Automatisierungsprojekte vorbereiten und Rollen zuweisen
Automatisierung braucht Vorbereitung. Das Letzte, was du willst, ist, dass dein Automatisierungsprojekt scheitert oder mit einer unvollendeten Automatisierungsinitiative endet.
Deshalb haben wir uns entschlossen, alles zu behandeln, was du wissen musst, wenn du ein Projekt beginnst, einschließlich der Rollen, die du zuweisen sollst. Lies weiter.
Automatisierungsprojekte: Alles, was du wissen musst
Wir haben eine Reihe von praktischen Tipps und Tricks zusammengestellt, die dir helfen können, die Fallstricke bei der Arbeit an deinem Automatisierungsprojekt zu vermeiden.
Verstehe die verschiedenen Aspekte eines Automatisierungsprojekts
Wir haben fünf verschiedene Aspekte von Automatisierungsinitiativen erkannt: Organisation, Governance, Menschen und Kultur, Technologie und Prozesse. Wenn du ein Automatisierungsprojekt betrachtest, ist es wichtig, es ganzheitlich zu sehen und die verschiedenen Aspekte gleichermaßen zu berücksichtigen.
Es kommt darauf an, die richtige Frage zu stellen
Jedes erfolgreiche Automatisierungsprojekt ist erfolgreich, weil jemand weiß, welche Fragen er stellen muss. Mit diesen Fragen kannst du klar kommunizieren, was du vorhast.
Alles beginnt mit dem Warum, Was und Wie.
- Warum tun wir etwas? Warum streben wir nach Automatisierung?
- Was müssen wir tun, um sie umzusetzen?
- Wie werden wir es tun?
Proof-of-Concept: Ja oder Nein?
Es gibt zwei Möglichkeiten, die Automatisierungsinitiative anzugehen. Zum einen kannst du sie aufbauen, indem du sofort mit der Auswahl und Identifizierung von Prozessen beginnst, und zum anderen kannst du zuerst PoC erstellen. Indem du PoC aufbaust, kannst du auf dem Weg ein paar Dinge lernen, die für deine Initiative nützlich sein könnten. Hier ist ein kurzer Überblick über die beiden unterschiedlichen Perspektiven.
Gute PoC können zu größeren Initiativen führen
Lade motivierte MA ein, die an dem Projekt interessiert sind, und führe einen kleinen Proof-of-Concept durch, um das Management davon zu überzeugen, sich schließlich an einer größeren Initiative zu beteiligen.
Klein anfangen und schnell skalieren
Es gibt keine allgemeingültige Regel dafür, welcher Ansatz zur Vorbereitung von Automatisierungsprojekten der richtige ist. Allerdings lässt sich bei der Automatisierung alles messen, und es ist kein Geheimnis, dass sich ein Ansatz als erfolgreicher erwiesen hat als andere. Er lässt sich einfach so beschreiben: klein anfangen und schnell skalieren. Wenn Sie klein anfangen, können Sie den Umfang Ihres Automatisierungsprojekts schrittweise erweitern, was sich auch auf die Geschwindigkeit auswirkt, mit der Sie skalieren können.
Beginne mit einer einzigen Technologie
Anstatt mehrere Technologien auf einmal einzusetzen, ist es immer besser, mit einer einzigen zu beginnen und ihren Anwendungsbereich zu verstehen. Konzentriere dich darauf, neue Anwendungsfälle um sie herum zu entwickeln. Wenn du mit einer Technologie fertig bist, kannst du nach und nach weitere erforschen und Anwendungsfälle für jede entwickeln.
Organisiere Process Discovery Workshops
Prozessentdeckungsworkshops helfen uns, neue Prozesse zu entdecken und die bestehenden zu analysieren. Regelmäßige Workshops können uns helfen, unsere Prozesse kontinuierlich zu verbessern. In vielen Fällen müssen solche Workshops unter Einbeziehung der IT-Abteilung abgehalten werden, vor allem, wenn es um wichtigere Prozesse geht, wie P2P oder O2C. Die Planung und Umsetzung von Änderungen sollte gemeinsam mit der IT-Abteilung durchgeführt werden.
