Prozessorientierter Ansatz und Vorteile für Unternehmen

Louise
Hallo und guten Morgen. Ein herzliches Willkommen, Volker. Ich freue mich sehr, dich heute in unserem Podcast zu haben. Bitte lass uns damit beginnen, dass du unseren Zuhörern ein wenig über dich und deinen Beruf erzählst.

Volker
Ja, zunächst einmal vielen Dank für die Einladung. Es ist wirklich eine große Freude für mich, heute hier zu sein. Und zu meinem Schwerpunkt, na ja, ich bin für Wirtschaftsinformatik und Unternehmensanwendungsentwicklung zuständig und arbeite an der Hochschule für angewandte Wissenschaften in Ingolstadt, und hier vor allem für die Entwicklung von großen Unternehmenssoftwaresystemen, die ein Unternehmen tatsächlich am Laufen halten.

Louise
Richtig, okay. Und wie sind Sie zu diesem Punkt gekommen? Was hat Sie dazu inspiriert, in diesem Bereich anzufangen und was motiviert Sie, dort zu arbeiten?

Volker
Also, ich bin gebürtiger Informatiker und habe von 1983 bis 88 Informatik mit Nebenfach Betriebswirtschaftslehre studiert. Und durch dieses Nebenfach, Betriebswirtschaftslehre, war ich von Anfang an, sozusagen, sensibilisiert für das Thema It-Systeme. Und dann bin ich zu Siemens gegangen, und da war ich mittendrin in der Umsetzung von Prozessen durch Software.

Und das wurde natürlich durch meinen Wechsel zu SAP noch verstärkt. Ich war also bei Siemens und SAP, zwei großen Playern, und bin 2004 zu SAP gewechselt und habe sowohl bei Siemens als auch bei SAP immer wieder festgestellt, dass die Softwareprojekte zur Implementierung von Prozessen extrem schlechte Ergebnisse lieferten.

Volker
Warum ist das so? Zu langsam, zu teuer, zu fehleranfällig, zu schwierig zu warten, bis zu dem Punkt, an dem die Software nicht mehr gewartet werden kann. Sie kennen das Sprichwort: Never change a running system. Da stellt sich natürlich die Frage, wie man das besser machen kann.

Und als Antwort auf diese Frage hat sich der prozessorientierte Ansatz als innovativer Lösungsvorschlag herauskristallisiert. Und wir werden sicherlich später noch einmal auf PDA zurückkommen. Und ich habe die Abkürzung PDA verwendet, weil es manchmal zu lang ist, diesen Begriff zu wiederholen.

Louise
Ja, darauf werden wir gleich eingehen. Vorher würde ich jedoch gerne ein wenig mehr darüber erfahren, was Sie im Moment tun. Wie Sie sagten, sind Sie an der Universität und halten Vorlesungen, haben aber auch eine Menge praktischer Einblicke.

Zunächst einmal: Was ist Ihr derzeitiger Arbeitsschwerpunkt? Und was, würden Sie sagen, macht die Tätigkeit als Dozent für Sie besonders?

Volker
Okay, der Schwerpunkt liegt also, wie ich bereits erwähnt habe, auf der Entwicklung von wirklich großen, auf Prozessen basierenden Anwendungen. Das ist also mein Hauptthema. Und die Arbeit mit den Menschen ist so inspirierend. Also dieser Austausch mit jungen Leuten, die noch nicht zu sehr von ihrer Karriere oder von ihrer Vergangenheit und anderen Unternehmen geprägt sind, das macht mir sehr viel Spaß. So entstehen in den Diskussionen immer wieder neue Ideen. Und wie gesagt, es macht einfach sehr viel Spaß.

Louise
Okay, dann lassen Sie uns ohne weitere Umschweife zu Ihrem Ansatz kommen, den Sie erwähnt haben. Und wie Sie sagten, haben Sie den Begriff des prozessorientierten Ansatzes in Ihrer Forschung und Praxis geprägt.

Aber bevor wir uns darauf stürzen, würde ich gerne von Anfang an beginnen und eine Art Grundstein legen, damit wir alle auf der gleichen Seite sind, was die Terminologie angeht. Vielleicht können Sie uns zunächst Ihre Definitionen der Begriffe "Digitalisierung" und "digitale Transformation" geben und erklären, wo die Grenze zwischen den beiden Begriffen zu ziehen ist.

Volker
Nun, eigentlich sind das zwei sehr wichtige Begriffe für mich. Ich beginne meine Präsentationen immer damit, diese beiden Begriffe zu erklären, einfach um Missverständnisse zu vermeiden. Es ist also wirklich gut, mit den beiden Begriffen zu beginnen. Beginnen wir mit der Digitalisierung, kurz erklärt. Es geht um die Substitution durch Technologie. Zum Beispiel der Wechsel von Langspielplatten zu CDs oder von Papier zu PDF-Formularen oder zu Webformularen. Wesentlich ist, dass die Geschäftsmodelle und die Prozesse nahezu unverändert bleiben. Die CD war sicherlich ein großer technologischer Fortschritt. Aber was das Geschäftsmodell anbelangt, so verkaufen die Unternehmen weiterhin Tonträger.

