Eine effiziente Prozessaufnahme ist einer der am meisten unterschätzten Faktoren für eine erfolgreiche Automatisierungsstrategie. Der Prozess des Upskillings kann in den ersten Projekten noch manuell durchgeführt werden. Für eine dauerhaft gut gefüllte Prozesspipeline sollte aber auf jeden Fall eine Kombination aus Upskilling & Technologie in Betracht gezogen werden. In den folgenden Abschnitten werden sowohl die manuellen Schritte, die für die Prozessabbildung unerlässlich sind, als auch die Variante advanced ausführlich erläutert.
Die Phase des Unternehmens ist ausschlaggebend
Wir sind große Fans von agilen Methoden. Deshalb hängt das Mittel der Wahl für die Prozessabbildung vom Automatisierungsstand des Unternehmens oder der Abteilung ab. Wenn das Unternehmen noch ganz am Anfang steht, ist Automatisierung ein relativ unbekanntes Thema. Befindet es sich in der Proof-of-Concept-Phase, ist dies ein Indiz dafür, dass eine manuelle Prozessaufnahme und die gezielte Schaffung von Bewusstsein für das Thema Automatisierung das richtige Mittel der Wahl ist.
Wenn bereits mehrere Prozesse automatisiert wurden, wenn das Unternehmen bereits mehr Erfahrung im Umgang mit Prozessautomatisierung hat und wenn es bereits Erfahrung mit der Inbetriebnahme von Prozessen hat, dann sollte das erste, was zu tun ist, darin bestehen, die Prozesspipeline kontinuierlich mit qualitativ hochwertigen Prozessen zu füllen.
Konkretes Beispiel: Prozessanlauf bei einer großen Unternehmensberatung
Die anonyme Unternehmensberatung brachte eine Reihe von Kernprozessen mit, von denen schließlich etwa 15 erfasst und automatisiert wurden. Zu Beginn jeder Prozessaufnahme müssen die Anforderungen des Kunden geklärt werden, um eine gemeinsame Basis zu schaffen. Das war auch in diesem Fall der Fall, der repräsentativ für die meisten regelmäßigen Prozessaufnahmen ist.
Die Kriterien des Unternehmens:
- Verringerung der Komplexität
- ROI-Verbesserung
- Wahl der Automatisierungstechnik
- Erhöhung der Kundenzufriedenheit
- Verringerung der Compliance-Risiken
- Steigerung der Zufriedenheit der Mitarbeiter
Das Beratungsunternehmen befand sich noch am Anfang seiner Arbeit automation journey. Daher beschlossen wir, die Prozesse manuell zu erfassen. Dazu brachten wir einen festen Fragenkatalog in die einzelnen Sitzungen mit den Prozessverantwortlichen ein.
Prozessaufnahmeverfahren:
- Rahmung und Erläuterung des Projekts mit den Prozessverantwortlichen
- Einstündige Prozessaufzeichnung (Tipp: Eine Aufzeichnung hilft, sich während des Gesprächs auf die Fragen zu konzentrieren und den Prozess zu verinnerlichen).
- Erstellung einer High-Level-Prozesslandkarte
- Erstellung einer Zusammenfassung für jeden Prozess (Inhalte: Prozessbeschreibung, Eingangsdaten, beteiligte Akteure, Dauer der Durchführung, Häufigkeit, verbrauchte Zeit für den Prozess pro Jahr).
- Erstellung einer ROI-Berechnung, Technologieübersicht und Nutzenmatrix
Anhand dieser Auswertung konnte sich die zuständige Abteilung einen guten Überblick verschaffen, welche Prozesse für eine Automatisierung geeignet sind und wo die jeweiligen Vorteile liegen. Anschließend wurde ein sogenanntes PDD (Process Design Document) erstellt, das den Entwicklern als Grundlage diente, um die Automatisierung erfolgversprechend umzusetzen.
Dieser Beispielprozess beschreibt die manuelle Variante für Unternehmen, die gerade erst mit dem Thema Prozessautomatisierung beginnen. Wir wollen auch einen Überblick darüber geben, was notwendig ist, um den Prozessaufnahmeprozess zu skalieren, um eine gefüllte Prozesspipeline zu schaffen.
Höhere Qualifikation und Technologie in der Prozesseinführung
Eine überfüllte Prozesspipeline ist einer der größten Schmerzpunkte für viele Unternehmen nach der Proof-of-Concept-Phase. Wir glauben, dass die Automatisierung dieses Aufnahmeprozesses wichtig ist. Unserer Meinung nach ist ein wesentlich unterschätzter Punkt, bei den verantwortlichen Prozessverantwortlichen ein Verständnis für gute Prozesse zu schaffen. Das Verständnis dieser Prozesseigner ist essentiell, um eine qualitativ hochwertige, gut gefüllte Pipeline zu gewährleisten. Selbst ein perfekt automatisierter Prozess der Prozessaufnahme muss mit Input von den Prozessverantwortlichen gespeist werden.
Für die Beschaffung dieser Informationen, die für ein detailliertes Verständnis des Prozesses erforderlich sind, gibt es mehrere Möglichkeiten:
- Spezielle Softwareangebote für die Prozessaufnahme
- Kombinationen aus Formularen, E-Mails, Excel und einer iPaaS-Lösung (z. B. mit Make oder Power Automate).
- Eigene Firmen-App (z.B. mit Appsheet oder PowerApps von Microsoft)
Bei der Skalierung ist die Kombination aus Upskilling des Prozesseigners und einem effizienten automatisierten Prozess entscheidend für den Erfolg. Eine Ausbildung zum Automation Agent oder gar eine Weiterbildung zum Automation Strategist kann hier bereits Wunder bewirken und für eine gut funktionierende und kontinuierliche Automatisierung von Unternehmensprozessen und damit deren Perfektionierung sorgen.
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