rollen und Zuständigkeiten bei der Automatisierung

Wenn Sie wollen, dass Ihre Initiative zur Prozessautomatisierung erfolgreich ist, müssen Sie von Anfang an Rollen und Verantwortlichkeiten festlegen. Auf diese Weise wird sichergestellt, dass jeder weiß, welche Rolle er für den Erfolg der Automatisierung spielt, und es wird dazu beitragen, Verwirrung oder Überschneidungen im weiteren Verlauf zu vermeiden.

Warum Sie Rollen und Verantwortlichkeiten für die Automatisierung benötigen

Es scheint einfach zu sein, über Rollen und Verantwortlichkeiten in der Automatisierungstechnik zu sprechen, um sich darauf zu konzentrieren. Eines der grundlegendsten Prinzipien beim Aufbau eines funktionierenden Teams ist die Festlegung von Erwartungen in Bezug auf Fähigkeiten, Wissen und Aufgaben. Bei diesen Gesprächen geht es oft um die Aufgaben und Pflichten, die jede Funktion erfüllen sollte.

Rollen und Zuständigkeiten sind die zentrale Grundlage für den Erfolg Ihrer allgemeinen Prozessautomatisierung. Ohne sie werden Sie nie in der Lage sein, die Automatisierung richtig zu implementieren oder voll auszuschöpfen.

Aber warum sind gut definierte Automatisierungsrollen mit klar abgegrenzten Verantwortungsbereichen und Grenzen so wichtig?

Hier sind einige Antworten auf diese Frage:

Mehr Klarheit

Einfach ausgedrückt, geben Rollen und Verantwortlichkeiten allen Beteiligten ein klares Verständnis davon, was zu tun ist und wer dafür verantwortlich ist. Dies wiederum erleichtert die kontinuierliche Automatisierung von Aufgaben und Prozessen, da es das Risiko von Verwirrung und doppeltem Aufwand verringert.

Höhere Effizienz

Klar definierte Rollen ermöglichen es den Mitarbeitern, sich ganz auf ihren Aufgabenbereich zu konzentrieren. Mit der Zeit und der Erfahrung führt diese Spezialisierung zu einer höheren Effizienz.

Bessere Qualität

Zum einen kann es ohne festgelegte Rollen und Zuständigkeiten schwierig sein, die Mitarbeiter für ihre Handlungen (oder deren Fehlen) zur Verantwortung zu ziehen. Dies kann zu einem allgemeinen Rückgang der Qualität und Produktivität in einem Team führen.

Wenn Sie sich die Zeit nehmen, die Rollen und Zuständigkeiten für die Automatisierung im Vorfeld festzulegen und zu testen, ersparen Sie sich später eine Menge Kopfschmerzen. Es wird einfacher sein, die Mitarbeiter zur Verantwortung zu ziehen, die Produktivität zu steigern und die Klarheit und Kommunikation innerhalb Ihres Teams zu verbessern.

Rollen und Zuständigkeiten bei der Automatisierung

Es ist wichtig, die Rollen und Zuständigkeiten zu kennen, die für eine erfolgreiche Umsetzung festgelegt werden müssen.

Bitte denken Sie daran: Eine Jobrolle ist nicht unbedingt gleichbedeutend mit einem Jobtitel und einem Mitarbeiter. Eine Person kann mehrere Rollen innehaben und eine Rolle kann mehr als einmal vergeben werden. Bitte beachten Sie auch, dass einige Rollen unterschiedliche Namen oder Varianten haben können.

Verwaltung

Das Management ist das Gehirn aller Automatisierungsinitiativen. Es sorgt dafür, dass Ihre Ressourcen perfekt verteilt sind, es hat den Überblick über die verschiedenen Projekte und sorgt ganz allgemein dafür, dass alles reibungslos läuft.

Sponsoren für Automatisierung

Der ideale Automatisierungssponsor ist jemand, der die Autorität hat, das zeitliche und finanzielle Engagement zu rechtfertigen und zu motivieren, und der sich gleichzeitig des transformativen Charakters der Implementierung der Prozessautomatisierung bewusst ist. Der Sponsor nimmt eher eine unterstützende Rolle ein, als dass er aktiv eingreift.