Kommen wir nun zur digitalen Transformation. Das ist etwas völlig anderes. Wir definieren sie als eine Neudefinition, die durch die Kreativität der Menschen erreicht wird. Die Menschen spielen also eine sehr wichtige Rolle. Und um in der Musikindustrie zu bleiben, die disruptive Veränderung war das Streaming. Kein Verkauf von Tonträgern mehr. Neue Geschäftsmodelle, die durch neue Prozesse umgesetzt werden. Was sowohl die Digitalisierung als auch die digitale Transformation gemeinsam haben, ist, dass man über Prozesse reden können muss. Die Definition der Begriffe ist die eine Seite der Medaille, aber viel wichtiger sind die Konsequenzen, die sich aus diesen Begriffen ergeben. Warum ist diese Unterscheidung also so wichtig?

Denn gerade die digitale Transformation stellt völlig neue Anforderungen an die Unternehmen, um in dieser neuen Welt zu bestehen. Das ist eine neue, ganz große Herausforderung. Und was sind diese Herausforderungen? Sie lassen sich in einem einfachen Satz zusammenfassen, und der lautet: Innovative Prozesse schnell selbst entwickeln. Es ist nur ein einfacher Satz, aber er umfasst viele Probleme. Gehen wir also diesen Satz Schritt für Schritt durch. Problem Nummer eins: Innovation kann man nicht kaufen, man muss sie also selbst entwickeln. Die Selbstentwicklung ist jedoch für viele Unternehmen eine große Herausforderung. Sie fürchten sie.

Problem Nummer zwei. Es geht um die Umsetzung von Prozessen. Viele Unternehmen sind einfach nicht in der Lage, in vernünftiger Weise über Prozesse zu sprechen. Also ein erster Indikator und ein schneller Test für unser Publikum. Lassen Sie uns das überprüfen. Sind Sie es, unser Publikum? Verwenden Sie BPMN, um Ihre Prozesse zu kommunizieren? Und wenn ja, verwenden Sie wirklich die gesamte Palette der Symbole, die BPMN 2.0 bietet? Das ist also eine einfache Frage, und ich verwende BPMN. Was ist BPMN? BPMN steht für Business Process Model and Notation und ist eine grafische Notation für die Darstellung von Prozessen. Das ist also Problem Nummer zwei. Und es gibt noch ein weiteres Problem.

Problem Nummer drei: Die Geschwindigkeit, mit der Veränderungen stattfinden müssen. In diesen stürmischen Zeiten kann man sich keine langen Entwicklungszyklen in dieser digitalen Welt leisten. In direktem Zusammenhang mit Problem Nummer drei steht ein weiteres wichtiges Merkmal der digitalen Transformation. Die Entwicklung von neuen Geschäftsmodellen. Allerdings wissen wir eigentlich nicht im Voraus, ob ein neues Geschäftsmodell funktionieren wird oder nicht. Das wird sich erst an der Reaktion des Marktes zeigen. Eine Folge der digitalen Transformation ist also, dass wir experimentieren müssen. Mit anderen Worten: Das Experimentieren mit Prozessen ist im Zeitalter der digitalen Transformation unerlässlich.

Spätestens jetzt sollte jedem klar sein, dass wir mit der alten Art der Umsetzung von Prozessen nicht mehr weiterkommen, weil sie einfach zu langsam ist. Diese Unternehmen können in einem sich so schnell verändernden Umfeld gar nicht überleben. Das bringt mich zu meiner persönlichen Schlussfolgerung. Die Unternehmen sind auf diese Probleme in keiner Weise vorbereitet und daher extrem anfällig für Störungen. Der PDA ist eine sehr wichtige Antwort auf diese Herausforderungen. Und um ehrlich zu sein, ist es für mich die einzige überzeugende Antwort. Sie sehen also, dass die Unterscheidung zwischen diesen beiden Begriffen, Digitalisierung und digitale Transformation, wesentlich ist, wenn man auch die Konsequenzen kennt.

Okay, habe ich mich klar ausgedrückt?

Louise
Ich glaube schon. Ich fühlte mich auf jeden Fall ein bisschen, sagen wir mal, ertappt, als Sie BPMN sagten. Wir verwenden es. Verwenden wir die gesamte Palette? Da müsste ich mal nachsehen. Ich denke also, Sie haben da definitiv etwas aufgeschnappt. Und ich denke auch, dass dies ein sehr wichtiger Punkt ist, den Sie ansprechen, denn das Schlagwort der digitalen Transformation ist so allgegenwärtig, und wir verwenden es wahrscheinlich oft auf die falsche Weise.

Volker
Auf jeden Fall.

Louise
Was würden Sie jetzt sagen? Sie sagten, wir befinden uns im Zeitalter der digitalen Transformation, aber würden Sie sagen, dass wir uns im Zeitalter der digitalen Transformation befinden, oder halten wir eher noch an der Digitalisierung fest, an der alten Art, Dinge zu tun? Ich würde also gerne ein wenig darüber erfahren, was Ihrer Meinung nach der Status quo ist, zumindest in Europa.

