Business Process Management (BPM)

Die gesetzten Ziele effizient und kostengünstig zu erreichen - das ist wohl das Ziel jedes Unternehmens. Das funktioniert aber nur, wenn die Prozesse im Unternehmen strukturiert und optimiert sind. Kurz gesagt: Geschäftsprozesse müssen gut gemanagt werden. Laut einer Studie der Unternehmensberatung BearingPointsehen 77 Prozent der befragten Unternehmen business process management (GPM) als eine wichtige Grundlage für die digitale Transformation. Gleichzeitig sind aber nur in einem Viertel der Unternehmen die Initiativen zur digitalen Transformation und GPM aufeinander abgestimmt. Wie funktioniert es also, Geschäftsprozesse effizient zu optimieren?

Definition: Geschäftsabläufe

Geschäftsprozesse sind Arbeitsabläufe, die Unternehmen helfen, ihre Ziele auf strukturierte Weise zu erreichen. Jeder Prozess besteht aus einem Input, d.h. einer bestimmten Handlung, und einem Output, d.h. dem Ergebnis der Handlung, das dem Unternehmen einen Mehrwert bringen soll.

Um effizient zu arbeiten, ist es wichtig, diese Prozesse klar zu definieren, um Zeit und Kosten zu sparen. Jeder Mitarbeiter oder jede Mitarbeiterin hat seine oder ihre klaren Aufgaben und Verantwortlichkeiten. Auf diese Weise können komplexe Wertschöpfungsketten erfolgreich aufgebaut werden.

Geschäftsabläufe optimieren

Business process management dokumentiert diese Prozesse, um sie fortlaufend steuern, überwachen, bewerten und vor allem optimieren zu können. GPM, oft auch unter der englischen Abkürzung BPM ( Business Process Management), ist ein zentraler Bestandteil jeder Unternehmensführung.

In Unternehmen schleichen sich oft Prozesse ein, die eigentlich ineffizient sind, aber dennoch weitergeführt werden, weil sie schon immer so gemacht wurden. Ein GPM-System hilft, betriebliche Abläufe zu strukturieren und anhand von Kennzahlen zu ermitteln, welche Prozesse optimiert werden müssen. Mit neuer Automatisierung tools, zum Beispiel Robotic Process Automation (RPA), können die Prozesse dann schnell und einfach optimiert werden.

Das Ziel: Prozesse optimal miteinander verknüpfen

Die GPM will Unternehmensprozesse effizienter, flexibler und transparenter gestalten und damit optimal verzahnen. Dadurch sollen Quantität und/oder Qualität des Outputs gesteigert werden. Business process management dreht sich um die optimale Nutzung von Ressourcen und Kapazitäten von Mitarbeitern und Maschinen. Auf diese Weise sollen Prozesse kontinuierlich verbessert und aufeinander abgestimmt werden.

Erfolgreiches Prozessmanagement in vier Schritten

GPM-Projekte können in verschiedene Bereiche unterteilt werden:

1. Process Design
2. Prozess-Implementierung
3. Prozesssteuerung
4. Prozess-Optimierung

Um Prozesse erfolgreich umzusetzen, sollte zunächst das Ziel definiert werden: Wie soll der fertige Prozess aussehen? Dazu ist es wichtig zu analysieren, wie der Prozess derzeit läuft (Ist-Analyse) und welche Änderungen oder Implementierungen notwendig sind.

Eine Möglichkeit tool hierfür ist die SWOT-Analyse, d.h. eine Auflistung von Stärken und Schwächen und den damit verbundenen Chancen und Bedrohungen. Häufig wird auch die Technik der Business Process Model and Notation (BPMN) verwendet, die Prozesse visualisiert und damit ineffiziente Schnittstellen sichtbar macht. Die wahrscheinlich beste Methode ist jedoch Process Mining.

Nach dem Entwurf geht es dann an den Praxistest. Im Idealfall ist der Prozess bereits automatisiert und kann so weiter optimiert werden. Der eingeführte Prozess wird kontrolliert und kontinuierlich mit Kennzahlen analysiert, um zu sehen, ob er die gewünschten Anforderungen erfüllt. In der Iterationsphase kann er dann bei Bedarf überarbeitet werden.

Die Methoden: Schwachstellen erkennen und beseitigen

Es gibt viele verschiedene Managementkonzepte für GPM, wie Six Sigma oder Business Process Reengineering. Der letztgenannte Ansatz wird für komplett neu gestaltete Prozesse verwendet, während Six Sigma zur Verbesserung bestehender Prozesse eingesetzt wird.

Six Sigma steuert Prozesse in fünf Phasen:

• Definieren (Prozessbeschreibung mit Hilfe von Daten)
• Messen (Leistung mit Kennzahlen messen)
• Analysieren (Zahlen auswerten)
• Verbessern (Beseitigung der Ursachen von Ineffizienzen)
• Kontrolle (Kennzahlenvergleich)

Andere Methoden sind Durchlaufzeitberechnungen oder ABC-Analysen.

Die Vorteile: Zufriedene Kunden und Mitarbeiter

Ein effektives GPM kann die Kosten eines Unternehmens minimieren, indem es Teams ermöglicht, besser zusammenzuarbeiten und Herausforderungen schneller zu bewältigen. Neue und geänderte Prozesse können leichter integriert werden. Darüber hinaus sorgt ein flexibles Managementsystem dafür, dass notwendige Berichte automatisch und regelkonform erstellt werden. Kunden und Mitarbeiter profitieren von höherer Qualität, mehr Transparenz und besserer Zusammenarbeit.

Effizientes BPM für bessere Leistung

Letztlich führt gutes BPM zu mehr Zufriedenheit, mehr Leistung und mehr Erfolg für Unternehmen. Gerade für die Digitale Transformation ist ein gutes Management, das die Digitalisierung und Automatisierung von Prozessen integriert, unerlässlich. So können neue Technologien effizient genutzt werden, um einen Wettbewerbsvorteil zu erlangen. BPM ebnet den Weg für ein nachhaltiges und zukunftsorientiertes Geschäftsmodell.