Leiter der Automatisierung

Die Automation Leader nimmt eine aktive Rolle ein, leitet Projekte und beaufsichtigt die Investitionen der Ressourcen. Der Automation Leader ist ähnlich wie ein Automation Sponsor. Oft kann es sich dabei um dieselbe Person handeln.

Center of Excellence

Im besten Fall ist das Center of Excellence (CoE ) eine eigene Abteilung, es kann aber auch in Form von Task Forces organisiert sein. Der Name kann variieren und reicht von Center of Competence bis Center of Expertise.

Wenn das Management das Gehirn ist, dann ist das Center of Excellence das Herz jeder Automatisierungsinitiative und pumpt sozusagen das Automatisierungsblut in alle Bereiche des Unternehmens.

Automation Manager

Der Automation Manager ist im Grunde der Leiter des CoE. Er kann auch als Projekt- oder Programmmanager bezeichnet werden und ist das Bindeglied zwischen dem Center of Excellence und der Geschäftsleitung.

Der Automation Manager ist für das Tagesgeschäft des Center of Excellence verantwortlich. Er überwacht die Leistung des Prozesses, wählt die Software aus, sammelt Daten für das Management und stellt sicher, dass alle Probleme zeitnah gelöst werden.

Automatisierungsentwickler (Automatisierungsingenieur)

Je nach Schwerpunkt und Technologiebereich kann die Bezeichnung des Automatisierungsentwicklers variieren. Oftmals wird diese Rolle auch als Automation Engineer, Automation Design Engineer, End-to-End Automation Engineer, Automation Test Engineer usw. bezeichnet. Wie Sie sehen können, gibt es viele Ingenieure mit etwas anderen Fähigkeiten.

Die Fähigkeiten und der Aufbau der Entwickler (oder Ingenieure) werden stark von der allgemeinen Automatisierungsstrategie und der gewählten Technologie sowie der gewählten Software beeinflusst. Die Lösung wird von dem Entwickler (oder Ingenieur) entworfen, entwickelt, getestet und implementiert. Um sicherzustellen, dass sie alle Kriterien erfüllt, arbeitet der Entwickler (oder Ingenieur) eng mit der Automation Business Analyst zusammen, um die getroffenen Vorhersagen zu testen und die Softwarelösung bei Bedarf anzupassen.

Der Entwickler (oder Ingenieur) braucht eine Vielzahl von technischen und sozialen Fähigkeiten, um erfolgreich zu sein. Er muss mit der Hardware, der Software, den Netzwerken, der Datensicherheit und den verwendeten Systemen vertraut sein, muss aber auch in der Lage sein, jede Implementierung zu testen sowie mit anderen Geschäftsbereichen und Teams zu kommunizieren und zusammenzuarbeiten.

Automatisierung Business Analyst

Die Automatisierung Business Analyst ist dafür verantwortlich, die geschäftlichen Anforderungen des Prozesses zu verstehen und festzulegen, wie er automatisiert werden soll. Er spielt auch eine Schlüsselrolle beim Testen des automatisierten Prozesses und beim Sammeln von Daten, um sicherzustellen, dass er den erforderlichen Standards entspricht.

Business Analysten sind für die Aufdeckung von Unzulänglichkeiten und die Neugestaltung des gewünschten neuen Prozesses verantwortlich, bevor der Automatisierungsentwickler (oder Ingenieur) mit der Automatisierung beginnt. Prozess-Exzellenz und Process Mining gehören zu den Dingen, die diese Rolle verinnerlicht haben sollte. Fundierte Kenntnisse im Umgang mit und im Verständnis von Daten sind ebenfalls willkommen.

Fakultativ: Berater für Automatisierungstechnik

Der Automation Consultant ist die Brücke zwischen internen Entwicklern (oder Ingenieuren) des internen Teams und einem externen Team, das das Unternehmen unterstützt (z.B. weitere Entwickler/Ingenieure).