Volker
Nun, ich denke, es ist nicht nur in Europa, sondern wirklich weltweit. Und in erster Linie ist es die Digitalisierung. Und warum? Lassen Sie mich das erklären. Weil der Fokus immer noch auf Punktlösungen liegt. Bei der ersten Welle der Disruption ging es also nur um das Plattformgeschäft.

Wir alle kennen die von Amazon, Facebook und Apple. Bleiben wir bei Apple. Apple zum Beispiel hat Produkte wie den iPod mit Software verbunden. Und Software wird immer wichtiger, wichtiger als Hardware heutzutage. Nehmen wir ein anderes Beispiel: airbnb. Es hat das Problem der Unterbringung auf Reisen gelöst, obwohl Airbnb selbst keine Immobilien besitzt.

Uber hat das Transportproblem gelöst, ohne selbst ein Fahrzeug zu besitzen. Sie waren in ihrer jeweiligen Branche bahnbrechend, aber sie sind immer noch Punktlösungen. In Zukunft wird es interessant sein zu sehen, was passiert, wenn wir zusammengesetzte Probleme durch die Kombination solcher Punktlösungen lösen. Zum Beispiel die Abwicklung einer gesamten Reise von der Planung über die Buchung bis hin zur Erstellung des Fotobuchs nach der Reise. Dies ist also ein kombiniertes oder zusammengesetztes Problem, das Sie lösen können.

Und das wird durch innovative Prozesse erreicht. Und ich glaube nicht, dass wir schon so weit sind.

Louise
Okay, lassen Sie uns also ein wenig auf die PDA eingehen und wie sie in das Thema der digitalen Transformation passt. Können Sie ein wenig beschreiben, was es bedeutet, einen prozessgesteuerten Ansatz zu haben und wie dies mit dem Thema der digitalen Transformation verbunden ist?

Volker
Nun, um diese Fragen beantworten zu können, müssen wir zunächst genauer beschreiben, was der PDA eigentlich ist. Jetzt kommen wir zum Kern. Der Ansatz ist eine Projektmanagement- und Implementierungsmethodik. Man kann sie also leider nicht kaufen.

Die Methodik basiert auf BPMN-Prozessmodellen und wird für digitale Transformationsprojekte verwendet, um jeden innovativen Prozess zu implementieren. Nach dieser Definition befinden wir uns also genau in der Mitte zwischen Software und IT. Wir sind tatsächlich an der Wurzel der Softwareentwicklung für Prozesssysteme. Im Grunde genommen geht es bei der PDA um eine neue Art der Implementierung von Prozessen in Software.

Lassen Sie uns also die alte mit der neuen Welt vergleichen. Vielleicht verstehen wir das viel besser. In der alten Welt programmieren wir also Prozesse mit all ihren Nachteilen: ineffizient, fehleranfällig, schwer zu warten, unflexibel, überhaupt nicht transparent und die Abhängigkeit von Programmierern. Wenn die Programmierer Ihr Unternehmen verlassen, sind Sie in großen Schwierigkeiten. In der oben erwähnten schnelllebigen Welt können wir uns das einfach nicht mehr leisten. So nenne ich es Steinzeit-Informatik und völlig untauglich für das Zeitalter der digitalen Transformation. Wenden wir uns nun der neuen Welt zu. Sie basiert auf grafischen Prozessmodellen und sie können wie ursprünglich geplant ausgeführt werden.

Und eine passende Software-Architektur. Es geht also nicht nur um BPMN, sondern auch um eine solide Software-Architektur. Die Vorteile sind eine höhere Qualität der Software, höhere Effizienz, Nachhaltigkeit, höhere Flexibilität und höhere Transparenz. Denn Sie sehen alles, Sie sehen, wo Sie stehen, Sie sehen, was die nächsten Schritte sein werden. Und das bringt viele Vorteile, denn wenn man etwas programmiert, ist es in Code gemeißelt und man sieht es nicht.

Mit einem neuen Ansatz kommt man also nie in den Zustand eines sich nie ändernden oder laufenden Systems. Unabhängig davon, wie komplex die Software letztendlich wird, begleitet der Ansatz die Softwareentwicklung von der ersten Sekunde des Projekts an bis zu dem Punkt, an dem die Software entmutigt wird. Im Grunde genommen stört er die IT-Branche in gewissem Maße, denn der Ansatz erfordert eine völlig andere Denkweise.

Louise
Okay, das ist, denke ich, ziemlich komplex, um es sofort zu verstehen. Lassen Sie uns vielleicht versuchen, ein wenig tiefer zu graben. Wenn Sie also sagen, dass es eine neue Art des Denkens erfordert, welche Art des Denkens erfordert es und wie können wir dorthin gelangen?

Volker
Ja, es erfordert das Denken in Prozessen. Und das lernt man leider nicht in den klassischen Universitätslehrplänen. Man hat kein Prozessmanagement als Teil des Lehrplans. Und das ist ein großes Problem. Man lernt, wie man programmiert, man lernt neue Softwaretechniken und so weiter und so fort. Aber das Herzstück der digitalen Transformation sind die Prozesse. Wie man über Prozesse spricht, wie man Prozesse im Laufe der Zeit entwickelt, wie man sie implementiert, wie man sie betreibt, wie man sie bis zum Ende pflegt, bis man sie verwirft. Und das ist es, was wir eigentlich nicht lernen.

