HR-Automatisierung: Potenziale und Möglichkeiten

In allen Branchen stehen die Teams der Personalabteilung (HR) vor der Herausforderung, innovativ zu sein und neue Arbeitsweisen zu entwickeln, um die Effizienz bei gleichbleibender Mitarbeiterzahl zu steigern und im Kampf um Talente die Nase vorn zu haben. Tatsächlich verbringen große und kleine HR-Teams jeden Tag viel Zeit mit administrativen Aufgaben: Lebensläufe sichten, Zeiterfassungsbögen konsolidieren, Berichte erstellen, Mitarbeiter unterrichten, Fragen zu Richtlinien beantworten, Urlaubs- und Elternzeitanträge bearbeiten, Gehaltsabrechnungen vorbereiten usw. Hier liegt eine Menge Potenzial für die Automatisierung interner Arbeitsabläufe verborgen.

Trotzdem tun sich die Personalabteilungen immer noch schwer mit der Automatisierung in ihrem Bereich. Das mag auch an den vielen Artikeln liegen, in denen sie immer wieder mit Aussagen wie "Roboter stehlen Arbeitsplätze" konfrontiert werden. Doch die Sorge ist unbegründet. Die so genannte Prozessautomatisierung ist nichts, wovor man sich fürchten muss, sondern eine große Chance für Personalverantwortliche, ihren Einfluss auf den Geschäftserfolg zu erhöhen und die Beschäftigten besser zu unterstützen.

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HR-Automatisierung

HR-Automatisierung ist der Einsatz digitaler Technologien, um menschliche Eingriffe in Routineaufgaben und Mitarbeiterprozesse auf ein vernünftiges Maß zu reduzieren. Durch die Automatisierung von Aufgaben und Prozessen können die Teams der Personalabteilung Zeit und Geld sparen, die Fairness und die Einhaltung von Vorschriften erhöhen und das Gesamterlebnis der Mitarbeiter verbessern. Wenn wir über HR-Automatisierung sprechen, ist es wichtig zu bedenken, dass wir es mit zwei Gruppen zu tun haben, die unterschiedliche Perspektiven haben: Das HR-Team, das in der Automatisierung eine Arbeitserleichterung sieht, und die Mitarbeiter und Angestellten, die in der Automatisierung einen anonymen Kontaktpunkt zur Personalabteilung sehen.

Zukunftsperspektive der HR-Automatisierung

Die zahllosen Beispiele aus anderen Funktionsbereichen zeigen, dass die Automatisierung die Personalarbeit nicht überflüssig machen wird - aber sie wird die Rolle der Personalabteilung verändern. Allen Unkenrufen zum Trotz, dass die Automatisierung von HR-Prozessen die Beziehung zwischen HR und Mitarbeitern unpersönlicher machen wird, wird HR stattdessen menschlicher werden. Indem die Mitarbeiter von der Bearbeitung sich wiederholender Anfragen und der manuellen Ausführung der immer gleichen Prozesse befreit werden, haben sie mehr Zeit für beratende Tätigkeiten und die Unterstützung von Managern und Kollegen bei komplexen Problemen. Außerdem können sie sich stärker auf die Sicherung der Zukunft des Unternehmens konzentrieren, indem sie über Strategien zur Optimierung des Employer Branding nachdenken.

Darüber hinaus wird die Personalabteilung immer datengesteuerter. Mehr digitale Berührungspunkte werden im Laufe der Zeit mehr Datenpunkte generieren, die es den Personalleitern ermöglichen, mehr Feedback zu sammeln, die richtige Personalstrategie zu ermitteln und Prozesse zu optimieren. Mehr Daten bedeuten auch, dass HR-Teams reale Einblicke in die Bedürfnisse und Präferenzen ihrer Mitarbeiter gewinnen können - und dann Prozesse auf der Grundlage dieser Erkenntnisse entwickeln können. In diesem Artikel erfahren Sie, wie Sie die HR-Automatisierung in Ihrer Abteilung einführen können!

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Grade der HR-Automatisierung

Die HR-Automatisierung kennt unterschiedliche Reifegrade:

Auf der untersten Ebene gibt es überhaupt keine HR-Automatisierung. HR-Teams arbeiten weitgehend manuell und haben keine digitalen Systeme - im Grunde das Gegenteil von "papierlos". Ein Beispiel wäre ein Onboarding-Prozess, bei dem der Personalleiter jeden neuen Mitarbeiter durch jeden Schritt begleiten muss, vom Papierkram über die Systemschulung bis hin zur Kontoeinrichtung.

