Business Process Management: Klein bis Groß

Business Process Management (BPM) ist ein komplexes Bündel von Disziplinen, die sich mit den Prozessen in einem Unternehmen befassen. Auch wenn wir uns mit der Automatisierung von Geschäftsprozessen befasst haben, ist das nur ein Teil von BPM, zu dem auch das Entdecken, Modellieren, Analysieren, Messen und Optimieren von Prozessen gehört, mit dem Ziel, die Arbeitsweise eines Unternehmens zu verbessern, Kosten zu senken und vieles mehr.

Um zu erklären, was Business Process Management wirklich ist, ist es wichtig, klein anzufangen, und die kleinste Einheit von BPM ist ein Prozess. Was genau ist also ein Prozess, wie wird er bestimmt und was sind seine Elemente? Welche Methoden werden zur Bestimmung eines Prozesses verwendet und wie wird ein Prozess dargestellt? Lesen Sie weiter und finden Sie es heraus.

‍

Was ist ein Prozess?

In Wörterbüchern wird der Begriff Prozess als eine Reihe von Schritten oder Aktionen beschrieben, die man durchführen muss, um ein bestimmtes Ziel zu erreichen. Das ist eine ziemlich genaue Beschreibung, aber was wir suchen, ist eine Beschreibung eines Geschäftsprozesses.

Glücklicherweise unterscheidet sich die Definition nicht so sehr. Ein Geschäftsprozess kann als eine Reihe von Schritten beschrieben werden, die unternommen werden müssen, um ein bestimmtes Geschäftsziel zu erreichen, z. B. die Entwicklung eines Produkts oder die Erbringung einer Dienstleistung. Jeder Geschäftsprozess besteht aus strukturierten Aktivitäten, die durchgeführt werden müssen, um ein Ziel zu erreichen.

Wir haben bereits mehrfach das bewegliche Fließband von Ford verwendet, aber es repräsentiert perfekt einen Geschäftsprozess. Jeder Arbeiter konzentriert sich nur auf einen Teil des Prozesses, bis das gesamte Auto zusammengebaut ist. 

Natürlich sind manche Prozesse nicht so komplex, denn nicht jeder Geschäftsprozess wird mit dem Ziel erstellt, ein Produkt von Anfang bis Ende zu entwickeln. Tatsächlich lassen sich Geschäftsprozesse in drei große Gruppen einteilen:

• Operative Prozesse - Diese stehen in direktem Zusammenhang mit der Entwicklung und Wartung Ihres Produkts oder Ihrer Dienstleistung.
• Unterstützende Prozesse - Diese sind indirekt ausgerichtet, beziehen sich aber dennoch auf Ihr Produkt oder Ihre Dienstleistung.
• Managementprozesse - Diese haben nichts mit Ihrer Tätigkeit zu tun, sind aber wichtig, damit Ihr Unternehmen gut funktioniert. Ein gutes Beispiel wäre ein Prozess für die Aufnahme von Mitarbeitern.  

‍

Prozess-Storytelling: Eine gute Geschichte ist die halbe Arbeit

Die Modellierung eines Prozesses ist eine der wichtigsten Praktiken im Geschäftsprozessmanagement. Ihr Ziel ist es, die Schritte abzuleiten, die erforderlich sind, damit der Prozess funktioniert und seinen Zweck erfüllt. Es gibt verschiedene Möglichkeiten, einen Prozess zu modellieren, aber eine Methode hat sich als die erfolgreichste herausgestellt - die Methode des Prozess-Storytellings.

Das Erzählen von Geschichten ist so alt wie die Menschheit. Unser Gehirn ist darauf programmiert, sich an bestimmte Elemente einer Geschichte zu erinnern, die sie einzigartig machen, z. B. Figuren, ihre Ziele, Probleme und Herausforderungen und vieles mehr. So ähnlich wollen wir auch bei der Prozessmodellierung vorgehen - wir wollen eine Geschichte um sie herum aufbauen. Geschichten werden verwendet, um den Kontext und wichtige Informationen auf einfache und sinnvolle Weise zu vermitteln, weshalb sich ein solcher Ansatz perfekt für Geschäftsprozesse eignet.

Hier ist ein Beispiel dafür, wie eine Prozessgeschichte aussieht:

1. Menschen - Wer sind die Figuren? Wer ist der Protagonist der Geschichte (Prozess)?
2. Name des Prozesses - Wie lautet der beste Titel für deine Geschichte, der das Wesentliche in Kürze wiedergibt?
3. Zweck des Prozesses - Warum tun wir, was wir tun? Was ist das Ziel? Was ist der Zweck?
4. Painpoints - Was sind die möglichen Herausforderungen für deine Geschichte? Was würde den Figuren als mögliches Problem begegnen?
   

Durch die Beantwortung der einzelnen Fragen kannst du einen angemessenen Kontext für den Prozess liefern und zusätzliche Bedeutung auf einfache und ansprechende Weise vermitteln.

Du musst immer noch genügend Informationen für dein Unternehmen bereitstellen, das sich nicht so sehr auf die Geschichte konzentrieren muss.