Louise
Richtig. Und haben Sie eine Idee, wie wir das besser lernen können? Also, es wäre, Prozessmanagement von einem frühen Stadium an zu lehren. Was denken Sie sonst noch?

Volker
Ja. Okay. Das Prozessmanagement ist nur ein Teil. Was wir immer wieder lernen müssen, ist die Methodik des prozessorientierten Ansatzes. Sie umfasst die Notation BPMN, sie umfasst die Prozess-Engine, über die wir wahrscheinlich später noch sprechen werden. Und er umfasst die Integration von Software in eine bestehende IT-Landschaft. Es ist also ein ganzes Bündel, das man lernen muss.

Louise
OK, Sie arbeiten nun schon seit langem an diesem Ansatz und haben wahrscheinlich auch die Art und Weise, wie Sie darüber sprechen, weiterentwickelt. Aber mich würde interessieren, ob es irgendetwas gibt, das dich bei diesem Ansatz überrascht hat, während du darüber nachgedacht und damit gearbeitet hast?

Volker
Ja, ich möchte auch eine positive Seite und eine negative Seite ansprechen. Vielleicht ganz interessant für die Zuhörer. Die positive Seite ist, dass man den Enthusiasmus, den der Ansatz auslöst, wenn man ihn in der Praxis lebt, wirklich genießen kann. Das ist so inspirierend. Es ist einfach eine Freude zu sehen, wie die kleinen Zahnräder, die die PDA ausmachen, und ich habe sie kurz erwähnt, wenn es kleine Zahnräder gibt, die die PDA ausmachen, ineinander greifen.

Es gibt Gänsehautmomente, wenn man sieht, wie ganze Teams eifrig an ihren Modellprozessen feilen und sie dann genau so ausführen, wie sie ursprünglich geplant waren. Das ist die Art von Revolution, wenn man sich mit Prozessmanagement auskennt und weiß, wie man Prozesse aufbaut. Vor langer Zeit hieß es, okay, man plant die Prozessmodelle, man modelliert sie, aber wenn es zur Ausführung kommt, muss man sie ändern, weil sie nicht genau so ausführbar sind, wie man sie zu Beginn modelliert hat. Und das ist nicht wahr. Mit einem prozessorientierten Ansatz kann man das erreichen.

Die Mitarbeiter sehen also direkt ihren persönlichen Einfluss auf das, was im Unternehmen passiert. Das ist genau richtig. Aber auch zu einem späteren Zeitpunkt, wenn Änderungen in die Prozesse eingearbeitet werden müssen.

Es ist so wichtig, dass die Unternehmen sehen, wie einfach das geht. Dieser Produktivitätsgewinn in allen Bereichen des Software-Lebenszyklus ist wohl eine besondere Stärke des PDA. Also ich habe gesagt, ich möchte auch eine negative Seite ansprechen. Und um ehrlich zu sein, was mich eigentlich negativ überrascht hat, ist der Widerstand gegen den Fortschritt. Eigentlich war mir schon klar, dass die Menschen neuen Entwicklungen mit einer gewissen Skepsis begegnen. Das ist nur fair. Aber mit einem solchen Widerstand habe ich wirklich nicht gerechnet.

In manchen Fällen nimmt er bizarre Züge an. Es ist schwer, gegen den PDA zu argumentieren, weil er so viele Vorteile hat. Letztlich ist es nur eine Frage des Willens und der Absicht. Und da hapert es in den IT-Abteilungen vieler Unternehmen. Die Hauptausrede ist natürlich, dass ihnen die aktuelle Arbeit den Atem raubt. Aber sie verstehen nicht, dass der PDA genau an dieser Stelle hilft und den IT-Abteilungen genau diese Handlungsfähigkeit zurückgibt, die ihnen im Laufe der Zeit durch das Wachstum ihrer IT-Landschaft genommen wurde. Man findet also die Zauderer und Zweifler, von denen man in Büchern über die digitale Transformation so oft liest.

Volker
Und ich muss sagen, es gibt sie wirklich. Und das hat mich negativ überrascht.

Louise
Ja, ich kann mir vorstellen, dass dies etwas ist, worüber die meisten Gäste, die hierher kommen, über den Widerstand gegen Veränderungen sprechen. Und wie Sie sagen würden, geht es nicht nur um Veränderung, sondern um Fortschritt. Und oft sind es Lösungen für die Probleme, aber manchmal ist es wirklich schwer, diese Veränderungen anzunehmen. Ich frage mich also, wie Sie sagten, dass Sie auf eine Art Enthusiasmus, aber auch auf Widerstand gestoßen sind. Aber wenn wir uns den Enthusiasmus ansehen, gab es da einen Pionier oder jemanden, der den Ansatz wirklich übernommen hat und damit erfolgreich war? Und wie ist das gelaufen? Vielleicht können Sie uns ein konkretes Beispiel dafür geben, wie das funktioniert.