Er arbeitet mit dem CoE zusammen, um sicherzustellen, dass das externe Team auf das interne Team abgestimmt ist und über alles verfügt, was es braucht. Er verwaltet die verschiedenen internen und externen Interessengruppen und sorgt dafür, dass die Kommunikation zwischen ihnen funktioniert.

IT-Abteilung

Die IT-Abteilung ist einer der kritischsten Erfolgsfaktoren bei der erfolgreichen Einführung, Erprobung, Implementierung und Skalierung der Prozessautomatisierung in einem Unternehmen. Wir empfehlen dringend, die IT-Abteilung eng in die Automatisierungsstrategie und -tests einzubeziehen, vor allem wenn es um Citizen Development geht. Nur so lassen sich beispielsweise der als Schatten-IT bekannte Alptraum und Datenschutzverletzungen vermeiden.

Niemals vergessen: Die IT-Abteilung ist das Nervensystem eines jeden digitalisierten Unternehmens.

Architekt für Automatisierungslösungen

Der Automation Solution Architect ist die Verbindung zwischen der IT-Abteilung und dem Center of Excellence. Er arbeitet eng mit der Business Analyst an der Machbarkeit und Optimierung von Automatisierungsprojekten zusammen.

Der Solution Artchitect ist für die Planung technischer Besprechungen, die Zeit- und Kostenschätzung und die Unterstützung bei der Erstellung und Implementierung der Lösung zuständig. Außerdem ist er für die anfängliche Konfiguration der Infrastruktur für die Entwicklungs-, Produktions- und Testumgebung zuständig.

Funktionale Abteilungen

Die funktionalen Abteilungen werden durch Ihre Geschäftseinheiten repräsentiert (HR, Finanzen, etc.). Die Geschäftsbereiche sind quasi die Organe Ihres Unternehmens und können durch bestimmte Automatisierungsrollen optimiert werden, damit der gesamte Körper besser funktioniert.

Automation Change Manager

Die Änderungsbemühungen des Center of Excellence werden über den Automation Change Manager an die verschiedenen Abteilungen weitergeleitet. Er ist eine der wichtigsten Aufgaben, da er den Fachabteilungen bei der Umstellung hilft, zusammen mit der Automation Strategist.

Auch wenn schlechte oder fehlende Change Management der Hauptgrund für das Scheitern von Projekten ist, achten viele Unternehmen nur auf die technischen Aspekte der Umsetzung.

Werfen Sie einen Blick auf unseren Stakeholder Analysis & Action Guide für Change Management, wenn Sie wissen wollen, auf welche Stakeholder Sie ein Auge haben müssen.

Stratege für Automatisierung

Die Automation Strategist übernimmt die Verantwortung für alle Automatisierungsinitiativen innerhalb seiner Abteilung und stellt die Verbindung zwischen dem Center of Excellence her.

Da er ein integraler Bestandteil der Geschäftseinheit ist (und bestenfalls aus ihr stammt), hat er den besten Überblick über alle Prozesse innerhalb der Abteilung. Er orchestriert change management zusammen mit dem Change Manager, stellt sicher, dass die richtigen Prozesse an das Center of Excellence weitergeleitet werden und verwaltet die Automatisierungsbemühungen und -umgebung in seiner Abteilung.

Automatisierungsstrategen haben auch ein Auge auf mögliche Datensicherheitslücken, die während der Softwareentwicklung oder spätestens beim Testen neu automatisierter Prozesse entstehen können.

Citizen Developer (Bürgerlicher Ingenieur)

Mitarbeiter, die mit Low-Code- oder No-Code-Software wie der RPA-Software von UiPath oder Microsoft Power Automate umgehen können, um neue Anwendungen und Lösungen für die Prozessautomatisierung zu entwickeln, die sich mit kleinen geschäftlichen Herausforderungen in ihrer Geschäftseinheit befassen, werden als Citizen Developers oder manchmal auch Citizen Engineers.

