Prozesse gibt es in jedem Unternehmen. Ein Prozess ist eine Abfolge von Aktivitäten und Aufgaben, die an bestimmte Regeln geknüpft sind, um einen messbaren Beitrag zur Erreichung des Unternehmensziels zu leisten. Deshalb wird er auch oft als Geschäftsprozess bezeichnet. Jeder Prozess hat einen Anfang und ein Ende, einen oder mehrere Auslöser, und führt zu einem bestimmten Ergebnis. Prozesse können einfach oder komplex sein, je nachdem, wie viele Schritte der Prozess erfordert und wie viele Systeme beteiligt sind.
Was ist Geschäftsprozessautomatisierung?
In den letzten Jahren hat die technologische Entwicklung verschiedene Tools hervorgebracht, die verschiedene Arten von Prozessen automatisieren können und Lösungen für ineffiziente und zeitaufwändige Arbeitsabläufe in Unternehmen bieten. Gartner definiert Business Process Automation (BPA) "als die Automatisierung komplexer Geschäftsprozesse und -funktionen, die über die herkömmliche Datenverarbeitung und Aufzeichnungsaktivitäten hinausgehen, in der Regel durch den Einsatz fortschrittlicher Technologien. Sie konzentriert sich auf das "Betreiben des Geschäfts" im Gegensatz zum "Zählen des Geschäfts" und befasst sich oft mit ereignisgesteuerten, geschäftskritischen Kernprozessen."
Was ist der Unterschied zu Business Process Management?
Business Process Management (BPM) - auch bekannt als Business Process Management - richtet den Blick auf das Ganze, um alle Prozesse zu koordinieren und zu verbessern. Es beschreibt Methoden und softwaregestützte Techniken, um Geschäftsprozesse zu analysieren, zu modellieren, flexibler, transparenter und vor allem effizienter zu gestalten. Insgesamt geht es also um die Optimierung von Geschäftsprozessen bei gleichzeitiger Entlastung der Mitarbeiter. Im Gegensatz dazu konzentriert sich BPA auf die Verbesserung konkreter Geschäftsprozesse. Das Spektrum reicht von der Eingangserkennung über automatisierte Antworten bis hin zur Entscheidungsautomatisierung.
Wozu kann BPA verwendet werden?
Geschäftsprozessautomatisierung ist die Automatisierung von Prozessen durch Technologie, um die Produktivität zu steigern und Kosten zu senken. BPA kann eingesetzt werden, um die Automatisierung von sich wiederholenden Aufgaben zu ermöglichen, Daten zu sammeln und zu verwalten, Datenquellen und -dienste zu verbinden und zu integrieren und Apps zu erstellen. BPA tut dies, indem es Daten aus strukturierten und disaggregierten Informationen sowie unstrukturierte Daten aus sozialen Medien und Kundenverhaltensmustern erfasst.
Info: Wenn du Beispiele sehen möchtest, wie Business Process Automation in der Praxis eingesetzt werden kann, schaue dir unsere beiden Use Cases Aumass eVergabe Automatisierung und SAP Ariba Automatisierungdie bereits mehrfach erfolgreich in der Praxis umgesetzt wurden.
Was leistet die Geschäftsprozessautomatisierung?
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen erhöht die Mitarbeiterzufriedenheit und -leistung und verringert die Mitarbeiterfluktuation, da die Automatisierung die Arbeitsbelastung der Mitarbeiter verringert. Mit Hilfe der Geschäftsprozessautomatisierung können Unternehmen definieren, skizzieren und analysieren, wie die aktuellen Arbeitsabläufe ablaufen und verwaltet werden, um Prozessverbesserungen zu implementieren. BPA rationalisiert Prozesse und ermöglicht es den Mitarbeitern, den Fortschritt und den aktuellen Status eines Vorgangs zu sehen. Wenn alles automatisch abläuft, spart dies Zeit, da unnötige Hin- und Herbewegungen zwischen den beteiligten Parteien entfallen. Die Geschäftsprozessautomatisierung ist in der Lage, das Compliance-Risiko zu verringern, indem sie Prüfpfade aufzeichnet, die Historie der durchgeführten Vorgänge sichert, Berichte erstellt und Dashboards automatisch aktualisiert, um eine einheitliche Sichtbarkeit und Compliance zu gewährleisten.
Wie ist das Verfahren für BPA?
Der erste Schritt besteht darin, die Prozesse zu identifizieren, die automatisiert werden können. Dann müssen sie analysiert werden, um sie im Hinblick auf die betriebliche Effizienz und die Gesamtleistung zu bewerten. Als Nächstes sollten klare Ziele und Leistungsanforderungen formuliert werden, um zu bestimmen, welche BPA-Technologien die Anforderungen am besten erfüllen. Danach folgt die Auswahl der geeigneten Technologie für die geplante Geschäftsprozessautomatisierung, die nicht nur skalierbar, sondern auch flexibel genug ist, um Geschäftsdaten aus der vorhandenen Software zu extrahieren und nahtlos mit den Informationen zu arbeiten. Sobald die BPA-Technologien ausgewählt und die notwendigen Komponenten angepasst sind, muss die neue Technologie implementiert und in die bestehende Software integriert werden.
