Unternehmen stehen zunehmend unter Druck, die digitale Transformation zu beschleunigen. Die Wahl der richtigen Automatisierungstechnologie ist die halbe Miete. Robotic Process Automation (RPA) ist bei weitem nicht die einzige Automatisierungstechnologie. Neue Möglichkeiten der Nutzung von RPA in Zusammenarbeit mit anderen Technologien, wie APIs (Application Programming Interfaces), werden immer beliebter. Dies ist auch im folgenden Beispiel der Fall, das sich mit der eProcurement-Automatisierung der Aumass-Plattform und ihrer Ausschreibungen befasst.
Grundlagen für die Automatisierung der Automatisierung
RPA-Bots führen Routineaufgaben aus, die eigentlich von Menschen erledigt werden, indem sie über ihre Benutzeroberfläche mit Anwendungen interagieren. Auf der anderen Seite werden APIs - auch Schnittstellen genannt - verwendet, um Softwaresysteme zu verbinden und eine direkte Kommunikation zu ermöglichen. Da sich die Schnittstelle kaum mit jeder neuen Systemversion ändert, sind API-basierte Verbindungen sehr robust.
Das Zusammenspiel der beiden Automatisierungstechnologien - RPA und API - kann komplexe Prozesse durchgängig automatisieren. Zum Beispiel ist RPA tools besser in der Lage, mit optischer Zeichenerkennung (OCR ) erfasste Daten in die richtigen Formate für Anwendungen wie SAP umzuwandeln. Von dort aus kann die API-Integration dann den Datenfluss in andere Geschäftsprozesse verbessern.
Aumass eVergabe: Universal Blueprint für öffentliche Aufträge
Grundsätzlich müssen Kommunen, Länder, der Bund, Zweckverbände und Versorgungsunternehmen Aufträge öffentlich ausschreiben. Neben den 16 Länderportalen gibt es eine Vielzahl von weiteren Vergabeportalen. Jährlich werden in Deutschland öffentliche Aufträge im Wert von rund 500 Milliarden Euro vergeben. Das kann für Unternehmen ein sehr lukratives Geschäft sein, wenn die Ausschreibungen konsequent verfolgt werden. Die Betonung liegt hier auf "wenn", denn immer wieder gehen potenziell lukrative Aufträge im Tagesgeschäft unter (mehr dazu im nächsten Abschnitt).
Öffentliche Ausschreibungen sind trotz immer wiederkehrender Versäumnisse ein großes und oft unterschätztes Thema für viele Unternehmen, wenn es um die Automatisierung von Prozessen geht. Im Folgenden wird daher gezeigt, wie Aumass eProcurement Automation mit RPA und einer API-Schnittstelle gelingen kann, um nie wieder Ausschreibungen zu verpassen.
Infos: Dieser Anwendungsfall wurde geplant, ausgeführt und unterstützt von Bots & People geplant und unterstützt und gilt als Erfolgsgeschichte für die Prozessautomatisierung in dem begünstigten Unternehmen - einem anonymen großen Elektronikhersteller. Hybride Prozessautomatisierung mit Robotic Process Automation (RPA) und API-Automatisierung ist eine gängige Methode mit hohem ROI. Das Beispiel kann auf alle öffentlichen Ausschreibungen im Allgemeinen angewendet werden, der Inhalt bezieht sich jedoch speziell auf die Aumass eTendering-Plattform. Wenn Sie uns als Partner für ein ähnliches Projekt haben möchten, lassen wir Ihnen unsere Kontakt hier.
Herausforderungen eines Elektronikherstellers
Im Elektronikumfeld werden jährlich rund 1.200 Ausschreibungen über die Aumass eVergabe-Plattform veröffentlicht. Die ausgeschriebenen Aufträge, z.B. für 300 iPads oder 500 Laptops, können sich schnell auf 80.000 bis 250.000 Euro summieren. Eine Größenordnung, die selbst für einen namhaften deutschen Elektronikhändler - wie in diesem Anwendungsfall - mehr als reizvoll ist. Dennoch ist die Überwachung von Hunderten von öffentlichen Ausschreibungsportalen auch für große Unternehmen eine Herausforderung.
