Das oberste Ziel jeder Automatisierung ist die Steigerung der Effizienz. Während Vertrieb, Marketing, Buchhaltung, Finanzen und Produktion schon lange in der ersten Reihe der Automatisierungsoffensive von Unternehmen stehen, schlummert noch erhebliches Automatisierungspotenzial und Prozessautomatisierung im Personalwesen wird nicht vorangetrieben. Die Gründe für diese ausgeprägte Zurückhaltung bei allen Automatisierungsbestrebungen liegen sicherlich auch in den Anpassungsschwierigkeiten mancher Mitarbeiter an eine rasante "digitale Revolution". In vielen Fällen fehlt einfach der Automatisierungsgedanke.
Die digitale Transformation ist unaufhaltsam
Die Dynamik, die der Einsatz von künstlicher Intelligenz (KI) und Automatisierungstechnologien in Unternehmen ausgelöst hat, wird weiter zunehmen. Beflügelt von den ersten Erfolgen werden die Unternehmen ihre Investitionen in hybride Automatisierungslösungen deutlich erhöhen. Der zunehmende Automatisierungsgrad wird die Arbeitsweise ganzer Abteilungen verändern. Die Veränderungen, die mit dieser digitalen Transformation einhergehen, implizieren auch ein ganz anderes Profil für HR-Experten in den kommenden Jahren. Für HR-Experten, die sich nicht schnellstmöglich mit den Möglichkeiten innovativer Automatisierungstechnologien auseinandersetzen, könnte der Karrierezug schneller abgefahren sein, als sie denken.
Eine lange Liste von repetitiven Aufgaben
Nur weil Personalabteilungen eigentlich mit Menschen und nicht mit Produkten zu tun haben, heißt das nicht, dass Effektivität und Produktivität nicht der Maßstab für ihren Erfolg sind. Grundsätzlich sollten Personalabteilungen auch die Produktivität ihrer eigenen Mitarbeiter/innen optimieren. Die bestmögliche Leistung soll durch optimale Rahmenbedingungen erzielt werden. Die meisten HR-Organisationen verbringen jedoch immer noch unverhältnismäßig viel Zeit mit manuellen Verwaltungsaufgaben: Bewerbungen prüfen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen verschicken, Verträge aufsetzen oder Gehaltsabrechnungen schreiben, und wenn der neue Mitarbeiter oder die neue Mitarbeiterin erst einmal da ist, braucht er oder sie Netzwerkzugang und Dokumentation. Die Liste der sich wiederholenden Prozesse in der Personalabteilung ist lang.
Mangelnde Prozessoptimierung führt zu geringerer Produktivität
Die Rationalisierung von Prozessen, die Optimierung von Arbeitsabläufen und die Ermittlung neuer Effizienzpotenziale eröffnen den Personalverantwortlichen Raum für die Entwicklung neuer strategischer Ansätze im Personalmanagement. Die Prozessautomatisierung im Personalwesen treibt den Fortschritt voran, indem bestimmte Aufgabenbereiche, in denen Menschen ineffizient, inkonsistent oder risikobehaftet sind, eliminiert werden. Werden vorhandene KI- und Automatisierungslösungen nicht genutzt, kann dies negative Auswirkungen haben, wie etwa eine geringere Produktivität, mehr Fehler, höhere Personalkosten oder eine schlechtere Bewerberauswahl.
Mangelndes Bewusstsein für Automatisierung
Technologien wie maschinelles Lernen (ML) hingegen erleichtern die Auswahl der richtigen Kandidaten, indem sie Top-Talente im Rekrutierungsprozess durch eine automatisierte Suche nach Schlüsselwörtern und anderen Indikatoren schneller identifizieren. Die Automatisierung von HR-Compliance-Prozessen beseitigt Probleme oder Herausforderungen mit Regeln und Richtlinien.
Automatisierungslösungen sorgen für eine sorgfältige Prüfung und Verwaltung personenbezogener Daten in der Personalabteilung. Die Gründe, warum die Prozessautomatisierung in den Personalabteilungen trotz aller bekannten Vorteile meist hinterherhinkt, liegen vor allem im mangelnden Bewusstsein für den Automatisierungsprozess selbst und in der fehlenden Bereitschaft, die eigenen Prozesse kritisch zu hinterfragen. In beiden Fällen liegt die Ursache in mangelndem Wissen über die Möglichkeiten hybrider Automatisierungstechnologien.
Neue Schlüsselkompetenzen sind gefragt
Angesichts der zunehmenden Digitalisierung und Automatisierung in den Unternehmen einerseits und der Nachfrage nach mehr technischen Fähigkeiten in der Belegschaft andererseits, ist es in vielen Personalabteilungen fünf vor zwölf, was die notwendigen technischen Fähigkeiten im Unternehmen angeht.
Zunehmend gefragt sind Schlüsselkompetenzen, mit denen HR-Mitarbeiter/innen oft nicht vertraut sind, vor allem ein Verständnis für Geschäftsprozesse und Organisationen als komplexe Systeme und die Optimierung von Systemen durch Automatisierungstechnologien. Grundlegende Kenntnisse über die Anwendung und Beherrschung innovativer Technologien sind für jeden HR-Sachbearbeiter heute die Eintrittskarte zum Karriereaufzug oder zumindest zu einem Platz im zukunftssicheren Jobexpress.
