Kostensenkung, geringere Fehlerquote und verbesserte Compliance sind nur einige Beispiele für die erfolgreiche Automatisierung verschiedener Unternehmensprozesse. Solche Prozessoptimierungen machen Unternehmen nicht nur effektiver, sondern stärken auch ihr Fundament. Krisen - wie die Corona-Pandemie - lassen sich mit Formen der Prozessautomatisierung viel erfolgreicher bewältigen. Erfahren Sie hier, welche Bedeutung die Prozessautomatisierung in Zukunft haben wird.
Hier begegnest du der Automatisierung im Alltag
Bereits in diesem Jahr setzen rund drei Viertel aller Unternehmen Software-Roboter zur Prozessautomatisierung ein. Diese werden in einer Vielzahl von Bereichen eingesetzt: Zum Beispiel bei der Bearbeitung von E-Mails, in der Kundenbetreuung, im Verkauf oder in der Finanzabteilung.
Dennoch bleibt das Thema für viele noch ein ungreifbares Mysterium. Prozesse werden bereits automatisiert, aber das Wissen über die allumfassende Prozessautomatisierung ist noch sehr zentriert und wenig differenziert. So wird zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA) oft synonym mit Prozessautomatisierung im Allgemeinen verwechselt, obwohl es eigentlich nur ein Baustein des großen Ganzen ist. Andere wichtige Aspekte sind z.B., Process MiningAPI-Automatisierung, Cloud-Automatisierung mit iPaaS, KI, maschinelles Lernen, etc. Die gemeinsame Nutzung auf der Basis einer Automatisierungsstrategie führt letztlich zur vielgepriesenen Hyperautomation.
Die Prozessautomatisierung der Zukunft schafft Win-Win-Situationen
Immer mehr Unternehmen erkennen das Potenzial, das in der Automatisierung von Geschäftsprozessen steckt, aber was genau macht es so attraktiv, die Prozessautomatisierung in Zukunft zu gestalten?
Ein kleines Beispiel:
Stellen Sie sich einen unmotivierten Mitarbeiter vor, der sichtlich angeschlagen ist und etwas zu spät zur Arbeit kommt. Er ist unmotiviert, weil sein Schreibtisch mit Arbeit überhäuft ist und jede Woche mehrere Überstunden anfallen. Sogar das Mittagessen und eine erholsame Pause werden wieder einmal gestrichen, um die Arbeit zu bewältigen. Die Folge: Stress, Leistungsabfall und letztlich Fehleranfälligkeit.
Hier kann ein Software-Bot ins Spiel kommen, der den angeschlagenen Mitarbeiter durch die Automatisierung sich wiederholender Aufgaben unterstützt. Dadurch wird der Mitarbeiter deutlich entlastet und kann die gewonnene Zeit und Motivation für wichtige Prozesse und Entscheidungen nutzen. Das Ergebnis ist nicht nur eine deutlich geringere Fehlerquote, sondern sogar die Schaffung von kreativen Entwicklungsmöglichkeiten - sozusagen eine Win-Win-Situation für Unternehmen und Mitarbeiter . Dieses Potenzial scheint bereits in den Führungsetagen deutscher Unternehmen angekommen zu sein:
Eine Studie der FAZ in Zusammenarbeit mit dem Beratungsunternehmen Sopra Steria zeigt, dass 71% der befragten Unternehmen ihre Arbeitsabläufe und die Gesamtheit ihrer Prozesse mit Hilfe von Automatisierung neu ausrichten wollen. Vor allem Finanzunternehmen, das verarbeitende Gewerbe sowie öffentliche Versorgungsbetriebe und Verwaltungen sehen sich zunehmend in der Klemme. Der daraus resultierende Wettbewerbsdruck ist enorm, denn wenn jemand in der Branche anfängt, ist das Rennen gelaufen. Der Gewinner dieses Prozessoptimierungsmarathons wird nicht nur mit mehr Effizienz und Umsatz belohnt, sondern auch mit motivierteren Mitarbeitern und mehr Raum für innovative Denkprozesse.
Alles Gold was automatisiert ist?
Die digitale Transformation ist schnell. Das Tempo, mit dem sich die Technologie entwickelt, ist das Tempo, mit dem die Führungsetagen in den Unternehmen Schritt halten müssen. Der Druck wiegt schwer und schnelle Entscheidungen führen oft zu einer suboptimalen Umsetzung der Automatisierung. Viele Unternehmen wollen alles in einem einzigen Prozess automatisieren oder zu viel Software von verschiedenen Anbietern integrieren. Das schafft Disharmonie in den Prozessen und die eigentlich beabsichtigte Effektivität leidet darunter enorm.
