Bewerbungen prüfen, Einladungen zu Vorstellungsgesprächen verschicken, Verträge aufsetzen oder Gehaltsabrechnungen schreiben: Die Liste der sich wiederholenden Prozesse in der Personalabteilung ist lang. Für die Menschen im "Personalmanagement" bleibt oft kaum noch Zeit. Eine gut strukturierte Automatisierung kann das ändern und das zeitraubende Abtippen von Daten und das Ausfüllen der immer gleichen Formulare überflüssig machen.
Strategien für eine erfolgreiche Automatisierung im Personalwesen
Obwohl es zahlreiche Ansatzpunkte für Robotic Process Automation (RPA) bei der Automatisierung im Personalwesen gibt, hinkt die Personalabteilung anderen Bereichen, wie dem Finanzwesen, hinterher. In einer Studie der Unternehmensberatung KPMG gaben zwei Drittel der befragten Unternehmen an, dass sie die Personalabteilung automatisieren wollen. Allerdings haben nur 40 Prozent der Unternehmen einen konkreten Plan, dies zu tun. Dabei kann die Automatisierung im Personalwesen die Abteilung effizienter machen, Fehler vermeiden und Geld sparen.
Wir zeigen Ihnen sieben Strategien , mit denen Sie in der Personalabteilung mit der Automatisierung beginnen können:
1. Forschung
Sie müssen Ihr Unternehmen nicht von heute auf morgen komplett umstrukturieren. Fangen Sie klein(er) an! Identifizieren Sie lästige Aufgaben, die jeden Tag anfallen, und automatisieren Sie sie - etwa standardisierte Mails oder Formulare. Das bringt Ihnen mehr, als im ersten Schritt das gesamte System zu revolutionieren. Der micro-RPA-Ansatz geht sogar noch weiter und besagt, dass Sie mit der Automatisierung von Prozessen beginnen sollten, die maximal 5 Sekunden dauern. Darauf können Sie dann Schritt für Schritt aufbauen. Kümmern Sie sich um das, was Ihr Unternehmen tagtäglich wirklich voranbringt und die Zeit der Mitarbeiter am meisten in Anspruch nimmt. Natürlich sollten Sie eine langfristige Strategie entwickeln. Recherchieren Sie, wie gut Ihre IT aufgestellt ist oder ob es bereits Ansätze für ein Data Warehouse gibt.
2. Awareness schaffen
Nachdem Sie sich Ziele gesetzt und einen ersten Überblick über bestehende Strukturen verschafft haben, müssen Sie konkrete Vorbereitungen treffen. Verantwortliche Führungskräfte und Mitarbeiter können zu Automatisierungsstrategen ausgebildet werden. Sie sollten auch im Vorfeld mit allen Mitarbeitern kommunizieren. Wer konkret in die zu automatisierenden Prozesse eingebunden ist, kann das Automatisierungspotenzial am besten einschätzen.
3. Identifizieren und priorisieren Sie potenzielle
Mit Hilfe von Beiträgen aus Ihrem Team und Technologien wie Process Mining oder Business Process Managementsollten Sie die Bereiche in der Wertschöpfungskette ermitteln, die das größte Potenzial für eine Automatisierung bieten, bevor Sie beginnen. Wo geht die meiste Zeit verloren? Typische Prozesse mit hohem Zeitaufwand im Personalwesen sind Onboarding, Rekrutierung oder Lernmanagement. Vor allem das Onboarding neuer Mitarbeiter ist oft mit viel Papierkram (Verträge, Zugang, etc.) und Missverständnissen verbunden. Hinzu kommt die Verwaltung von Mitarbeiterdaten, Stundenzetteln, Spesenabrechnungen oder Urlaubsanträgen und natürlich die Abwicklung von Kündigungen.
4. Nehmen Sie Mitarbeiter mit
Schlüsselwort change management: Automatisierung funktioniert nur, wenn alle mitmachen. Es nützt nichts, wenn jemand von oben herab diktiert, welche Prozesse automatisiert werden sollen. Bevor Sie automatisieren, sollten Sie dem Team den konkreten Nutzen der Automatisierung im Alltag bewusst machen. Mitarbeiter X muss nicht mehr drei Stunden am Tag Mails verschicken, Mitarbeiter Y sitzt nicht mehr einen Monat lang auf dem Abschlussbericht. Wenn die Leute erkennen, wie RPA und Co. ihren Alltag positiv verändern können, unterstützen sie das Projekt. Man sollte das Top-Management und den Betriebsrat nicht vergessen und alle mit ins Boot holen.
5. Technologien auswählen
Um die Automatisierung umzusetzen, müssen Sie geeignete Technologien auswählen und diese mit Ihrer IT-Abteilung abstimmen. Automatisierung im Personalwesen tools sollte von überall aus zugänglich, auf einen Blick erkennbar, manipulationssicher und schnell umsetzbar sein. Außerdem sollte es möglich sein, einen individualisierten HR-Workflow zu erstellen.
Neben den Anbietern von RPA Tools und Process Mining sollte auch die Prozessautomatisierung über die Cloud mit iPaaS-Lösungen als gute Ergänzung betrachtet werden. Mit vorhandenen Schnittstellen sind ganze Workflow-Automatisierungen leicht möglich. Anbieter hierfür sind z.B. Zapier oder Make.
6. Geeignete POC auswählen
Mit einem PoC (Proof of Concept) sollten Sie prüfen, ob die Technologien, die Sie einsetzen wollen, in der Praxis wirklich funktionieren und zu Ihren Anforderungen passen. Finden Sie schnell Prozesse, die automatisiert werden können, um Ihr Konzept zu überprüfen und zu optimieren. Wenn Sie möchten, können Sie sich Hilfe von Automatisierungsexperten holen.
7. Sorgfältig automatisieren
Alle oben genannten Punkte lassen sich auch auf andere Abteilungen anwenden. Gerade in der Personalabteilung ist es jedoch wichtig, nicht zu vergessen, dass es um Menschen geht. Natürlich sollte man Bereiche, die menschliche Nähe, Empathie und Sensibilität erfordern, nicht automatisieren. Talente sollten nicht durch Bots gefördert werden, sondern immer noch durch Menschen.
Automatisieren Sie FÜR die Menschen
Sie können mit der Automatisierung im Personalwesen viel bewirken, wenn Sie die Veränderungen strukturiert angehen. Aber es geht NICHT darum, Prozesse zu automatisieren, bei denen die menschliche Nähe im Mittelpunkt steht. Es geht darum, den Menschen wieder in den Mittelpunkt des Unternehmens zu stellen und ihn von sich wiederholenden, langweiligen Aufgaben zu befreien. Auf diese Weise können sie sich wieder auf die Prozesse konzentrieren, die Ihr Unternehmen vorantreiben.
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