Auf der nächsten Ebene gibt es einen gewissen Grad an aufgabenbezogener Automatisierung. Benachrichtigungs-E-Mails über den Verfall von Urlaubsansprüchen werden automatisch verschickt oder Gehaltsabrechnungen werden automatisch erstellt.

Auf der dritten Ebene helfen automatisierte Self-Services den Mitarbeitern, die richtigen Informationen zu finden, und ermöglichen ihnen, einige Aufgaben selbst zu erledigen. Das kann eine Änderung der Bankverbindung sein, ein schneller Blick auf den Urlaubssaldo oder die Eingabe von Stunden in einen Stundenzettel.

Die vierte Stufe bietet die Automatisierung ganzer Prozesse.

Indem verschiedene Systeme miteinander verbunden werden, kann ein Prozess ausgeführt werden, ohne dass ein Mensch jeden Schritt überwachen und auslösen muss. Beim Onboarding zum Beispiel wird der gesamte Prozess automatisiert, von der Bestellung von Arbeitsmaterialien über die Einrichtung von Konten bis zur Unterzeichnung von Papieren.

Automatisierungstypen

Es gibt verschiedene Möglichkeiten, wie Unternehmen die Automatisierung ihrer HR-Prozesse realisieren können. Ähnlich wie bei der Wahl des Reifegrads haben es die Unternehmen auch hier in der Hand, den Weg - und damit den Umfang - selbst zu bestimmen.

Systemintegrierte Automatisierung

Die systemintegrierte Automatisierung nutzt Funktionen, die in reguläre Geschäftsanwendungen integriert sind. Hier konzentriert sich die Automatisierung auf eine Reihe von funktionalen Aufgaben. Eine Zusammenarbeit zwischen den verschiedenen Systemen findet selten oder gar nicht statt und steht daher einem ganzheitlichen Automatisierungsansatz im Weg. Zu den Werkzeugen gehören Projektmanagement-Software, Personalinformationssysteme oder Human Resource Information Systems (HRIS), Gehaltsabrechnungssysteme und Bewerbermanagementsysteme bzw. Applicant Tracking Systems (ATS).

Beispiele für systemintegrierte Technologien sind Personio und Workday. Personio unterstützt Personalabteilungen mit digitalisierten Cloud-Lösungen von der Personalbeschaffung über die Verwaltung von Mitarbeiterdaten bis hin zum Employee Self Service. Zu den Stärken der Anwendung gehören der große Funktionsumfang und der hohe Automatisierungsgrad, der den Verwaltungsaufwand auf ein Minimum reduziert, zum Beispiel im Bereich des Bewerbermanagements oder der Gehaltsabrechnung.

Beispiel Orderbird

So hat sich beispielsweise die Orderbird AG, die mit ihrem iPad-Kassensystem mehr als 10.000 Einzelgastronomen in Deutschland, Österreich, der Schweiz und Frankreich betreut, für Personio entschieden, weil sie damit nicht nur eine Lösung für ihr Recruiting, sondern auch eine Vielzahl wichtiger personalwirtschaftlicher Softwarefunktionalitäten in einer tool. Mit der tool , die alle relevanten Mitarbeiterdaten speichert und verwaltet, gehören unnötige zeitraubende Schritte der Vergangenheit an. Eine Vielzahl von Daten muss nicht mehr übertragen werden, da die Übertragung automatisiert erfolgt. Neben der Zeitersparnis hat sich auch die Konsistenz der Daten verbessert. In der Vergangenheit führten unterschiedliche Excel-Tabellen mit inkonsistenten Mitarbeiterdaten zu Verwirrung im Team. Außerdem ging oft viel Zeit verloren, weil die Daten immer wieder abgeglichen werden mussten. Das Problem setzte sich in der Kommunikation fort, denn die ineffizienten Tabellen führten zu langwierigen Diskussionen bei der Klärung von Daten. Mit Personio spart die orderbird AG nun im Schnitt 20 Prozent der Zeit, die sie für HR-Aufgaben aufwendet.