Da die eingesetzte BPA-Software bzw. die BPA-Tools nicht statisch sind, müssen sie ständig überwacht werden, um sicherzustellen, dass sie reibungslos funktionieren und immer auf dem neuesten Stand sind. Business Process Automation ist - entgegen dem ersten Eindruck - kein Selbstläufer und bedarf auch nach der Implementierung weiterer Beobachtung und Anpassung, um perfekt zu funktionieren.
Welche Prozessarten sind für BPA geeignet?
Operative Prozesse, die auch als Kerngeschäftsprozesse bezeichnet werden, sind die Tätigkeiten, die dem Unternehmen und dem Kunden unmittelbar einen Mehrwert bringen. Solche Geschäftsprozesse sind unverzichtbar und ihr Funktionieren ist von entscheidender Bedeutung, da sie für Einnahmen sorgen. Daneben gibt es die unterstützenden Prozesse, die nicht unbedingt für das Endprodukt verantwortlich sind, sondern dem gesamten System zu einem reibungslosen Ablauf verhelfen. Dazu gehören zum Beispiel die verschiedenen Marketing- und Kundenbindungskampagnen, die Buchhaltung, das Onboarding der Mitarbeiter und die Auftragsabwicklung. Ohne sie würden selbst die besten Organisationen zusammenbrechen. Integrationsprozesse beziehen sich auf die Integration von Systemen oder Diensten, z. B. zur Orchestrierung von Microservices oder zur Gewährleistung der Konsistenz bei der Fernkommunikation.
Wie findest du die richtigen Geschäftsprozesse?
Als Teil des modernen Geschäftsprozessmanagements ist Process Mining besonders geeignet, um Prozessabläufe zu entdecken, indem es leicht verfügbares Wissen aus den Ereignisprotokollen von Informationssystemen extrahiert. Process Mining verschafft Unternehmen einen vollständigen Einblick in die tatsächliche Funktionsweise von Prozessen. Mit diesen Erkenntnissen können Unternehmen dann die richtigen Kandidaten für die Prozessautomatisierung identifizieren. Process Mining ermöglicht es Unternehmen, Arbeitsabläufe vollständig und genau auf der Grundlage von Fakten zu analysieren und Engpässe, Abweichungen und ineffiziente Arbeitsabläufe zu erkennen, die automatisiert werden sollten.
Welche Möglichkeiten und Arten von BPA gibt es?
BPA-Tools sind für die Automatisierung und den Kontrollfluss von mehrstufigen Prozessen zuständig. Verschiedene Geschäftsbereiche haben spezifische Automatisierungsbedürfnisse und diese Bedürfnisse können durch spezialisierte Prozessautomatisierungssoftware erfüllt werden, die komplexe, von mehreren Systemen abhängige Schritte in effektive Automatisierung umwandelt. Die verschiedenen BPA-Tools stellen die jeweils fehlenden Schnittstellen zwischen Systemen und Software bereit, die bisher von Menschen besetzt waren. Ihr Vorteil liegt in ihrer Fähigkeit, auf verschiedenen Arten von Infrastrukturen zu laufen, z. B. am Netzwerkrand oder am Rand, wo Geschäftsentscheidungen getroffen werden, und in Cloud-Umgebungen, die nach Bedarf skaliert werden können.
Business Process Management (BPM)
Was Gartner als "Intelligent Business Process Management (iBPM)" bezeichnet, nutzt im Wesentlichen ein Business Process Management (BPM)-Tool und reichert es mit zusätzlicher Künstlicher Intelligenz (KI) und/oder ähnlichen Cloud-Funktionen an. Um die digitale Transformation erfolgreich zu bewältigen, müssen das Geschäftsprozessmanagement und seine Bausteine als Katalysatoren in den verschiedenen Phasen des Wandels verstanden werden - von der Initialzündung über das Prototyping und die Operationalisierung bis hin zur Automatisierung und Skalierung der Prozesse. Als konsolidiertes Werkzeug nutzt iBPM Geschäftsregeln, Big Data Mining, maschinelles Lernen, Cloud Computing und künstliche Intelligenz (KI).
Robotic Process Automation (RPA)
Eine Automatisierung ohne Änderungen an Altsystemen ist spätestens seit der Einführung von RPA (Robotic Process Automation) möglich. RPA bietet seinen Nutzern die Möglichkeit, beliebige regelbasierte Prozesse oder einzelne Abschnitte mit Hilfe von digital lesbaren Eingaben durch sogenannte Software-Roboter ausführen zu lassen, die die menschliche Interaktion mit den Systemen imitieren. Dabei handelt es sich um maßgeschneiderte Programme, die, sobald sie programmiert sind, selbstständig auf den Computern des Unternehmens und innerhalb der gewünschten Anwendungen arbeiten, so wie es ein Mitarbeiter tun würde.
