Ein Design Sprint wurde ursprünglich bei Google ins Leben gerufen und bietet Designern (und anderen Beteiligten) die Möglichkeit, verschiedene Produkte und Dienstleistungen vor ihrer Markteinführung schnell zu bewerten und zu testen. Außerdem hilft er dabei, Risiken, die bei der Einführung auftreten könnten, vorherzusehen und folglich zu verringern.
Dies ist eine Geschichte darüber, wie ich den Design Sprint Week-Ansatz entdeckte und ihn bei Automatisierungsprojekten integrierte.
Es war einmal... das Chaos
Wieder einmal verging die Hälfte meiner Woche mit Meetings über Projekt-Updates. Der Status Quo wurde erneut in Frage gestellt, und der Umfang des Projekts wurde leicht geändert.
Wieder einmal wurden die Anforderungen geändert, und alle Beteiligten wurden mit den neuesten Änderungen bombardiert. All dies geschah, während wir bereits knietief im Projekt steckten, was zu einem Rückstau führte. Leichte Frustration unter den Beteiligten kommt auch oft vor.
Mit der Design Sprint Week für Ordnung sorgen
Mir wurde klar, dass ich eine Art Grundprinzipien brauchte, um alles im Griff zu behalten und keine Zeit mit verschiedenen Änderungen, Updates und Meetings zu verschwenden. Ich musste neue Ideen effektiv, schnell und mühelos umsetzen und testen. Und da bin ich auf Sprintgestoßen : Wie man in nur fünf Tagen neue Ideen testet und Probleme löst.
Es stellte sich heraus, dass das Buch ein Bestseller der New York Times UND des Wall Street Journal war - und das aus gutem Grund! Der von Jake Knapp, John Zeratsky und Braden Kowitz beschriebene Ansatz hat mir die Augen geöffnet. Ich habe das Buch dreimal hintereinander verschlungen, und jedes Mal öffnete es mir ein wenig mehr die Augen für die Idee, dass es möglich ist, neue Ideen innerhalb von fünf Tagen zu entwickeln und zu testen.
Nachdem ich das Buch fast auswendig gelernt hatte, verinnerlichte ich die Methode und wendete sie auf meine Arbeit an. Dies ermöglichte mir, durch die Woche zu sprinten und jedes Ziel auf dem Weg zu erreichen.
So sieht die Sprint-Week aus
Hier ein kurzer Überblick über den Tagesablauf einer Standard Design Sprint Week.
- 1. Tag - Der erste Tag wird als Kartentag bezeichnet und dient dazu, das Ziel klar zu definieren und einen Überblick über den Status Quo zu gewinnen.
- 2. Tag - Der zweite Tag ist der Sketch-Tag, an dem wir mit der Arbeit an der Lösung beginnen. Alle Beteiligten dürfen ihre ideale Lösung mit minimalen Einschränkungen und maximaler Kreativität entwerfen.
- 3. Tag - Der Entscheidungstag ist für die Entscheidung über die beste Lösung reserviert. Auf diese Weise können wir am vierten Tag mit der Arbeit am Prototyp beginnen.
- 4. Tag - Der vierte Tag wird als Prototypentag bezeichnet und dient dazu, den Bau des Prototyps entsprechend der gewählten Lösung zu beginnen und abzuschließen.
- 5. Tag - Wir verwenden den Prototyp, um ihn mit Kunden zu testen und zu sehen, wie er ankommt.
Die Design-Sprint-Woche hat mir besonders gut gefallen, weil alle wichtigen Interessengruppen daran beteiligt waren. So war es möglich, innerhalb einer Woche eine Lösung zu finden, die spätere Änderungen vorhersieht und verhindert.
Design Sprint Week 3.0
Als Prozessmanager konzentriere ich mich nicht auf die Entwicklung neuer Produkte und Dienstleistungen. Stattdessen konzentriere ich mich hauptsächlich auf die Verbesserung und Automatisierung von Prozessen und damit verbundenen Projekten.
Es war ziemlich offensichtlich, dass die Design Sprint Week mir bei meinem Projekt helfen und letztlich mein Leben einfacher und meine Projekte besser machen würde. Es gibt allerdings ein Problem - ich konnte die beschriebenen Methoden nicht einfach so anwenden, also beschloss ich, das Beste aus ihnen zu nehmen und es mit Methoden zur Prozessverbesserung zu kombinieren.