Volker
Ja, es gibt einen Pionier, und glücklicherweise kann ich darüber sprechen, und es ist großartig. Und ich kann hier offen über das Projekt sprechen, weil wir den Use Case bereits in dem Buch veröffentlicht haben. Ich erwähnte bereits, dass ich 2016 SAP verließ und an die Universität Ingolstadt wechselte. Bevor ich SAP verließ, führten wir ein weiteres großes Projekt durch, bei dem ich immer noch Gänsehaut bekomme, wenn ich darüber spreche. Worum ging es dabei?

Sie können sich sicher vorstellen, dass viele Texte, die bei SAP erstellt werden, in verschiedene Sprachen übersetzt werden müssen, z. B. Bildschirmbeschriftungen, Jahresberichte, Marketingmaterialien, Videos, Podcasts... SAP macht also die Übersetzung nicht selbst. Dies wird von Muttersprachlern in den jeweiligen Ländern erledigt. Die Übersetzungsprojekte werden jedoch von SAP verwaltet. SAP hat also Prozesse für die Verwaltung von Übersetzungsprojekten eingeführt. Bleiben wir bei der Übersetzung der Benutzeroberflächen der SAP-Software. Der Wechsel vom alten SAP-Geschäftsmodell, bei dem es um die Bereitstellung von Software in den Rechenzentren der jeweiligen Unternehmen ging. Sie wissen schon, Software vor Ort. Es wurde auf das neue Geschäftsmodell umgestellt, bei dem die Software in der Cloud bereitgestellt wird.

Louise
Richtig.

Volker
Es ist leicht zu verstehen, aber dieser Wechsel wurde von einer weiteren grundlegenden Veränderung begleitet. Die Zeit bis zur Bereitstellung einer neuen Softwareversion wurde drastisch verkürzt, und zwar vor Ort. Wir sprechen hier von etwa zwei Jahren, bis eine neue Version in der Cloud erscheint. Dies geschieht auf monatlicher Basis.

Stellen Sie sich nun vor, was ein Kunde gesagt hätte, dass die neue Softwareversion zwar implementiert wurde, er sie aber nicht nutzen kann, weil die Übersetzung des Bildschirms noch nicht abgeschlossen ist. Das ist unvorhersehbar.

Louise
Richtig.

Volker
Aber es war auch klar, dass mit den alten Übersetzungsprozessen, mit dem Management des Übersetzungsprojekts, diese Zeitziele nicht zu erreichen waren. Was ist also zu tun? Was tun Unternehmen, wenn sie mit einem solchen Problem konfrontiert sind?

Erster Versuch: Kauf der Software, die das Problem löst, perfekt. Sie führten eine intensive Marktanalyse durch, aber es stellte sich heraus, dass es keine solche Software für die Abwicklung von Übersetzungsprojekten zu kaufen gab. Also zweiter Vorsatz: selbst programmieren. Aber es war von vornherein klar, dass das in der vorgegebenen Zeit nicht zu schaffen ist. Es blieb also nur eine Alternative. Das war der PDA. Zu diesem Zeitpunkt war es sicherlich eine riskante Entscheidung, da es zu dieser Zeit kein so großes PDA-Projekt gab.

Um es kurz zu machen, wir haben es nach neun Monaten tatsächlich geschafft. Wir hatten 65 nicht-triviale Prozesse implementiert. Wenn Sie sich mit BPMN auskennen, wissen Sie, wie Unterprozesse verschachtelt werden, und wir hatten eine Verschachtelungsebene von etwa acht oder neun. Das ist also wirklich tief, nur um einen Eindruck davon zu vermitteln, wie umfangreich diese Prozesse waren. Und wir haben 65 dieser Prozesse innerhalb des vorgegebenen Zeitrahmens von April 2015 bis zur Inbetriebnahme im Januar 2016 implementiert.

Und noch heute schwärmen die Projektteilnehmer von der Produktivität und der Transparenz, die der PDA bei der Implementierung und im Vergleich zur Programmierung schätzungsweise einspart. So lag die geschätzte Zeitersparnis bei 75%. Und das sind unglaubliche, aus meiner Sicht wirklich beeindruckende Zahlen. Und um diese Frage abzuschließen, noch eine wichtige Anmerkung. Auch wenn ich hier von einem Großprojekt spreche, ist der PDA für jede Branche und für jede Unternehmensgröße geeignet. Es gibt also keine Einschränkungen.

Louise
Okay, das ist interessant. Zunächst einmal ist das ein großartiger Anwendungsfall und eine großartige Erfolgsgeschichte mit einem großen Unternehmen. Das bringt mich zu meiner nächsten Frage. Sie haben SAP erwähnt, aber wenn wir uns die allgemeine Landschaft der Altunternehmen ansehen, die, wie Sie sagten, diese Art von alten Vorgehensweisen und Programmierungsprozessen haben, was denken Sie, was der Ansatz für sie bedeutet und wie er wahrgenommen wird? Ich meine, Sie haben es ja bereits angesprochen. Aber lassen Sie uns trotzdem darüber reden, was PDA für die alten Firmen bedeutet?

