Warum Automatisierungsinitiativen scheitern: Die Do's & Don'ts

Weltweit starten Unternehmen Automatisierungsinitiativen, um ihre jeweiligen Geschäftsprozesse zu verbessern und zu automatisieren. Leider hat nicht jede Initiative ein Happy End. Laut einer EY-Studie scheitern etwa 30 bis 50 % der RPA-Initiativen. Das ist eine ziemlich hohe Zahl, da wirst du uns wohl zustimmen.

Was also haben diese gescheiterten Automatisierungsprojekte gemeinsam? Und noch wichtiger: Was haben alle erfolgreichen Automatisierungsinitiativen gemeinsam?

Um diese Fragen zu beantworten, haben wir uns entschlossen, eine Liste mit Do's und Don'ts zu erstellen, die Ihnen hilft, sich auf die guten Praktiken zu konzentrieren und die Ansätze zu vermeiden, die sich negativ auf Ihre Automatisierungsinitiative auswirken könnten. Lesen Sie weiter.

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Die Do's einer jeden Automatisierungsinitiative 

Beginnen wir mit den Maßnahmen, die den Erfolg Ihrer Automatisierungsinitiative sicherstellen können.

Erstellen eines Prozess-Backlogs

Ein detaillierter Überblick über einen Prozess ist wichtig, um ihn zu verstehen, was dir letztendlich helfen kann, zu erkennen, ob du etwas falsch machst. Die Erstellung eines detaillierten Backlogs kann dir dabei helfen, das Gesamtbild sowie einige Details zu erkennen, die du vielleicht übersehen hast. Am wichtigsten ist jedoch, dass Du einen detaillierten Überblick über die Schritte erhältst, die du zur Automatisierung deines Geschäftsprozesses unternehmen musst.

Bei der Erstellung eines Backlogs musst du mehrere wichtige Fragen beantworten:

• Wie ist der Prozess strukturiert?
• Gibt es Engpässe, und wie kann man sie beseitigen?
• Was ist anders als bei anderen Verfahren? Wie ist der vorliegende Prozess einzigartig?
• Wer ist an diesem Prozess beteiligt und wie?

Awareness-Kampagnen für Automatisierung durchführen

Wenn du dich entschlossen hast, eine Automatisierungsinitiative in deinem Unternehmen zu starten, ist es sehr wichtig, das Bewusstsein dafür zu schärfen, damit deine Mitarbeiter keine negativen Gefühle gegenüber der Initiative entwickeln. Die Einführung der Automatisierung ist eine bedeutende Veränderung, und wenn du den Mitarbeitern hilfst, das wahre Wesen der Automatisierung zu verstehen, können sie sie schneller annehmen und sogar daran interessiert sein, mehr zu lernen. 

Strategie-Workshops durchführen

Für die Ausarbeitung einer Strategie zur Automatisierung eines Geschäftsprozesses ist mehr als eine einzelne Person erforderlich. Idealerweise sollten alle am Prozess beteiligten Personen an Workshops teilnehmen können, die ihnen helfen, ihren Beitrag zu leisten. Schließlich verstehen sie ihre Schritte im Prozess wahrscheinlich besser als jeder andere.

Alle Stakeholder einbeziehen

Es ist wichtig, so viele Beteiligte wie möglich einzubeziehen - idealerweise alle. Nur wenn du alle einbeziehst, kannst du eine umfassende Lösung für die Automatisierung eines Geschäftsprozesses finden, ohne den Prozess häufig anpassen zu müssen.

Organisiere eine gut strukturierte Prozessentdeckung und -abbildung

Vor der Automatisierung des Prozesses ist es wichtig, ihn abzubilden, damit du seine Ziele und den gesamten Prozessablauf klar definieren kannst. Doch bevor man ihn abbildet, muss man manchmal erst einmal verstehen, wie der Prozess überhaupt funktioniert, was mit einer Reihe von Techniken geschieht, die gemeinhin als Prozesserkennung bekannt sind.

Hier kannst Du sehenwie wir eine Prozessaufnahme für einen Kunden durchgeführt haben.