Dazu musste ich den grundlegenden Ansatz erst einmal vollständig verstehen und verinnerlichen. Daher beschloss ich, mich eingehend mit dem Thema zu befassen, indem ich eine Reihe von Design-Sprint-Foren las und andere relevante Informationen zu diesem Thema fand. Ich hatte sogar einen kurzen E-Mail-Austausch mit Jake Knapp selbst. Nach wochenlanger Recherche meldete ich mich bei der Design Sprint Academy an und begann, mich in die Design Sprint Week 3.0 einzuarbeiten, um ein Meister in dieser Rolle zu werden. Gleichzeitig begann ich, den beschriebenen Ansatz in meiner Arbeit anzuwenden.
Nach einer Weile fühlte ich mich sachkundig und fähig genug, um meinen eigenen Ansatz zu entwickeln, den ich als Process Sprint Week bezeichne. Es war allerdings nicht einfach, ihn zu entwickeln, denn ich habe ein ganzes Jahr gebraucht, um einen detaillierten Plan zu erstellen, den ich mit dir teilen möchte.
Process Sprint Week: Ein Überblick
In diesem Artikel werde ich dir die Grundlagen der Process Sprint Week erläutern. Wenn du jedoch mehr darüber erfahren möchten, lade dir das Whitepaper mit weiteren Details herunter.
Die Vorbereitungsphase
Bevor die Process Sprint Week beginnt, ist es notwendig, sie gut vorzubereiten. Dazu gehören eine klare Definition des Problems, eine Übersicht über die Customer Journey sowie die Festlegung des Prozesses und des Teams, das daran arbeiten soll.
Der Process Sprint Week Tag für Tag im Überblick
- 1. Tag (Verstehen & Definieren) - Zunächst einmal ist es wichtig, den Prozess und das Problem zu verstehen. Darüber hinaus musst du bestimmen, wo die Lösung im Prozess implementiert werden muss.
- 2. Tag (Sketch & Decide) - Der zweite Tag ist für die Erarbeitung einer Lösung reserviert. Das Team muss verschiedene Lösungen vorschlagen und die beste auswählen.
- 3. Tag (Prototyp) - Das Team muss einen funktionierenden Prototyp erstellen.
- 4. Tag (Test) - Der neue Prototyp wird getestet und die Erkenntnisse darüber werden gesammelt.
Am Ende der Process Sprint Week muss das Team die während der Woche gesammelten Daten zusammenfassen und alle Anforderungen berücksichtigen, bevor alle Beteiligten die Lösung offiziell akzeptieren.
Es ist nur der Anfang
Ich bin mir ziemlich sicher, dass die gesamte Methode der Process Sprint Week in Zukunft weiterentwickelt und verbessert werden wird. Für mich erfüllt sie jedoch alle meine Anforderungen, um die Prozessoptimierung und -automatisierung so effizient wie möglich zu gestalten.
Mit diesem Ansatz habe ich von Mai bis Dezember 2021 neun Projekte abgeschlossen, und drei stehen kurz vor dem Start. Bevor ich die Design Sprint Week kennenlernte, war mein jährliches Ziel, vier Projekte pro Jahr abzuschließen.
Process Sprint Week: Ein detaillierter Überblick
Dieses Whitepaper soll erklären, wie eine ideale Process Sprint Week aussieht. Der Ansatz und die Methoden wurden von der Design Sprint Week abgeleitet. Wenn du daran interessiert bist, mehr darüber zu erfahren, kannst du einen kurzen Überblick in meinem Blogbeitrag über Bots and People lesen oder einen der folgenden Links besuchen, um loszulegen.
Nachdem ich von der Design Sprint Week erfahren hatte, war ich begeistert, sie auf meine Arbeit anzuwenden, denn allein die Vorstellung, ein Problem innerhalb einer einzigen Woche zu lösen, war sehr reizvoll. Bevor ich den Design Sprint Week kennenlernte und verinnerlichte, war ich mit allen Arten von Besprechungen überfordert (Zusammenfassungen, Koordinierungssitzungen, Jour Fixe und mehr). Hinzu kam, dass alle Beteiligten ständig zur Eile mahnten, da ständig alle möglichen Hindernisse auftauchten, die mich daran hinderten, mich auf das Problem zu konzentrieren.