Beispiel Ausgabetheke

Um eine skalierbare Grundlage für das Personalmanagement zu schaffen, wandte sich Spendesk, eine All-in-One-Plattform für das Ausgabenmanagement, ebenfalls an Personio. Um seine HR-Funktion schnell und international zu skalieren, brauchte Spendesk ein rationalisiertes System, das die bisherigen Tools zur Verfolgung der Mitarbeiterhistorie, der Onboarding-Aufgaben, der Neueinstellungen und des zukünftigen Onboardings, die über mehrere Plattformen verteilt waren, ersetzt. Das System musste auch die Personalanforderungen in mehreren Ländern erfüllen. Spendesk hat jetzt saubere und leicht zu findende Daten an einem Ort. Darüber hinaus erleichtert Personio dem HR-Team von Spendesk die Durchführung von Umfragen, die Analyse von Daten für bestimmte Mitarbeitergruppen, die Erstellung von Berichten und die Vorbereitung der Gehaltsabrechnung.

Workday bietet Lösungen für das Ausgabenmanagement, das Talentmanagement, die Geschäftsplanung, die Personalplanung und die Lohn- und Gehaltsabrechnung und setzt auf maschinelles Lernen, um die Fähigkeiten von Mitarbeitern zu erkennen und Erkenntnisse zu gewinnen, die es Unternehmen ermöglichen, schneller fundierte Entscheidungen zu treffen. Durch die Automatisierung regelmäßiger Aufgaben gewinnen Manager/innen Zeit, um sich verstärkt strategischen Aufgaben zu widmen.

Netflix Beispiel

Netflix zum Beispiel, ein Anbieter von abonnementbasierten Online-Streaming-Inhalten, entschied sich für Workday, um seinen externen Bestellprozess zu verbessern, den Abschluss seiner Geschäftsbücher zu automatisieren und seinen Finanzabschluss schneller durchzuführen. Durch die Abschaffung von Tabellenkalkulationen als Datenquellen oder manuellen Abstimmungen wurden die Geschwindigkeit und Genauigkeit der Periodenbuchungen erhöht. Durch die Automatisierung verschiedener Prozesse entfällt nun die Notwendigkeit, separate Anwendungsumgebungen in Google Sheets, Microsoft Excel und Integrationen zu verwalten. Darüber hinaus wurde die Skalierbarkeit der Finanzvorgänge verbessert.

Systemübergreifende Automatisierung

Aber ein Tool reicht nicht immer aus, um Prozesse zu automatisieren. Systemübergreifende Automatisierung fügt eine Automatisierungsebene hinzu, die alles miteinander verknüpft. Besonders wenn Prozesse und Arbeitsabläufe über mehrere, unterschiedliche Systeme hinweg automatisiert und gestrafft werden sollen, ist eine intelligente Business Process Automation Platform (iPaaS) das geeignete Werkzeug für verschiedene Integrationsszenarien, wie Datenintegration, Systemintegration und hybride Integration. Dabei geht es darum, Datensysteme mit der täglichen betrieblichen Arbeit und den Kommunikationskanälen zu den Beschäftigten zu verbinden. Integromat ist ein solches Tool zur Verbindung von Anwendungen und zur Automatisierung von Arbeitsabläufen mit einem visuellen Builder ohne Code. Es ermöglicht die Verbindung mit jeder API und die Erstellung komplexer Integrationen mit integrierten Apps und Tools, ohne dass du programmieren musst.

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HR-Automatisierung: Automatisierter Onboarding-Prozess

Das Onboarding Mitarbeitern ist ein wichtiger Prozess, der viele Unternehmen vor große Herausforderungen stellt. Eine schlecht oder schlecht organisierte Einarbeitung kann negative Folgen haben. Da sich die Schritte im Onboarding-Workflow eines Unternehmens in der Regel wiederholen, lässt sich dieser Prozess mit alltäglichen Tools leicht automatisieren. Wie bei anderen Geschäftsprozessen geht es auch beim Onboarding um den Austausch von Daten zwischen der Personalabteilung und dem neuen Mitarbeiter. In diesem Fall dient Airtable als Datenbank. Die Einrichtung und Integration erfolgt über Integromat. Der automatisierte Prozess sendet schließlich eine E-Mail mit Links zu Dokumenten und Ressourcen an den neuen Mitarbeiter und weist ihm eine Aufgabe auf der Projektmanagement-Plattform zu. Die Daten des Airtable-Datensatzes werden dann an das Modul Slack > Nachricht erstellen weitergeleitet. Hier erstellt Integromat automatisch eine Willkommensnachricht.