Volker
Gute Frage. Nun, eines ist es, was den alten Unternehmen in diesen stürmischen Zeiten ein sehr wertvolles Gut gibt und das ist Gewissheit und damit Sicherheit. Gewissheit in dem Sinne, dass sie ihre It so modern aufgestellt haben, dass sie auf alle Eventualitäten vorbereitet sind, die in Zukunft auf der IT-Seite auftreten können. Mit PDA können Sie die Handlungsfähigkeit Ihrer IT weiter ausbauen. Sie können schnell auf neue Märkte und neue Wettbewerber reagieren.

Sie können mit neuen Geschäftsmodellen auf dem Markt experimentieren und sie bei Bedarf anpassen usw. Das gibt einfach ein gutes Gefühl bei diesen VUCA-Begriffen. Wahrscheinlich haben Sie diese Abkürzung VUCA schon oft gehört. Es steht für Volatilität, Unsicherheit, Komplexität und Mehrdeutigkeit. Und wenn sie wissen, dass ihr Setup auf Basis von PDA sie durch diese VUCA-Zeiten bringen wird, dann meine ich das. Gewissheit und Sicherheit. Und genau auf diese VUCA-Zeiten müssen sich die Unternehmen vorbereiten. Und die Antwort heißt PDA.

Louise
Okay, ja. Das erinnert mich an einen Artikel, den ich gelesen habe, in dem es um das Streben nach Widerstandsfähigkeit ging und darum, dass insbesondere große Unternehmen heutzutage Gefahr laufen, zu scheitern, wenn sie ihre Geschäftsmodelle nicht anpassen und es nicht schaffen, sich an die Marktveränderungen anzupassen, die, wie Sie sagten, so unbeständig und schnell sind, wie wir sie noch nie zuvor gesehen haben. Daher denke ich, dass dies eine großartige Möglichkeit ist, wie Sie sagen: Sie geben ihnen mit tool Sicherheit und einen Weg nach vorne.

Aber nicht jeder macht sich das zu eigen, und es gibt auch bestimmte Gründe, warum sie es nicht tun. Lassen Sie uns also über einige der Fehler sprechen, die Unternehmen Ihrer Meinung nach gemacht haben oder machen, und warum sie nicht auf die VUCA-Welt vorbereitet sind.

Volker
Das ist ein guter Punkt, definitiv. Und ein Fehler, den ich leider immer wieder beobachte, ist die unkritische Auseinandersetzung mit neuen technologischen It-Trends. Das klingt ein bisschen komisch, weil ich ja auch einen neuen Trend in der It-Branche setze. Aber es gibt einen Unterschied. Es ist ein Unterschied, ob man einem Trend folgt, weil es alle wie die Lemminge tun, oder ob man einem Trend folgt, weil er sehr sinnvoll ist und die Vorteile eindeutig die Nachteile überwiegen. Ich möchte Ihnen ein Beispiel geben. Wir alle kennen robotic process automation, RPA, und das ist eine dieser Technologien, bei der ich denke, dass die Nachteile die Vorteile ereignisbasierter Microservices überwiegen.

Jetzt sind wir sehr technisch, ich weiß, aber trotzdem sind ereignisbasierte Microservices ein weiteres Beispiel. Andere Technologien, wie process mining oder no code, low code Plattformen, werden, zumindest aus meiner Sicht, völlig überbewertet. NUN GUT. Andere haben eine andere Sichtweise. Sehr oft verschlimmert der Einsatz solcher Lösungen die Situation in den IT-Abteilungen, was natürlich kontraproduktiv ist im Zeitalter der digitalen Transformation, wo wir Flexibilität brauchen, wo wir Geschwindigkeit brauchen, wo wir experimentieren wollen. Und natürlich sollten die Unternehmen auch die PDA kritisch hinterfragen.

Volker
Allerdings werden sie dann feststellen, dass die Vorteile hier eindeutig überwiegen.

Louise
Und glauben Sie, dass solche Unternehmen, die, sagen wir mal, in der Vergangenheit stark abhängig waren und die Dinge lange Zeit auf eine bestimmte Art und Weise gemacht haben, in der Lage sind, alles zu ändern und diesen Widerstand zu überwinden und diesen Ansatz zu übernehmen? Halten Sie das für realistisch oder sind Sie der Meinung, dass der Bedarf zu groß ist, um es nicht zu tun?

Volker
Die Notwendigkeit dafür ist groß. Man steht jeden Tag vor Herausforderungen, aber zum Glück muss man nicht alles auf einmal ändern. Man kann sich schrittweise an die prozessgesteuerte Anwendungswelt herantasten. Ich helfe gerne dabei.

Louise
Und jetzt haben wir viel über alte Firmen gesprochen, aber lassen Sie uns auch einen Blick auf die grüne Wiese der Startups werfen und was es für sie bedeutet, wenn sie im Grunde bei Null anfangen können, ihre Organisation aufzubauen, ihre IT aufzubauen. Was würden Sie sagen, was die PDA für Startups bedeutet und würden Sie sie auch Startup-Gründern empfehlen?

Volker
Was soll ich meiner Meinung nach sagen? Die PDA ist gerade für Startups von hoher Relevanz, denn egal ob das Startup ein neues Produkt herstellt oder neue Dienstleistungen auf den Markt bringt, sowohl Produkte als auch Dienstleistungen werden immer von Prozessen begleitet, die optimal darauf abgestimmt sind. Wie relevant dieses Thema ist, möchte ich mit einem Vergleich verdeutlichen. Nehmen wir an, wir haben ein Startup A und es programmiert die Prozesse.