Da ich mich hauptsächlich mit Prozessverbesserung und Automatisierung beschäftige, konnte ich nicht das ideale Design-Sprint-Setup finden und es auf meine Arbeit anwenden. Einfach gesagt, war keiner der Ansätze gut genug für meinen Arbeitsbereich.
Deshalb habe ich mich intensiv mit dem Thema Design Sprint beschäftigt und bin schließlich Design Sprint Master geworden. Der Lernprozess umfasste Recherchen, Tests und sogar eine praktische Ausbildung. Nachdem ich es verinnerlicht hatte und mich mit meinen neuen Fähigkeiten wohl fühlte, adaptierte ich bestimmte Ansätze und Methoden aus der Design Sprint Week, um das zu entwickeln, was ich als Process Sprint Week bezeichne und das ich heute ständig bei meinen Projekten einsetze.
Wie sieht also eine Process Sprint Week aus?
Vorbereitungen für die Process Sprint Week
Vor der Process Sprint Week musst du sicherstellen, dass alles für die Woche vorbereitet ist.
Sprint-Herausforderung
Die wesentliche Voraussetzung für den Start einer Sprint-Week ist eine Sprint-Herausforderung. Mit anderen Worten: Du brauchst ein aktuelles und konkretes Problem in einem Prozess, das während der Woche gelöst werden muss. Daher ist es notwendig, es klar zu definieren, um es fokussiert und gezielt anzugehen.
Customer Journey und Prozessdokumentation
Es ist wichtig, die vorhandenen Modelle, Visualisierungen und Beschreibungen der Customer Journey Map und des Prozesses im Voraus vorzubereiten. Dies wird dir helfen, einen Zeitrahmen für die Aufgaben während der Process Sprint Week zu erstellen.
Sprint-Team
Schließlich ist es wichtig, das Team zu bestimmen, das an dem Projekt arbeitet.
Idealerweise solltest du zwischen vier und sieben Personen auswählen, von denen einer der Entscheidungsträger ist. Die anderen Mitglieder sollten aus unterschiedlichen Bereichen kommen, aber über umfassende Kenntnisse des Sprint Challenge-Ansatzes verfügen.
Jedes Team wird als Prozessbeteiligter bezeichnet, aber du solltest in der Lage sein, die Rollen des Prozessverantwortlichen (Process Owner) und des Teamleiters (Team Leader) zuzuordnen.
Process Sprint Week - Tag für Tag erklärt
Die Process Sprint Week ist in vier Teile gegliedert:
- Verstehen & Definieren
- Skizzieren & Entscheiden
- Prototyp
- Test
Montag: Verstehen & Definieren
Wie du siehst, sind die beiden am ersten Tag durchgeführten Operations Verstehen und Definieren.
Verstehen
Meiner Meinung nach ist der erste Teil der Sprint Week der wichtigste, da wir den gesamten Prozess analysieren und die Sprint-Herausforderung verstehen müssen. Außerdem ist es wichtig, den Prozess und seine einzelnen Schritte zu verstehen.
Alles beginnt mit dem Lightning Talk. Jedes Teammitglied stellt seine Vision der Sprint Challenge vor und bringt die anderen Teammitglieder auf den neuesten Stand ihres Wissens über das Thema. Mit anderen Worten: Die Gespräche helfen uns, auf derselben Seite zu stehen.
Einige der Fragen, die sie beantworten sollten, sind:
- Wie wird diese Herausforderung in anderen Unternehmen gelöst?
- Was ist der Status Quo einer solchen Herausforderung?
- Wie kann der Prozess effizienter gestaltet werden?
Danach können wir die Herausforderung mit Hilfe der Customer Journey Map und einer detaillierten Prozessbeschreibung visualisieren.
-min.jpeg)
Definiere
Sobald wir ein tiefes Verständnis für die Herausforderung haben, können wir damit beginnen, sie zu konkretisieren und Prioritäten zu setzen.