Große Qualifikationslücken in den eigenen Reihen des Unternehmens
Während technologische Fähigkeiten heute ganz oben auf der Agenda der Arbeitgeber stehen, da jede Art von Technologie natürlich Mitarbeiter/innen benötigt, die sie nutzen, warten, reparieren und konfigurieren können, sind diese Fähigkeiten im HR-Bereich derzeit Mangelware. Im Moment, so scheint es, ist die Personalabteilung nicht auf die erheblichen Qualifikationslücken in ihren eigenen Reihen vorbereitet, die durch Automatisierung und Digitalisierung entstehen. Das fehlende Verständnis für die Auswirkungen von Automatisierung und Digitalisierung auf die Arbeit in der Personalabteilung und auf das Anforderungsprofil der Beschäftigten sowie das mangelnde Wissen über Schulungs- und Entwicklungsmöglichkeiten verlangsamen vielerorts die Lösung des Qualifikationsproblems im HR-Bereich. Erschwerend kommt hinzu, dass die Automatisierung schneller voranschreitet, als das unternehmensinterne Wissen, das zu ihrer Unterstützung benötigt wird, wächst. Den Unternehmen stehen jedoch verschiedene Möglichkeiten zur Verfügung, um die Qualifikationslücken zu schließen. Sie können sich außerhalb des Unternehmens umsehen und neue Mitarbeiter/innen mit den richtigen Fähigkeiten einstellen. Sie können aber auch intern die benötigten Fähigkeiten aufbauen, indem sie ihre Mitarbeiter/innen durch entsprechende Schulungen auf neue Rollen und Aufgaben vorbereiten.
Automation Academies schließen Skill-Gaps
Angesichts des bekannten Mangels an Fachkräften mit den notwendigen technischen Fähigkeiten ist die externe Ausbildung von HR-Mitarbeitern zu Automatisierungsexperten sicherlich der effektivste Weg. Die Automatisierungsgrundlagen können bei verschiedenenDigitalisierungsakademien in Online-Kursen oder bei einer Automation Academy wie Bots & People ohne große Vorkenntnisse erlernen. Doch so wie sich die Fähigkeiten der Mitarbeiter verändert haben, so hat sich auch die Schulungsmethodik einer Automatisierungsakademie wie Bots & People verändert. Heute werden modernste Lerntechnologien und -methoden mit einer ganzheitlichen Technologieperspektive kombiniert, um die für die Automatisierung von Prozessen erforderlichen Fähigkeiten aufzubauen. Interaktive Kollaborationstools wie Microsoft Teams verwandeln das Klassenzimmer in einen virtuellen Raum zum Lernen.
Objektiver Automatisierungsarchitekt oder Automation Strategist
Das monolithische, eindimensionale Verständnis von Automatisierungstraining mit einem sehr starken Produktfokus weicht einem herstellerunabhängigen, system- und produktübergreifenden Training mit Blick auf den hybriden Einsatz verschiedener Automatisierungstechnologien. Ziel des Trainings ist es, HR-Mitarbeiter zu Automatisierungsarchitekten und/oder Automatisierungsstrategen auszubilden. Primäres Ziel ist es, ein Automation Mindset zu vermitteln, das den Mitarbeiter befähigt, Prozesse zu erkennen, zu analysieren, zu bewerten und letztlich zu automatisieren. Es geht darum, die Möglichkeiten der Automatisierung im Unternehmen und den potenziellen Nutzen zu verstehen. Mit dem 360°-Training können auch HR-Mitarbeiter und Mitarbeiter kleinerer Unternehmen ohne Center of Excellence in die Prozessautomatisierung einsteigen und einzelne Prozesse automatisieren.
Es geht um mehr als nur um die Vermittlung von Grundkenntnissen
Die Fort- und Weiterbildung von HR-Mitarbeitern zu Automatisierungsexperten ist ein geeignetes Mittel, um dem Fachkräftemangel entgegenzuwirken und die Qualifikationslücke in den HR-Abteilungen zu schließen. Denn eine 360°-Weiterbildung befähigt Mitarbeiter/innen mit einer neu erworbenen Automatisierungsmentalität und umfassenden Automatisierungskenntnissen, die Prozesse ihrer Abteilung durch einen hybriden Einsatz von Technologie noch effektiver zu automatisieren und die Effizienz ihrer Arbeit zu steigern.
Dabei geht es nicht ausschließlich um die Vermittlung von Grundfertigkeiten der Digitalisierung und Automatisierung. Vielmehr geht es darum, durch den vernetzten Einsatz von Prozessautomatisierung in den Personalabteilungen, aber auch im gesamten Unternehmen, die Qualität der Arbeitsplätze und die Zufriedenheit der Mitarbeiter zu verbessern - entgegen der weit verbreiteten Ansicht, dass Automatisierung Arbeitsplätze vernichtet. Denn das ist eigentlich die Kernaufgabe von HR.
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