5. Abteilung - Welche Abteilungen sollten an dem Prozess arbeiten?
6. Verbundene Systeme - Gibt es Systeme, die für den Prozess erforderlich sind?
7. Verbesserungspotenzial - Wie kann der Prozess dein Unternehmen verbessern?
   

Der letzte Schritt besteht darin, den Prozesslebenszyklus zu durchlaufen, den wir in Kürze erläutern werden.

‍

Die Elemente eines Prozesses

Nachdem wir nun die Definition eines Geschäftsprozesses kennen, ist es notwendig, einige seiner Merkmale zu beschreiben, die dir dabei helfen werden zu verstehen, wie Prozesse mit Unternehmen zusammenhängen. Es ist wichtig, Prozesse ganzheitlich zu betrachten; das heißt, sie nicht nur in ihrem aktuellen Zustand zu sehen, sondern auch ihre zukünftigen Veränderungen einzubeziehen.

Häufigkeit und Aufwand 

Zunächst einmal ist es wichtig zu bestimmen, wie oft der betreffende Prozess ausgeführt werden soll. Einige Prozesse werden mehrmals am Tag ausgeführt, andere täglich, wöchentlich, monatlich oder jährlich.

Außerdem ist es wichtig zu wissen, wie viel Aufwand du für den Prozess benötigen wirst. Werden nur ein oder zwei Mitarbeitende oder eine ganze Abteilung benötigt?

Prozessablauf

Als Nächstes musst du den Ablauf deines Prozesses festlegen, indem du die wesentlichen Schritte aufzeigst, die Teil des Prozesses sind. Natürlich musst du auch die Namen der Beteiligten und die Aufgaben, die sie ausführen sollen sowie die Systeme, die in den Prozess einbezogen werden, angeben. Es ist auch wichtig, den Datenfluss im Prozess zu bestimmen.

Das ist wichtig, denn manchmal kann es sein, dass du zwei identische Prozesse hast, was die Schritte angeht, aber die Akteure und Systeme völlig unterschiedlich sind.

Regeln und Ausnahmen

Manchmal hast du bei der Modellierung und Entwicklung eines Prozesses nicht die volle Freiheit. In deinem Unternehmen gibt es möglicherweise interne Regeln, an die du dich halten musst. Darüber hinaus gibt es möglicherweise bestimmte rechtliche Einschränkungen, die du berücksichtigen musst, bevor du einen Prozess modellierst, so dass es ratsam ist, auch diese zu berücksichtigen.

Außerdem ist jeder Geschäftsprozess die ideale Darstellung des Prozesses. In der Praxis gibt es jedoch oft Ausnahmen, die du in dein Modell integrieren musst, um die Effizienz zu verbessern und dich der möglichen Herausforderungen bewusst zu sein. Ausnahmen sind sehr wichtig, wenn du dich entscheidest, den Prozess zu automatisieren, da eine Automatisierung möglicherweise nicht möglich ist, ohne sie zu berücksichtigen.

Infrastruktur

Die meisten deiner Prozesse werden digital sein, was bedeutet, dass du dich auf eine bestimmte Infrastruktur verlassen musst, um sie auszuführen. Du musst alle Systeme berücksichtigen, die mit deinem Geschäftsprozess verbunden sind, und sie angemessen einbinden, je nachdem, ob es sich um interne, externe, cloudbasierte, SaaS- oder andere Systeme handelt.

Die Festlegung der Infrastruktur ist auch wichtig, um die Automatisierung richtig anwenden zu können und unnötige Arbeiten, die Bots ausführen können, zu reduzieren. 

Datensicherheit

Du möchtest unabhängig vom Prozess ein Höchstmaß an Sicherheit gewährleisten. Daher ist es wichtig, dass du dich mit der Frage der Datensicherheit befasst, da unterschiedliche Prozesse unterschiedliche Ansätze erfordern.

Stabilität

Schließlich ist es wichtig, einen allgemeinen Überblick über die Stabilität des Prozesses zu haben. So kannst du entscheiden, ob der Prozess oder einige seiner Elemente in der nächsten Periode geändert werden müssen. Es ist wichtig, die Variablen zu ermitteln, die sich im Laufe der Zeit ändern und die Stabilität beeinträchtigen könnten, und zu versuchen, diese zu mildern.

‍

Lean Six Sigma und der DMAIC-Zyklus

Weltweit werden verschiedene Ansätze zur Prozessverbesserung verwendet, aber Lean Six Sigma ist nach wie vor der leistungsstärkste und durchweg produktivste.

Lean Six Sigma ist eine Methode im Geschäftsprozessmanagement, die darauf abzielt, die Leistung von Unternehmen zu verbessern, indem Verschwendung systematisch beseitigt und Abweichungen reduziert werden. Sie ist eine Kombination aus Lean Manufacturing/Unternehmen und Six Sigma.  

