RPA vs. BPM: Konkurrenz oder gute Ergänzung?

Um langfristig wettbewerbsfähig zu bleiben und ihre Kunden zu binden, müssen sich Unternehmen ständig verbessern. Digitalisierung, Automatisierung und digitale Transformation sind heute wichtige Schlagworte für innovative Unternehmensstrategien. Robotic Process Automation (RPA) und Business Process Management (BPM) sollen helfen, Geschäftsprozesse zu optimieren. Doch wie fügen sich diese Ansätze in eine ganzheitliche Strategie ein?

Info: RPA ist nur ein Aspekt der Prozessautomatisierung. Andere wichtige Technologien für eine ganzheitliche Automatisierungsstrategie sind z.B. Process Mining,iPaaS, maschinelles Lernen, KI, etc. Der folgende Artikel wird sich jedoch auf RPA und BPM konzentrieren.

Was ist Business Process Management (BPM)?

Business Process Management (BPM) soll Geschäftsprozesse optimieren, indem es sie flexibler, transparenter und vor allem effizienter macht. Ziel ist es, die Kapazitäten des Unternehmens optimal zu nutzen, alle Prozesse zu verbessern und sie aufeinander abzustimmen. Geschäftsprozessmanagement ist also keine spezielle Software, sondern ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz, der die Unternehmensprozesse steuert und menschliche und automatisierte Tätigkeiten in einer idealen Reihenfolge miteinander verbindet. Es geht nicht um eine schnelle Umsetzung, sondern um eine langfristige, gewinnbringende Strategie.

Was ist Robotic Process Management (RPA)?

Mit Hilfe der robotergesteuerten Prozessautomatisierung sollen sich wiederholende, digitale Geschäftsprozesse durch Software-Roboter automatisiert werden. Routineprozesse werden so schneller, effizienter, kostengünstiger und mit weniger Fehlern erledigt. Die Mitarbeiter können sich auf die Kernaufgaben des Unternehmens konzentrieren und müssen sich nicht mit langweiligen, monotonen Aufgaben beschäftigen.

Typische Tätigkeiten, die RPA tools übernehmen kann, sind das Sortieren von Daten, das Ausfüllen von Formularen und Tabellenkalkulationen, das Versenden von automatisierten E-Mails oder das Abrufen von Informationen, zum Beispiel aus sozialen Medien. Robotic Process Automation ist schnell zu implementieren und leicht anzupassen. Darüber hinaus hilft gut implementiertes RPA Unternehmen, Krisen wie die Corona-Pandemie zu bewältigen und den Schaden zu minimieren.

Beide Ansätze zielen darauf ab, die Unternehmensprozesse effizienter zu gestalten und zu optimieren. Wo liegt also der Unterschied?

RPA vs. BPM

Kurz gesagt, die Ansätze erreichen die Effizienz auf unterschiedliche Weise. BPM restrukturiert Prozesse und optimiert die Geschäftsstruktur als Ganzes, während RPA bestehende Prozesse automatisiert. Business Process Management bildet somit eine Art Blaupause, in der alle Prozesse optimal integriert sind und verbessert den Output des Unternehmens durch eine neue optimierte Wertschöpfungskette.

Robotic Process Automation kann und sollte ein Baustein dieser Kette sein, wobei Bots einzelne Tätigkeiten übernehmen und automatisierte sowie menschliche Aufgaben sich in einem gemeinsamen Workflow ergänzen. Die robotergestützte Prozessoptimierung kann ein Teil von BPM sein, sie ersetzt es aber nicht. Sobald ein Prozess automatisiert ist, kann er mit business process management analysiert und kontinuierlich verbessert werden. RPA ist eher ein tool , mit dem der Entwurf umgesetzt wird.

Das gemeinsame Ziel: Effizienz

Sowohl Business Process Management als auch Robotic Process Automation zielen letztlich darauf ab, den Aufwand eines Unternehmens zu reduzieren, Kapazitäten optimal zu nutzen, Kosten zu sparen und einen optimalen Output zu liefern. Sie haben das gleiche Ziel: Mensch und Technik zusammenzubringen und Mitarbeiter und Kunden zufrieden zu stellen. Die beiden Technologien sind in sich unterschiedlich, konkurrieren aber nicht miteinander, sondern ergänzen sich gegenseitig.

Szenario: BPM und RPA im Bankensektor

Stellen wir uns vor, dass ein Interessent Neukunde einer Bank werden möchte. Intelligentes Prozessmanagement stößt direkt einen standardisierten Workflow an. Ein RPA-Bot bearbeitet den Antrag und erstellt nach einer Prüfung die Genehmigung. Dann wird auf der Grundlage des festgelegten Workflows automatisch ein Bankkonto eröffnet und die Zugangsdaten werden angelegt. Der Kunde erhält dann eine automatische Bestätigungsmail. Der Prozess ist transparent, fehlerfrei und effizient.

Fazit: RPA und BPM gemeinsam nutzen

Robotic Process Automation und Business Process Management ergänzen sich perfekt und können nahtlos integriert werden. Während die robotergestützte Prozessautomatisierung zunächst die Arbeitsabläufe verschlankt und damit kostengünstiger und zuverlässiger macht, gestaltet ein gutes Geschäftsprozessmanagement die wertschöpfenden Arbeitsschritte transparent und optimal. Auf diese Weise können das volle Potenzial und alle Vorteile der Digitalisierung und Automatisierung genutzt werden. Ein intelligenter Workflow kann intelligente RPA-Bots auslösen und umgekehrt. Gut strukturierte Prozesse sollten automatisierte Arbeitsschritte implementieren.

Ohne optimale, automatisierte Prozesse ist auch ein gutes Management nutzlos. Umgekehrt kann ein gutes BPM keine großartigen Ergebnisse erzielen, wenn die Prozesse selbst mühsam und fehleranfällig sind. Es ist die Kombination aus beiden Ansätzen, die den Erfolg ausmacht und die Grundlage für eine innovative und nachhaltige digitale Transformation bildet.