Die Prozessfindung sollte einer bestimmten Struktur folgen, um erfolgreich zu sein. Wir haben eine Design Sprint Weekausschließlich für Automatisierungsprojekte entwickelt, die aus viertägigen Sitzungen besteht, wobei jeder Tag mit einer anderen Aktivität verbunden ist. Am ersten Tag zum Beispiel arbeiten die Teilnehmer nur daran, die Herausforderung zu verstehen und weiter zu definieren. Der zweite Tag ist für die Skizzierung und die Entscheidung über das weitere Vorgehen vorgesehen, und der dritte Tag ist für das Prototyping reserviert. Der letzte Tag ist dem Testen des Prototyps gewidmet.

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Die Do's und Don'ts einer jeden Automatisierungsinitiative 

Sehen wir uns einige der Dinge an, die du nicht tun oder anders machen solltest, um ein Scheitern deiner Automatisierungsinitiative zu vermeiden.

Automatisiere nicht um der Automatisierung willen

Verschwende keine Zeit damit, einen ganzen Prozess zu automatisieren, nur um zu sagen, dass du Automatisierung nutzt, denn am Ende könntest du viele Ressourcen und Zeit verschwenden, nur um festzustellen, dass die Automatisierung nicht wirklich etwas zum Arbeitsablauf beiträgt. Am besten beginnst du zunächst mit einem Proof of Concept und entscheidest dann, ob es sinnvoll ist, einen Prozess zu automatisieren oder nicht.

Konzentriere Dich nicht nur auf eine Technologie und verpasse dabei den Blick für alle Möglichkeiten

Wenn beider Automatisierungsinitiative eine Technologie oder einen Ansatz verwendet wird, verpasst du möglicherweise einige der Möglichkeiten, die andere Technologien bieten. Selbst wenn du mit der von dir verwendeten Technologie erfolgreich bist, kannst du den automatisierten Prozess noch verbessern, wenn du dich entscheiden, alternative Lösungen und Möglichkeiten in Betracht zu ziehen. 

Entwickle die Nachfrage nicht, indem Du Dich an Abteilungen wendest

Sobald Dein Unternehmen eine Automatisierungsinitiative startet, hast Du vielleicht den Drang, Dich an verschiedene Abteilungen zu wenden und Automatisierung anzubieten. Das ist jedoch auf lange Sicht nicht skalierbar, da Du möglicherweise nicht genug Zeit und Energie für jede Abteilung aufbringen kannst. Vor allem brauchen einige von ihnen die Automatisierung vielleicht gar nicht.

Vermeide es nicht, Deine Mitarbeiter über die Automatisierung zu informieren und zu schulen

Wenn Du mit dem Konzept der Automatisierung und allem, was damit zusammenhängt, vertraut bist, bist Du vielleicht einer der wenigen in Deinem Unternehmen. Viele Deiner Kollegen wissen vielleicht noch nicht einmal, was das bedeutet, geschweige denn, dass sie das Potenzial verstehen. Genau deshalb ist Aufklärung so wichtig.

Wir verstehen den Drang, auf Aus- und Weiterbildung zu verzichten - es kostet und dauert. Außerdem denkst du vielleicht nicht, dass deine Mitarbeiter eine Ausbildung oder Schulung benötigen. In Wirklichkeit werden die meisten von ihnen irgendwann mit der Automatisierung in Berührung kommen, und es ist wichtig, sie im richtigen Umgang damit zu schulen.

Zögere nicht, um externe Hilfe zu bitten

Wenn du eine firmeninterne Automatisierungsinitiative startest, könntest du auf einige Hindernisse stoßen, die einen Automatisierungsexperten erfordern. Daher solltest du in Erwägung ziehen, einen Automatisierungsberater oder eine Automatisierungsagentur zu beauftragen, um sicherzustellen, dass du den richtigen Weg einschlägstn und alle Fallstricke vermeiden.

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Abschließende Überlegungen

Der Start einer Automatisierungsinitiative ist für jedes Unternehmen eine große Herausforderung. Deshalb ist es wichtig zu wissen, welche Methoden und Strategien am erfolgreichsten sind, und diese auszuprobieren. 

Deshalb haben wir einige der wichtigsten Do's und Don'ts vorgeschlagen, um dir den Weg zu einer erfolgreichen Automatisierung aufzuzeigen. Wenn du immer noch Schwierigkeiten hast, deine Initiative in Gang zu bringen, und ihren Erfolg maximieren wollen, kannst du dich gerne mit uns in Verbindung setzen.