Folglich ist die Prozessautomatisierung nicht per se erfolgversprechend. Es braucht eine funktionierende Infrastruktur, die das nötige Mindset hat, um Automatisierungspotenziale zu erkennen, zu unterstützen und effektiv zu modellieren. Optimal ist es, wenn die einzelnen Teilbereiche, die zu einer gewinnbringenden Automatisierung führen, auf verschiedene Rollen verteilt werden.
Ein umfassender Blick auf die Prozessautomatisierung der Zukunft
Wie bereits erwähnt, erfordert die optimale Einführung der Prozessautomatisierung in der Zukunft eine breit gefächerte Infrastruktur. Erst die Kombination der verschiedenen Rollen ergibt ein effektives Ganzes:
Automation Strategist
Bevor Systeme implementiert werden können, müssen Prozesse, die automatisiert werden können, identifiziert und bewertet werden. Als Allrounder auf dem Gebiet der Automatisierung kennt der Automation Strategist alle notwendigen Werkzeuge und plant deren Einsatz. Außerdem koordiniert er das benötigte Team, unterstützt und plant die einzelnen Projektschritte. Auch das Management der Stakeholder gehört zu seinem Aufgabenbereich.
RPA-Entwickler
Die wohl bekannteste Rolle im Bereich der Prozessautomatisierung ist die des RPA-Entwicklers. Während der Automatisierungsstratege das wachsame Auge darstellt, könnte man ihn - bildlich gesprochen - als die schwertschwingende Hand im Kampf gegen repetitive Prozesse bezeichnen. Sein Aufgabenbereich umfasst Low-Code RPA-Tools, Prozessdokumentation und die Programmierung von Software-Robotern.
Ingenieur für Cloud-Automatisierung
Der Cloud Automation Engineer arbeitet mit Low-Coding-Tools wie Zapier oder Integromat und schreibt bei Bedarf auch benutzerdefinierte APIs, um die Arbeitsabläufe im Unternehmen zu verbessern.
Der große Unterschied zwischen dem Cloud Automation Engineer und dem RPA Developer ist die Wahl der Technologie. Der RPA-Entwickler zieht es vor, in der UI-Automatisierung zu arbeiten. Das bedeutet, dass tatsächliche Klicks simuliert werden. Der Cloud Automation Engineer verbindet Systeme nicht über die Benutzeroberfläche (UI), sondern über API-Schnittstellen. Aktionen werden in der Regel durch einen Trigger ausgelöst. Sein Fokus liegt dabei auf der Cloud-Infrastruktur, da Altsysteme nur selten API-Schnittstellen haben.
Process Mining Architekt
Process mining ist eine Technologie, die sich wie BPM auf das Aufdecken von Prozessen konzentriert. Die Besonderheit: Process mining ist datengetrieben und deckt Prozesse auf der Basis von Logfiles auf. Die Technologie eignet sich besonders als Vorbereitung für eine Prozessautomatisierung. Ein schlanker Prozess mit wenigen Ausnahmen ist ideal für die Automatisierung. Process Mining ist der Röntgenapparat für Geschäftsprozesse.
Der Process Mining Architekt kennt die gängige Software tools für Process Mining und ist in der Lage, die passende process mining Strategie entsprechend der jeweiligen Situation im Unternehmen auszuwählen und umzusetzen. Bei größeren Projekten arbeitet er mit dem Automation Strategist zusammen. Dies ist nur ein kleiner Einblick in die verschiedenen Tätigkeitsfelder rund um die Automatisierung von Geschäftsprozessen.
Das goldene Zeitalter der Automatisierungsexperten
Das von Unternehmensberatungen oder IT-Unternehmen gebündelte Wissen über die Prozessautomatisierung der Zukunft wird derzeit noch teuer verkauft. Oft werden gezielt kleine Prozesse automatisiert, ohne deren Gesamtwert zu ermitteln. Ebenso fehlen meist ein aktives Monitoring sowie eine kontinuierliche Optimierung. Folglich suchen Unternehmen - verbunden mit dem wachsenden Bewusstsein für Automatisierung - verstärkt nach Experten aus der Automatisierungsbranche, die sie für den Aufbau ihrer Infrastruktur nutzen können.
Der Wettlauf in das Zeitalter der Prozessautomatisierung der Zukunft hat bereits begonnen und immer mehr Dienstleister bieten Schulungen und Weiterbildungen in diesem Bereich an. Jetzt liegt es an Ihnen, ob Sie der frühe Vogel sein wollen.
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