Neue Wege im Recruiting

DasRecruiting technischer Talente ist eine der größten und teuersten Herausforderungen. Recruitment as a Service (RaaS)-Unternehmen setzen zum Beispiel globale Werbekampagnen ein, um Ingenieure und Entwickler aus allen Teilen der Welt zu gewinnen, oder setzen Heerscharen von Recruitern ein, um all die aufgedrehten Kandidaten auf LinkedIn und Xing zu erfassen. Flexiple hingegen hat sich entschieden, die ausgetretenen Pfade zu verlassen, indem es den Rekrutierungsprozess verändert und mit Integromat automatisiert hat. Freiberufler/innen loggen sich in das Self-Service-Web-Dashboard ein, das mit Flexiple's Webflow entwickelt wurde, um neue Angebote zu prüfen. Die Anmeldedaten werden automatisch von Integromat synchronisiert. Wenn sich ein Freelancer für ein Projekt bewirbt, speichert Integromat die Details aus Webflow in Airtable. Anschließend sendet Integromat automatisch eine E-Mail mit der ersten Antwort. Darüber hinaus hat Flexiple auch die Erstellung von Freelancer-Konten und die Aktualisierung von Projektdetails vollständig automatisiert.

Gemischtes Doppel

Außerdem ermöglicht Workato als Enterprise Automation Platform Unternehmen, ihre Anwendungen zu integrieren, Geschäftsprozesse zu automatisieren und Echtzeit-Ergebnisse aus Geschäftsereignissen zu erhalten. Die Plattform nutzt maschinelles Lernen und patentierte Technologien, um die Erstellung und Bereitstellung von Automatisierungen schneller zu machen als herkömmliche Plattformen. Workato setzt außerdem auf eine Mischung aus API- und UI-basierter Automatisierung.

Automatisierte HR Onboarding-Vorlage für das Onboarding von Kunden

ChowNow nutzte die Automatisierungsfunktionen von Workato, um die kostspieligen manuellen Prozesse für das Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern zu automatisieren. Das manuelle Onboarding dauerte etwa 45 Minuten pro Neueinstellung, während das Offboarding etwa 1 Stunde pro entlassenem Mitarbeiter in Anspruch nahm. ChowNow nutzt Workato, um Zenefits, die zentrale Informationsdrehscheibe der Personalabteilung, mit Office 365 und Slack zu integrieren, um die Einrichtungen, die Personalabteilung und die einstellenden Manager mit Updates zu versorgen. Das bedeutet mehr Sicherheit, skalierbare Einstellungen, ein besseres Mitarbeitererlebnis und erhebliche Zeit- und Kosteneinsparungen. Auf diese Weise hat ChowNow erfolgreich 90 Prozent seines Onboarding- und Offboarding-Prozesses automatisiert und so die Produktivität, das Mitarbeitererlebnis und die Sicherheit des Unternehmens erhöht und gleichzeitig die Kosten gesenkt. Darüber hinaus diente der Erfolg von Workato beim Onboarding und Offboarding von Mitarbeitern als Modell für eine neue Automatisierungsmöglichkeit: das Onboarding von Neukunden.

RPA-Automatisierung

Die Automatisierung mittels Robotic Process Automation (RPA) ist eine gängige Wahl für Organisationen mit vielen Routineprozessen, die sowohl manuell als auch repetitiv sind. Da RPA über die Benutzeroberfläche von Anwendungen interagiert, eignet sich diese Form der Automatisierung vor allem für Systeme und Anwendungen, für die es keine Anwendungsprogrammierschnittstelle (API) gibt oder für die die Entwicklung einer entsprechenden Schnittstelle zu komplex und zu teuer ist. Da die Interaktion auf der Benutzeroberfläche einer Anwendung stattfindet, erfordert diese Form der Automatisierung keine Eingriffe in die bestehenden Systeme. Es ist aber auch sinnvoll, RPA- und API-Automatisierungstechnologien zu kombinieren, um einen ganzheitlichen Ansatz zur End-to-End-Automatisierung zu erreichen.  

RPA und API Hand in Hand

Micro Focus hat zum Beispiel RPA eingesetzt, um das Onboarding neuer Mitarbeiter zu automatisieren, indem die UI-basierte Interaktion von RPA mit API-Vorgängen kombiniert wurde. Hier löst ein HR-Mitarbeiter den RPA-Workflow über ein Self-Service-Portal aus. Der Workflow analysiert ein PDF-Formular mithilfe der OCR-Technologie. Dazu verwendet der Bot Office 365-Inhalte, um einen Benutzer im SAP-System anzulegen. Der Bot bewegt sich zwischen mehreren Bildschirmen und ahmt menschliche Handlungen nach. Im letzten Schritt benachrichtigt der Bot den HR-Experten, der für die Einstellung des neuen Mitarbeiters zuständig ist, indem er automatisch eine Chat-Nachricht über die Slack-API versendet.