Formalisierung muss eingebaut werden
Formalisierung ist der Akt, etwas formal zu machen, indem man Regeln und Verfahren klar definiert. Diese sollten zwischen den einzelnen Schritten innerhalb des Projekts und vor allem zwischen den Schnittstellen von Geschäft und Entwicklung klar festgelegt werden, und es ist immer eine gute Idee, Checklisten für die Übergabe einzubauen.
Formalisierung bedeutet auch, dass der gesamte Prozess visuell dargestellt wird, damit wir sehen können, ob es keine Engpässe oder Unregelmäßigkeiten gibt, die die mögliche Skalierung des Prozesses behindern würden.
Rollen in der Automatisierung: Wer darf was tun?
An der Automatisierung arbeiten oft viele Menschen, und es gibt viele Namen für die Rollen in Automatisierungsprojekten. Die großen Unternehmen der Branche wie Celonis oder UiPath weisen den Personen, die an ihren Initiativen arbeiten, in der Regel alle diese Rollen zu. Für uns spielen jedoch die folgenden drei Rollen eine wesentliche Rolle:
- Automation Strategist
- Automation Agent
- Automation Leader
Automation Strategist
Ein Automation Strategist ist verantwortlich für alle Automatisierungsprojekte, die Teil der Geschäftsabteilung sind. Ein Automation Strategist ist in der Regel Teil einer funktionalen Abteilung, und die Person mit diesem Titel muss mit allen Geschäftsprozessen, die in der Abteilung ablaufen, vertraut sein.
Angenommen, es gibt einen Bedarf an Veränderungsmanagement in Bezug auf Automatisierung. In diesem Fall ist in der Regel ein Automatisierungsstratege dafür verantwortlich, dass die Abteilung, in der die Änderungen vorgenommen werden müssen, diese auch durchführt.
Automation Agent
Ein Automation Agent gehört in der Regel zu einer der Fachabteilungen und arbeitet in der Regel Hand in Hand mit einem Automation Strategist. In gewisser Weise kann er als Junior Automation Strategist angesehen werden, da er noch einige Kenntnisse über Automatisierung im Allgemeinen haben muss.
In vielen Fällen besteht ihre Aufgabe darin, die erforderliche Dokumentation für die Prozessautomatisierung vorzubereiten und sie dem Automation Strategist zu übergeben. Außerdem haben sie die Möglichkeit, sich an der Automatisierungsinitiative zu beteiligen, indem sie Ideen und Lösungen mit anderen teilen.
Automation Leader
Die Rolle eines Automation Leaders wird oft mit der eines Automation Sponsors verwechselt. In Wirklichkeit ist letzterer jedoch eher eine unterstützende Funktion, während ersterer für das gesamte Automatisierungsprojekt verantwortlich ist. Idealerweise sollte er das Gesamtbild sehen und die verschiedenen Details des Projekts wie Zeit, Kosten, Investitionen und vieles mehr überwachen können.
Abschließende Überlegungen
Ein wichtiger Aspekt bei der Leitung eines guten Automatisierungsprojekts ist die Fähigkeit, Automatisierungsprojekte richtig vorzubereiten. Dazu ist es wichtig, die verschiedenen Ansätze für das Projekt zu verstehen und zu lernen, wie man sich richtig vorbereitet. Wir hoffen, dass unsere Tipps für Automatisierungsprojekte Ihnen geholfen haben, einen besseren Überblick darüber zu gewinnen, was Sie tun müssen, um vor dem Start der Automatisierung vollständig gerüstet zu sein.
Ein wichtiger Teil der Vorbereitung von Automatisierungsprojekten besteht darin, die Automatisierungsrollen zu verstehen und sie den richtigen Personen zuzuweisen, die die entsprechende Ausbildung erhalten haben und über die Fähigkeiten verfügen, zum Projekt beizutragen.
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