Dann kann dieses Startup A leicht und sofort von einem neuen Startup unterbrochen werden. Wir nennen es Startup B, und Startup B kopiert einfach genau das gleiche Geschäftsmodell, verlässt sich aber auf den PDA, um die Prozesse zu implementieren. Dies ist Startup B, ein unfairer Wettbewerbsvorteil, den Startup A niemals erreichen kann, wenn es weiterhin auf Programmierung setzt. Denken Sie an die 75 %, die Sie sparen können. Sie sehen also, welche weitreichenden Folgen der Einsatz von PDAs haben kann.

Louise
Okay, lassen Sie uns das ein wenig näher erläutern. Wie Sie schon sagten, ist es ein schrittweiser Ansatz. Sie können also schrittweise beginnen. Womit fängt man Ihrer Meinung nach am besten an? Womit sollten Sie Ihre Organisation ausstatten, um am besten von der PDA zu profitieren? Vielleicht auch in Bezug auf die Kompetenzen?

Volker
Der beste Weg ist wirklich, über die Strategie des Unternehmens nachzudenken. Ausgehend von der Strategie muss man sich Gedanken über die Prozesse machen, die diese Strategie am besten unterstützen. Und dann bildet man eine Arbeitsgruppe, die aus Geschäftsleuten und IT-Leuten besteht, die eng zusammenarbeiten und die Prozessmodelle ausarbeiten. Sie sprechen intensiv darüber, bis sie einen Punkt erreicht haben, an dem sie sagen: Okay, das ist genau der beste Prozess, den wir uns vorstellen können. Und Sie haben ihn gemeinsam auf BPMN-Basis modelliert, so dass Sie immer etwas Visuelles haben, über das Sie sprechen können. So werden Missverständnisse von vornherein vermieden. Und wissen Sie was? Diese BPM-Modelle können es dann sofort ausführen.

So fängt es also an. Und für den Anfang brauchen Sie nur einen guten BPMN-Kurs. Sie fragen nach den Fähigkeiten, die notwendig sind. BPMN ist also das Herzstück. Und dann braucht man am Anfang einen Coach, der das Team begleitet, damit es angeleitet wird, wie man die Prozessmodelle diskutiert, um ein vernünftiges Prozessmodell zu entwickeln. Und von diesem Punkt an ist es eine tägliche Routine, das in die Tat umzusetzen. So sieht es also aus und damit können sie beginnen.

Louise
Okay, vielen Dank. Und Sie sagten, dass es natürlich gute Kenntnisse der BPMN-Sprache und auch eine Art von Coaching erfordert, um die Zusammenarbeit zu steuern. Aber was würden Sie sagen, ist unsere Kompetenz, die die Leute mitbringen müssen? Wie Sie sagten, arbeiten die Geschäfts- und die IT-Abteilung Hand in Hand. Das erfordert auch ein gewisses Verständnis füreinander, denke ich. Selbst wenn Sie diese visuelle Darstellung haben, an der Sie gemeinsam arbeiten, ist es wahrscheinlich immer noch eine andere Arbeitsweise, als wenn Sie nur in einer homogeneren Unternehmensgruppe oder einer IT-Gruppe arbeiten. Was würden Sie sagen, sind vielleicht auch Soft Skills, die man dazu mitbringen muss?

Volker
Ja, ich denke, die wichtigste Fähigkeit ist der Wille zur Zusammenarbeit und die Bereitschaft, neue Ideen zuzulassen und sie offen und ohne Vorurteile zu diskutieren und kontinuierlich zu arbeiten und zu versuchen, die Prozessmodelle Tag für Tag zu verbessern, bis wir eine gemeinsame Vereinbarung haben. Ich denke, das ist wirklich etwas, das sich mit der Zeit entwickelt und wo die Bereitschaft da ist, dass wir ein gemeinsames Ziel haben, das Unternehmen voranzubringen, unsere Geschäftsmodelle zu verbessern und am Ende erfolgreich zu sein. Okay, das sind die treibenden Kräfte dahinter.

Louise
Ich würde das gerne ein wenig zusammenfassen, denn wir haben viel über die Vorteile und über das, was benötigt wird, gesprochen. Schauen wir uns an, was Ihrer Meinung nach die wichtigsten Best Practices sind, wenn Sie sie in ein paar Punkten zusammenfassen müssten, insbesondere für den Aufbau einer Organisation von Grund auf.

Volker
Für mich liegt, wie Sie sich vorstellen können, die Zukunft eindeutig in der digitalen Transformation. Deshalb war es ja auch so wichtig, die Begriffe am Anfang einzuführen. Und sie liegt und wir erfüllen die digitale Transformation durch innovative digitale Geschäftsmodelle. Diese neuen digitalen Geschäftsmodelle werden in Software abgebildet, durch Prozesse in der digitalen Transformation braucht es dafür zweifelsohne eine handlungsfähige IT. Diese Handlungsfähigkeit ist mit der derzeitigen Art und Weise, wie Prozesse umgesetzt werden, nämlich durch Programmierung, nicht gewährleistet, das können wir so nicht weiterführen.