Schlechte Verwaltung der Aumass eProcurement-Plattform
Das jetzige Unternehmen verfügte über kein System, das auf neue relevante Ausschreibungen hinwies, so dass die Überwachung der Portale nur sporadisch erfolgte, wenn ein Mitarbeiter daran dachte. In Ermangelung einer zentralen Koordination kam es sogar vor, dass zwei, drei oder vier Mitarbeiter völlig unabhängig voneinander an ein und derselben Ausschreibung mit unterschiedlichen Angeboten teilnahmen.
4 konkrete Schritte für die eProcurement-Automatisierung von Aumass
Um diesen unhaltbaren Zustand zu ändern, beauftragte der Elektrohändler das Berliner Start-Up Bots and People mit der Lösung des Problems. Zunächst wurden die einzelnen Schritte analysiert, die notwendig sind, um eine Bestellung von Aumass eVergabe abzurufen und in das eigene System einzuspeisen. Anschließend wurden mit Hilfe von Chrome, Excel und der Kundenservice- und CRM-Vertriebssoftware Zendesk die am Prozess beteiligten Anwendungen identifiziert.
Sobald alle Werkzeuge identifiziert waren, folgten diese konkreten Schritte zur Automatisierung des Aumass-Prozesses:
Schritt 1: Identifizieren Sie den Prozess für den Aumass Bot
Stündlich soll sich der Aumass Bot automatisch in das Portal einloggen, nach relevanten Ausschreibungen suchen, die Informationen herunterladen und zentral im Unternehmen bekannt machen. Im Rahmen der automatisierten Teilnahme an Ausschreibungen soll eine bestimmte Gruppe von Mitarbeitern über das Zendesk-Ticketsystem zentral über für das Unternehmen relevante Ausschreibungen informiert werden, ohne sich selbst in das Portal einloggen zu müssen. Um doppelte Ausschreibungen in Zukunft zu vermeiden, soll auch ersichtlich sein, wer welche Aufträge bearbeitet und für welche Ausschreibung bereits ein Angebot abgegeben wurde.
Wichtig: Bei der Prozessdefinition geht es noch nicht um die Softwareentscheidung. Im Fall der Aumass-Plattform wurde zuerst der Prozess bestimmt, dann wurden die vorhandenen oder nicht vorhandenen Schnittstellen/APIs untersucht, und erst dann wurde auf der Grundlage der Erkenntnisse eine Wahl bezüglich Technologie und Software getroffen. Eine falsche oder schlecht durchdachte Wahl kann selbst ein so lukratives Projekt wie die Automatisierung der Aumass-Plattform schnell gefährden.
Schritt 2: CPV-Codes als Lebensader für den Aumass-Bot
Die Aufgabe von Aumass als eProcurement-Plattform ist es, eine medienunabhängige, elektronische, interaktive und vollständige Abwicklung von Ausschreibungs-, Vergabe- und Beschaffungsprozessen zu organisieren. Bei der Modellierung des Prozesses war zunächst das Problem zu lösen, wie der sogenannte Aumass Bot die relevanten Ausschreibungen auf dem Beschaffungsportal identifizieren kann. Als hilfreich bei der Lösung des Problems erwies sich die bei öffentlichen Ausschreibungen einheitliche Klassifizierung für bestimmte Warengruppen/Ausschreibungsgruppen, der CPV-Code. Der CPV-Code ist ein gemeinsames EU-Vokabular für das öffentliche Auftragswesen (CPV = Common Procurement Vocabulary) zur Beschreibung des Auftragsgegenstandes.
Gemeinsam mit den Abteilungen erstellte Bots & Peopleeine Excel-Liste mit den CPV-Codes für die einzelnen Produktgruppen und Artikel. Der Bot meldete sich also bei der Aumass eVergabe-Plattform an und suchte dort nach jedem einzelnen CPV-Code, den er aus der Excel-Liste kopierte. Neben der Relevanz der Ausschreibung für den Elektrofachhändler war auch die Aktualität der Ausschreibung entscheidend. Der Aumass-Bot ist in der Lage, das Enddatum der Ausschreibung mit dem aktuellen Datum zu vergleichen, um abgelaufene Ausschreibungen auszuschließen.