Dabei hilft uns unter anderem, mit Hilfe des gesammelten Feedbacks die sogenannten Hot Spots auf unserer Customer Journey Map und unserem Prozessmodell zu entdecken. Das Sichtbarmachen von Hot Spots erleichtert es, ein langfristiges Ziel zu finden und Sprintfragen zu entwickeln. Diese können uns letztlich helfen, gezielt eine Lösung für unsere Sprint Challenge zu finden.
Nachdem alle Sprintfragen und das Ziel festgelegt und entwickelt wurden, können bei Bedarf Experteninterviews durchgeführt werden. Dies ist oft notwendig, wenn sich die Sprint Challenge auf eine bestimmte Software oder ein bestimmtes Produkt konzentriert oder wenn es einen rechtlichen Rahmen gibt, den alle kennen müssen, bevor sie an der Entwicklung einer Lösung arbeiten.
Dienstag: Skizzieren und Entscheiden
Am zweiten Tag ist es Zeit, sich an die Arbeit zu machen.
Skizze
Mit Hilfe verschiedener Iterationstechniken kann jedes Teammitglied mit der Skizzierung dessen beginnen, was seiner Meinung nach die ideale Lösung für ihn ist. Später können sie ihre Arbeit in einer so genannten Kunstgalerie präsentieren.
Entscheiden
Die Beteiligten müssen sich für die vielversprechendste Lösung entscheiden, nachdem alle ihre Skizzen vorgestellt haben. Auf der Grundlage dieser Entscheidung kann das Team gemeinsam an dem endgültigen Storyboard arbeiten.
Betrachte das Storyboard als eine Blaupause für den Bau eines Prototyps. Ein Storyboard ist jedoch nicht unbedingt erforderlich, wenn der glückliche Weg visualisiert wird, da alle Ausnahmen bereits in der Prozessanalyse beschrieben werden sollten. Außerdem könnte dies Zeit kosten, und wir haben nur einen Nachmittag Zeit dafür.
Der Part "Entscheiden" ist auch für die Entscheidung über die Aufgaben zum Bau des Prototyps reserviert.
Mittwoch: Prototyp
Die Erstellung des Prototyps während der Process Sprint Week obliegt hauptsächlich dem Process Manager und dem Citizen Developer. Andere technische Teammitglieder werden hauptsächlich für Rückfragen oder bei der Erstellung des Interview-Skripts benötigt.
Donnerstag: Test
Am letzten Tag muss das Team fünf Prozessanwender finden und ihnen die Möglichkeit geben, den Prototyp (den verbesserten Prozess) zu testen. Sobald sie ihn getestet haben, sollten sie ihre Meinung in einem Interview abgeben.
Das Team muss alle Rückmeldungen sorgfältig dokumentieren und sie nach Abschluss der Testphase umsetzen.
Abschließende Überlegungen
Nach Abschluss der Process Sprint Week werden alle Ergebnisse im Sprint-Wochenbericht dokumentiert. Darüber hinaus muss das Team ein Prozessbeschreibungsdokument (Process Description Document -PDD) erstellen. Es sollte alle Anforderungen zur Verbesserung und Automatisierung des Prozesses enthalten, die durchgeführt werden müssen.
Schließlich kann die Entwicklung der Verbesserung bzw. Automatisierung des Prozesses beginnen. Je nach den Anforderungen kann dieser Teil mit einem klassischen Projekttyp auf der Grundlage von Meilensteinen geplant werden. Entscheidet sich das Team jedoch für ein agiles Projektmanagement, kann es auf der Grundlage der definierten Anforderungen Tickets erstellen, die in Sprints abgearbeitet werden können.
Über den Autor
Christoph Piller ist Experte für Prozessmanagement und arbeitet im Center of Process Excellence & Automation der Career Partner GmbH. Außerdem hat er zahlreiche Trainings im Bereich der Prozessautomatisierung absolviert, wie z.B. das Automation Strategist Training bei Bots and People und ist auch Mentor in unserer Academy. Seine Erfahrungen mit der Design Sprint Week für Automatisierungsprojekte hat er in diesem Blogartikel geteilt. Vielen Dank dafür!
.png)