Um es ganz offen zu sagen: Das ist eine Sackgasse. Da helfen auch keine ereignisbasierten Microservices, kein RPA, kein process mining und so weiter. Damit wiederholen wir nur die Fehler, die die heutigen IT-Abteilungen in die prekäre Situation der Handlungsunfähigkeit gebracht haben. Die neuen Unternehmen brauchen also eine neue Methodik, die die Gefahr der Handlungsunfähigkeit bannt. Und genau das ist die PDA. Wir brauchen also neue Unternehmen, die sich grundsätzlich auf die PDA stützen. Die PDA sollte Teil der DNA dieser neuen Unternehmen sein. Wenn sie das nicht tun, laufen sie Gefahr, von Start-ups, die den PDA nutzen, überrannt zu werden.

Das ist meine Kernbotschaft an zukünftige Unternehmen. Machen Sie es von Anfang an richtig. Es ist eine große Chance für Startups mit digitalen Geschäftsmodellen, die Zukunft der digitalen Transformation zu gestalten. Und die Gelegenheit bietet sich jetzt.

Louise
Vielen Dank. Toller Aufruf zum Handeln. Und ich danke Ihnen. Ein sehr inspirierender Ansatz. Ich danke Ihnen vielmals. Bevor wir schließen, haben wir immer diese kleinen Schnellfeuerfragen, so dass Sie einfach antworten können, was Ihnen gerade in den Sinn kommt, und mir eine wirklich schnelle Antwort geben können. Also, wenn Ihr Leben ein Buch wäre, wie würde der Titel des Buches lauten?

Volker
Das ist eine wirklich schwierige Frage. Nun, ich muss sagen, ich beziehe mich hier auf mein Berufsleben und lasse mein Privatleben bewusst außen vor.

Louise
Okay, das ist in Ordnung.

Volker
Das ist für mich wichtig. Dann würde ich wahrscheinlich an das Buch die PDA anknüpfen. Also der prozessgetriebene Ansatz, wie eine neue Methodik die Ära der digitalen Transformation geprägt hat.

Louise
Sehr schön. Ich denke, das ist ein guter Bezug zu dem, worüber wir gesprochen haben. Wir haben über die digitale Transformation gesprochen. Wenn Sie also einen Mythos über, sagen wir mal, das Schlagwort der digitalen Transformation oder das Thema selbst für immer aus der Welt schaffen könnten, welcher Mythos wäre das?

Volker
Nun, eine Sache, die mir sofort in den Sinn kommt, ist, dass Unternehmen die digitale Transformation nicht kaufen können, weil Unternehmen keine Kreativität kaufen können. Und der Mythos, dass ich als Unternehmen durch den Einsatz von Technologien und Lösungen wie RPA, process mining, Microservices, künstliche Intelligenz, Big Data, Cloud, you name it, bereits genug getan habe, um die digitale Transformation erfolgreich zu meistern.

Das ist einfach nicht wahr. Man kann es nicht kaufen, oder durch den Kauf der Dinge, die ich gerade erwähnt habe, kann man die Herausforderungen, die die digitale Transformation mit sich bringt, nicht erfüllen. Und solange die Unternehmen noch nicht auf dem PDA gelandet sind, sind sie noch meilenweit von der digitalen Transformation entfernt.

Louise
Richtig? Ich denke, das ist ein guter Schlusspunkt. Ich möchte Ihnen sehr dafür danken, dass Sie heute zu unserem Podcast gekommen sind. Es war sehr inspirierend und toll, Ihnen zuzuhören. Vielen Dank, dass Sie Ihren Ansatz so detailliert erläutert haben, und wir hoffen, dass dies einige der Zuhörer dazu inspiriert, mehr darüber zu erfahren und in einer prozessorientierten Weise zu denken. Also, vielen Dank und einen schönen Tag noch.

Volker
Ja, ich danke Ihnen auch von meiner Seite und ich hoffe, dass es wirklich inspirierend ist und danke für die Einladung und die Möglichkeit, mit Ihrem Publikum zu sprechen.

Louise
Es war mir ein Vergnügen. Ich danke Ihnen.

Louise
Vielen Dank, dass Sie sich Zeit genommen haben. Wir hoffen, dass Ihnen die heutige Folge gefallen hat und dass Sie viele interessante Informationen und Erkenntnisse von unseren Gästen mitnehmen konnten. Wenn Sie noch mehr Insiderwissen aus der Automatisierungsbranche hören möchten, dann hören Sie sich unser anderes Podcast-Format an: Automation Insider. Dieser wird von Nico Bitzer und Andreas Zehent moderiert. Wenn Sie lieber lesen möchten, abonnieren Sie unser zweiwöchentlich erscheinendes Automation Magazine. Wenn Sie jetzt Lust bekommen haben, mehr über Prozessautomatisierung zu erfahren und dies auch für Ihr Unternehmen interessant ist, dann besuchen Sie doch unsere Automation Academy und lassen Sie sich zum Thema Upskilling beraten. Alle notwendigen Links finden Sie in der Beschreibung. Bis zum nächsten Mal. Ihr Bots & People Team.

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