Schritt 3: Übertragung der Ergebnisse von der Aumass-Plattform
Da es keine Möglichkeit gab, die Daten aus dem Aumass-Beschaffungsportal über eine API-Schnittstelle abzurufen und direkt an Zendesk zu übertragen, hatte sich Bots & Peoplefür eine hybride Lösung zur Automatisierung des Prozesses entschieden, bestehend aus Robotic Process Automation (RPA) und API-Integration. Nachdem alle relevanten Informationen auf der Aumass-Plattform durch den Bot extrahiert worden waren, mussten die Daten über eine API-Schnittstelle an Zendesk übertragen werden.
Der Aumass Bot ist in der Lage, auf der Aumass eVergabe-Plattform Bilder, einzelne Wörter oder Sätze abzurufen, die speziell auf den Kundenwunsch abgestimmt sind. Im Fall des Elektronikhändlers legte der Aumass Bot bei der Erstellung der Tickets sogar einen sogenannten "Tag" an. Das hatte den Vorteil, dass die Mitarbeiter über die interne Weiterleitung sofort auf alle relevanten öffentlichen Ausschreibungen in ihrem Zendesk-Portal zugreifen konnten.
Schritt 4: Messen Sie den Erfolg der Automatisierung
Durch die hybride Automatisierungslösung verpasst der Elektrohändler keine Ausschreibung mehr auf der Aumass eVergabe-Plattform. Er kann nun auf jede relevante Ausschreibung ein Angebot abgeben und wahrt damit zumindest seine Chance, Aufträge aus Ausschreibungen zwischen 80.000 und 250.000 Eurorealisieren zu können .
Hinzu kommt ein enormer Effizienzgewinn bei der Abwicklung von öffentlichen Ausschreibungen, da Angebote nicht doppelt und dreifach, möglicherweise mit unterschiedlichen Preisen, bearbeitet und eingereicht werden, was letztlich auch einen Reputationsgewinn für die Behörden bedeutet. Jetzt weiß die linke Hand sozusagen wieder, was die rechte Hand tut.
Ohne Zeitverlust kann sich der Elektrohändler um die interessanten Ausschreibungen kümmern, da alle notwendigen Informationen in einem zentralen System gesammelt werden und von den Mitarbeitern sofort bearbeitet werden können.
Es ist wichtig, die monetären Erfolge messbar zu machen. Im Fall des Aumass Bots sind Erfolge in der einfachen Steigerung der Anzahl der teilnehmenden Alarme über die Reaktionszeiten vom Zeitpunkt der Alarmierung bis zur Bearbeitung ein gutes Beispiel. Auf diese Weise können Erfolgsgeschichten für eine weitere Automatisierung sorgen und die Akzeptanz in der Belegschaft erhöhen.
Bei Aumass eProcurement Automation steht der Mensch im Mittelpunkt
Neben den harten Erfolgsfaktoren, die sich oft in Zahlen oder Euro ausdrücken lassen, gibt es auch die weichen Erfolgsfaktoren: Dazu gehört zum Beispiel die Zufriedenheit der Mitarbeiter.
Im Fall des Elektrohändlers meldeten sich einzelne Mitarbeiter nur sporadisch auf der Aumass-Plattform an und leisteten teilweise Doppelarbeit. Das frustriert auf Dauer. In diesem Fall hat der Einsatz von RPA und API-Automatisierung keine Arbeitsplätze gekostet, sondern unter anderem für mehr Wertschätzung und effizienteres Arbeiten bei den Sachbearbeitern gesorgt.
Aumass als Blaupause: Öffentliche Ausschreibungen können für alle von Nutzen sein
Die vorgestellte hybride Automatisierungslösung für die Aumass eVergabe-Plattform kann für jede Ausschreibungsplattform genutzt werden. Jedes Unternehmen, vom Großkonzern bis zum Handwerker, kann mit dieser Lösung von der Vielzahl der öffentlichen Ausschreibungen profitieren, da die Lösung auf jedes Portal angewendet werden kann und die Abfrage vollautomatisch erfolgt.
Die Logik einer solchen Automatisierung kann somit auf viele andere öffentliche Ausschreibungsportale übertragen werden, ähnlich wie bei der Aumass-Plattform. Um nur einige Beispiele zu nennen: Deutsches Beschaffungsportal, Deutsche eVergabe, Deutsches Ausschreibungsblatt, Vergabe24 und viele mehr.
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