Digitale Prozessautomatisierung (DPA)
Die Entwicklung von BPM (Business Process Management), das sich auf die Optimierung von Geschäftsprozessen für mehr Effizienz und eine schlankere Ausführung konzentriert, führte zuDPA (Digital Process Automation), wie wir sie heute kennen. Bei DPA geht es um die Erstellung und Implementierung von Anwendungen und Workflows, die fehlende Schnittstellen zwischen Altsystemen rationalisieren und automatisieren. DPA-Softwarelösungen umfassen Anwendungen, die eine Brücke zwischen Systemen und Nutzern schlagen und den Workflow vereinfachen, der den manuellen Geschäftsprozess ersetzt. Bei DPA geht es zuerst um die Digitalisierung und dann um die Automatisierung, um eine kundenorientiertere Arbeitsweise als oberste Priorität zu ermöglichen. Tatsächlich geht es bei DPA nicht nur um die Mitarbeiter, sondern vor allem um den Kunden.
Werkzeuge für die Integrationsplattform als Dienst (iPaaS)
Integrationsplattform-as-a-Service (iPaaS)-Angebote wie Zapier oder Integromat bieten grundlegende Funktionen für die Implementierung von Prozessablauflogik. Die intelligente Plattform für die Automatisierung ist eine Cloud-Software für verschiedene Integrationsszenarien wie Datenintegration, Systemintegration, hybride Integration und für die Verwaltung des Integrationsflusses innerhalb der Cloud. iPaaS löst viele der Herausforderungen, mit denen Unternehmen bei der Arbeit mit verschiedenen Geschäftsabläufen konfrontiert sind: von der Konsolidierung vorhandener Daten über die Integration neuer Daten bis hin zur Verwaltung aller Informationen unter einem Dach. IPaaS ist eine relativ neue und revolutionäre Art der Geschäftsprozessautomatisierung und eignet sich aufgrund des einfachen Zugangs, des ausgelagerten Service und der geringen Hürden ideal für den Einstieg in die BPA.
Intelligent Process Automation (IPA)
Intelligent Process Automation (IPA) - von Analyst Gartner auch gerne als Hyperautomatisierung bezeichnet - ist die Kombination von Technologien und Software, die digitale Prozesse verwalten, automatisieren und integrieren. Zu den wichtigsten Technologien, die IPA ausmachen, gehören digitale Prozessautomatisierung (DPA), robotergestützte Prozessautomatisierung (RPA) und künstliche Intelligenz (KI). Durch die Kombination von KI und verwandten Techniken wie Computer Vision, kognitive Automatisierung und Deep Learning mit RPA entstehen noch bessere Automatisierungsmöglichkeiten, die den Unternehmen einen noch größeren Nutzen bringen.
Cloud Automation
Die Bereitstellung und Ausführung von Unternehmens-Workloads in der Cloud ist ein zeitaufwändiger Prozess, da er manuell erfolgt. Die ordnungsgemäße Implementierung der Cloud-Automatisierung spart nicht nur Zeit und Geld, sondern ist auch schneller, sicherer und skalierbarer als die manuelle Ausführung von Aufgaben. Dies liegt daran, dass Unternehmen zuverlässigere, automatisierte Arbeitsabläufe erstellen können. Cloud-Orchestrierungstools können die Bereitstellung und Verwaltung von Arbeitslasten kodifizieren, so dass Routineprozesse in Zukunft einfach wiederholt werden können.
Herstellen oder kaufen
Neben der Frage, ob sie die Automatisierung ihrer Geschäftsprozesse selbst in die Hand nehmen und das entsprechende Know-how intern aufbauen oder extern einkaufen, denken alle Unternehmen, die Automatisierung nachhaltig betreiben wollen, auch über den Aufbau eines eigenen Center of Excellence (CoE) nach. Ein etabliertes Center of Excellence vereinfacht die Weiterentwicklung und Implementierung von Automatisierungstechnologien wie RPA oder iPaaS und beschleunigt den Einsatz fortschrittlicher, KI-getriebener Techniken und steigert den Automatisierungsgrad kontinuierlich.
Schlussfolgerung zur Automatisierung von Geschäftsprozessen
Die Automatisierung von Geschäftsprozessen ist nicht mehr nur ein Luxus für größere Unternehmen, sondern für jede Unternehmensgröße zu einer unverzichtbaren Voraussetzung für den weiteren Erfolg geworden. Welche Lösung zur Geschäftsprozessautomatisierung die richtige ist, hängt entscheidend von den Anforderungen und der strategischen Zielsetzung ab. Generell bietet die Geschäftsprozessautomatisierung jedoch eine Reihe von Vorteilen, wie z.B. verbesserte Produktivität, erhöhte Prozesstransparenz, geringere Kosten, schnellere Prozessausführung und effektivere Nutzung der Mitarbeiterressourcen. Die Geschäftsprozessautomatisierung schafft effektive, effiziente Prozesse und reduziert gleichzeitig die Möglichkeit von Fehlern erheblich.
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