Dabei handelt es sich häufig um spezialisierte Fachanwender, die entweder in Teil- oder Vollzeit an der Entwicklung von Softwareanwendungen und Automatisierungen arbeiten, die ansonsten an die IT-Abteilung delegiert würden, die bereits stark in viele längerfristige Implementierungs- und Testprojekte eingebunden ist.

Ihr Unternehmen kann viel von diesen Abteilungsentwicklern und -ingenieuren profitieren, aber sie müssen die richtigen Citizen Development Fähigkeiten erhalten und in die Gesamtstrategie zur Unternehmensautomatisierung eingebunden werden.

Wenn auch in kleinerem Maßstab, so ist ihre Aufgabe doch ähnlich wie die ihrer hochspezialisierten Verwandten: den neu geschaffenen automatisierten Prozess oder die App planen, erstellen, testen, freigeben und optimieren.

Durch die Festlegung dieser Schlüsselrollen und Verantwortlichkeiten können Sie sicherstellen, dass Ihr Prozessautomatisierungsprojekt erfolgreich ist.

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Dinge, die Sie beachten müssen

Bei der Festlegung von (neuen) Automatisierungsrollen und Verantwortlichkeiten für Ihre Automatisierungsbemühungen müssen Sie einige wichtige Dinge beachten.

Eine Automatisierungsstrategie aufstellen

Zunächst müssen Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sein. Welche Prozesse wollen Sie automatisieren? Welche Art von Effizienzsteigerung erhoffen Sie sich? Allgemein ausgedrückt: Was ist Ihre Automatisierungsstrategie?

Sobald Sie sich über Ihre Ziele im Klaren sind, können Sie darüber nachdenken, welche Rollen Ihnen am meisten dabei helfen werden, diese Ziele zu erreichen. Dabei ist zu bedenken, dass jeder Ansatz zunächst in der Praxis erprobt werden muss. Das Testen ist ein wesentlicher Bestandteil der Umsetzung einer wirksamen Strategie.

Nutzen Sie Ihre Ressourcen

Klugheit Ein weiterer Punkt, den Sie beachten sollten, ist, dass nicht alle Aufgaben von Vollzeitbeschäftigten übernommen werden müssen. In vielen Fällen kann es sinnvoller sein, bestimmte Aufgaben und Fähigkeiten an Teilzeitkräfte oder Vertragsarbeiter zu vergeben. Dies kann helfen, die Kosten niedrig zu halten und einen größeren Pool an Talenten zu erschließen.

Informieren Sie Ihre Mitarbeiter

Schließlich sollten Sie bei der Zuweisung von Automatisierungsrollen auch die Fähigkeiten und Erfahrungen Ihres Teams berücksichtigen. Sie wollen sicherstellen, dass jeder für die ihm zugewiesenen Aufgaben geeignet ist. Das bedeutet Folgendes: Bilden Sie Ihre Mitarbeiter aus (und testen Sie sie).

Es gibt drei Möglichkeiten, dies zu tun:

• Online-Akademien: Anbieterspezifisch
• Online-Akademien: Anbieterunabhängig
• Universitäten

Wenn es um Schnelligkeit und allgemeine Wissensvermittlung abseits einer bestimmten Software geht tools, empfehlen wir immer eine unabhängige Online-Akademie. Viele Akademien bieten eine Testphase an, in der Sie die Inhalte ausprobieren können, bevor Sie sich voll engagieren.

Schlussfolgerung

Wir hoffen, dass dieser Artikel dazu beigetragen hat, Ihnen die Rollen und Verantwortlichkeiten bei der erfolgreichen Umsetzung einer Automatisierungsstrategie näher zu bringen.

Denken Sie daran, dass der Schlüssel zum Erfolg eine sorgfältige Planung, Prüfung und Ausführung ist. Mit dem richtigen Team können Sie sicher sein, dass Ihre Automatisierungsbemühungen ein Erfolg werden. Testen Sie sich einfach selbst und gehen Sie Schritt für Schritt vor.