Six Sigma wurde 1975 bei Motorola in den USA als Konkurrent der japanischen Lean-Methode (auch als Kaizen bekannt) entwickelt. Lean Six Sigma wurde jedoch erst viel später, in den 2000er Jahren, entwickelt und wurde zu einem eigenständigen Ansatz, auch wenn viele Ideen auf Lean basieren, das als Teil des Toyota-Produktionssystems in den 50er Jahren entwickelt wurde.

Lean Six Sigma ist ein perfekter Managementansatz zur datengesteuerten Prozessverbesserung und eines der wesentlichen Elemente der Automatisierungsmentalität, da es auf kontinuierliche Verbesserung ausgerichtet ist.

Der populäre Ansatz konzentriert sich auf die DMAIC-Phasen, die von Six Sigma übernommen wurden. Anstatt monatlich oder jährlich große Änderungen vorzunehmen, konzentriert sich DMAIC auf kleine tägliche Änderungen und verbessert den Prozess iterativ.

DMAIC ist eigentlich ein Akronym für: Definieren, Messen, Analysieren, Verbessern und Kontrollieren.

‍

Definiere 

Der erste Schritt besteht darin, das Problem/die Herausforderung, das Ziel, die Ressourcen, den Umfang und den Zeitplan klar zu definieren. Er muss genau definiert und präzise sein, und ohne den Einsatz von Technologie hängt die Definition der Herausforderung oft vom Entscheidungsträger ab.   

Maßnahme

Um den Prozess verfolgen und kontinuierlich verbessern zu können, ist es wichtig, wichtige Leistungsindikatoren (KPIs) zu ermitteln und den Prozess so quantifizierbar wie möglich zu machen. Frage dich einfach: Worauf will ich besonders achten? Sobald du die Antwort kennst, findest du einen Weg, sie zu messen.

Um mit den anderen drei Schritten fortzufahren und den Prozess schließlich zu automatisieren, ist es wichtig, die richtigen Informationen von den wichtigsten Prozessbeteiligten zum richtigen Zeitpunkt zu erhalten. Dies ist ein komplexes Kommunikationsproblem, das bei traditionellen Prozessen viel Zeit in Anspruch nimmt. Dank Technologien wie Process Mining ist es jedoch viel einfacher, täglich quantifizierbare Daten zu kontrollieren und zu messen, wodurch die gesamte Methode noch schlanker wird.   

Analysiere

Sobald du über genügend Daten zu den von dir festgelegten KPIs verfügst, ist es an der Zeit, diese zu analysieren und mögliche Herausforderungen oder laufende Probleme anzugehen. Die Zahlen verraten dir oft die Ursache.  

Verbessere

In diesem Schritt musst du die Lösung für das bei der Analyse festgestellte Problem ermitteln, testen und umsetzen. Das kann so einfach sein wie eine Änderung der Parameter des Prozesses, wenn der Prozess selbst automatisiert ist. 

Kontrolliere 

Sobald die Änderungen vorgenommen wurden, ist es wichtig zu sehen, wie sie in der Praxis funktionieren, indem du sie kontrollierst und ihre Auswirkungen auf die KPIs misst. Die Kontrolle ist auch wichtig, um sicherzustellen, dass die eingeführte Lösung nachhaltig ist. 

‍

‍

BPMN 2.0: Der Weg des Prozesses

Ein Geschäftsprozessmodell muss auf eine bestimmte Art und Weise dargestellt werden, und hier kommen das Geschäftsprozessmodell und die Notation ins Spiel - es ist eine grafische Darstellung des Prozesses in einem Geschäftsprozessmodell. 

BPMN wurde von der Business Process Management Initiative (BPMI) entwickelt und wird von der Object Management Group (OMG) gepflegt. Die grafische Darstellung wurde 2011 aktualisiert, und die Version 2.0 wurde Business Proces Model and Notation genannt, da in der Version 2.0 die Semantik eingeführt wurde. BPMN ist eine Spezifikation, die von BPM gepflegt wird, aber auch als ISO-Norm mit der Nummer 19510 ratifiziert wurde.

Im Wesentlichen ist die BPMN für jeden gedacht, der an der Umsetzung des Prozesses beteiligt ist, da sie ihm die notwendigen Details für den Umsetzungsprozess liefert. Da alle an einem Prozess Beteiligten aus verschiedenen Bereichen kommen, viele von ihnen aus dem nichttechnischen Bereich, müssen alle die standardisierte gemeinsame Sprache lernen, die in der BPMN verwendet wird. In gewisser Weise ermöglicht die BPMN die Kommunikation zwischen verschiedenen Abteilungen über das Projekt, das dank der BPMN nun ein höheres Maß an Transparenz aufweist.

Die grafische Darstellung überbrückt die Kluft zwischen der Planung des Projekts und seiner tatsächlichen Umsetzung in Ihrem Unternehmen. Darüber hinaus verschafft sie allen Beteiligten einen besseren Überblick und ein besseres Verständnis des Prozesses. Folglich kann jeder den Prozess leicht analysieren, Erkenntnisse gewinnen und ihn optimieren, um ihn effektiver zu gestalten. Wenn Sie wissen möchten, mit welchem BPM tool Sie beginnen sollen, schauen Sie hier.