Dokument-Automatisierung

Die Automatisierung von Dokumenten kann die Bearbeitung von Einstellungsunterlagen, Urlaubsanträgen, Stundenzetteln, Mitarbeiterverträgen und -vereinbarungen viel effizienter machen. Mit Escriba können zum Beispiel automatisierte E-Mails und jede Form von Korrespondenz mit einem Mausklick aus Workday erstellt werden. Vor-Ort- oder Cloud-basierte Systeme können miteinander verbunden werden und die Daten aus den verschiedenen Systemen können im Dokument gemischt werden.

Einfache Dokumentenautomatisierung mit SAP

Mit Escriba Enterprise Document Services (EDS)  können SAP-Benutzer Verträge, Dokumente, E-Mails, Anhänge und Broschüren automatisch aus der SAP-Anwendung heraus erstellen und die zugehörigen Prozesse aufrufen. Die zentral in einer Datenbank gespeicherten Vorlagen und Templates können von allen SAP-Systemen, Modulen und Plattformen genutzt werden. Das vermeidet Redundanzen und vereinfacht die Pflege von Dokumenten- und Textelementen. Die Document Services können sowohl in die traditionelle SAP-GUI als auch in moderne Oberflächen wie SAP UI5 integriert werden. Die Dokumentsprache ist frei wählbar, unabhängig von der aktuell verwendeten Sprache der Benutzeroberfläche. Die ESCRIBA Rule Engine ermöglicht die abstrakte Modellierung des Regelinhalts von Dokumenten und macht Kontexte und Rechtsräume wählbar.

KI-gestützte Automatisierung

KI-gestützte Automatisierung ist in der Lage, auch unstrukturierte Daten als Input zu verarbeiten und hat die Fähigkeit, durch Erfahrung zu lernen, ihr Wissen zu erweitern und vor allem Prognosen zu treffen. Eine Fähigkeit, die HR-Experten besonders schätzen, wenn es um die Fluktuation von Mitarbeitern geht. Denn sie ist ein kostspieliges Problem für Unternehmen. Eine Studie des Center for American Progress hat ergeben, dass die Kosten für die Ersetzung von Mitarbeitern, insbesondere von Führungskräften oder hochbezahlten Mitarbeitern, für die meisten Arbeitgeber erheblich sind. Zu wissen, warum und wann Mitarbeiter/innen am ehesten ausscheiden, ist wichtig für die Entwicklung von Maßnahmen zur Verbesserung der Mitarbeiterbindung und ermöglicht eine vorausschauende Planung bei Neueinstellungen. Durch den Einsatz von maschinellem Lernen (ML) kann HR Analytics herausfinden, wie hoch die Wahrscheinlichkeit ist, dass ein/e Arbeitnehmer/in ausscheidet, welche Indikatoren darauf hindeuten und welche Maßnahmen Unternehmen ergreifen können, um dem entgegenzuwirken, z. B. einen strategischen Bindungsplan für jede Risikobewertungsgruppe.

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Schlussfolgerung zur HR-Automatisierung

Welche Automatisierungstechnologie die richtige ist, hängt maßgeblich davon ab, welche Probleme gelöst werden sollen, welcher Grad der HR-Automatisierung angestrebt wird und wie die System- und Anwendungsszenarien aussehen. In jedem Fall ist es sinnvoll, das Thema in einem HR-Bereich ganzheitlich zu betrachten. Diesen Ansatz verfolgte Bots & People zum Beispiel bei einer Unternehmensberatung, deren Weiterbildungsbereich optimierungsbedürftig war. Gemeinsam mit den Mitarbeitern wurden alle Prozesse unter die Lupe genommen und die von den Mitarbeitern als lästig empfundenen Abläufe festgehalten. Diese Prozesse wurden dann mit dem jeweiligen Prozessverantwortlichen noch einmal unter die Lupe genommen, wobei der Workflow, die Technologie und der jeweilige Business Case eingehend betrachtet wurden. Anschließend wurden die betreffenden Prozesse aufbereitet, die Automatisierungsmöglichkeiten bewertet und in einem Process Definition Document (PDD) für die jeweiligen Prozesse festgehalten. Auf dieser Basis wird dann die Automatisierung der relevanten Prozesse durchgeführt. 

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