IT-Automatisierung: 8 Anwendungsfälle

Viele, vor allem aus der IT-Abteilung, denken, dass die Prozesse dieser Abteilung nicht automatisiert werden können. Sie glauben in der Regel, dass die IT-Automatisierung zu komplex ist. 

Das stimmt jedoch nicht, zumindest nicht ganz. Einige sind schwer zu automatisieren, aber viele können von einer angemessenen IT-Automatisierung profitieren. Darüber hinaus können Sie mit Hilfe strukturierter Arbeitsabläufe einen einfachen Übergang zur IT-Prozessautomatisierung (ITPA) sicherstellen.

Noch wichtiger ist, dass die IT automatisiert werden muss. Sie ist einer der wenigen Sektoren, in denen dies ständig geschieht:

• Verarbeitet Daten 
• Führt Routinekontrollen durch

Das macht die IT zu einem erstklassigen Kandidaten für die Automatisierung. 

Viele CIOs und andere Führungskräfte aus dem Technologiebereich sind bereits darauf eingestellt, IT-Prozesse zu automatisieren und umzugestalten. 

Nach den neuesten Untersuchungen von Gartner werden bis 2024 30 % der IT-Abläufe durch Verbesserungen am digitalen Arbeitsplatz neu ausgerichtet, vor allem durch automatische Abhilfefunktionen und Analysen. 

Es ist durchaus möglich, die IT-Abteilung durch ITPA zu verändern, insbesondere in Bereichen wie:

• Überwachung von Anwendungen
• Verwaltung der Infrastruktur
• Serviceschalter

Untersuchungen von McKinsey zeigen, dass 90 % der IT-Teams ihre Aufmerksamkeit auf Aufgaben mit geringer Wertschöpfung richten, die in der Regel erstklassige Kandidaten für eine Automatisierung sind. Eine IT-Aufgabe, die automatisiert werden kann, weist im Wesentlichen bestimmte Merkmale auf, die sie für ITPA geeignet machen. Zu diesen Merkmalen gehören:

• Weniger Bedarf an menschlichem Eingreifen
• Häufige Fehler oder Notwendigkeit von Überarbeitungen
• Einfache Umstrukturierung in weniger präzise Aufgaben
• Höhere Anzahl von Transaktionen
• Explizite manuelle Kosten

Natürlich muss eine Aufgabe nicht alle diese Merkmale aufweisen, um ein guter Kandidat für die Automatisierung zu sein. Um die Sache zu vereinfachen, möchten wir Ihnen einige hervorragende Anwendungsfälle für die IT-Automatisierung vorstellen, damit Sie genau wissen, wo die Automatisierung am einfachsten durchzuführen ist und wo sie den größten Nutzen bringt. 

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1. File Transfer Protocol (FTP) Download und Upload

Oft verbringen IT-Abteilungen viel Zeit damit, sich manuell mit FTP zu beschäftigen und ständig verschiedene Dateien über dieses Protokoll hoch- und herunterzuladen. 

Und natürlich kostet diese sich wiederholende manuelle Arbeit Zeit - Zeit, die anderweitig für wichtigere Dinge genutzt werden kann. 

Wenn Sie jedoch diesen gesamten Prozess automatisieren, ist kein menschliches Eingreifen mehr erforderlich. Mit Hilfe von RPA können Sie den Prozess sowohl intern als auch für Kunden automatisieren, wenn Sie das möchten. 

Darüber hinaus erfordert die Automatisierung des FTP-Downloads und -Uploads nur beim ersten Mal manuelle Arbeit, danach erledigt die IT-Automatisierung die Aufgabe von selbst. Sie müssen nur die Konfigurationseinstellungen für die erste Sitzung vornehmen, und diese Einstellungen werden dann zu den Richtlinien für alle weiteren Sitzungen. 

Wenn Sie all dies richtig einstellen, wird die von Ihnen verwendete tool weiterhin Dateien an den richtigen Stellen und zur richtigen Zeit hoch- und herunterladen. 

Das Beste daran ist, dass verschiedene IT-Automatisierungsprogramme tools für diesen einfachen, aber zeitaufwändigen Prozess verwendet werden können. Wenn sie einmal richtig eingerichtet sind, können sie:

• Zeit sparen
• Geld sparen
• Verbesserung der Kapazität des Systems

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2. Passwort zurücksetzen

Menschen, die nicht in der IT-Branche tätig sind, wären überrascht, wenn sie wüssten, dass bis zu 30 % der IT-Tickets einfache Anfragen zum Zurücksetzen eines Passworts sind. Obwohl diese Anfragen unglaublich einfach zu erledigen sind, verursacht ihr schierer Umfang in großen Unternehmen jährliche Kosten von bis zu 300.000 US-Dollar. 

Dieses hohe Aufkommen ist nicht nur kostspielig, sondern beeinträchtigt auch die Produktivität der IT-Mitarbeiter, da diese für die Bearbeitung all dieser einfachen Anfragen Zeit aufwenden müssen.

Die gute Nachricht ist, dass das Zurücksetzen von Passwörtern nicht problematisch sein muss. Der gesamte Rücksetzungsprozess kann mit einer geeigneten End-to-End-IT-Automatisierung automatisiert werden, so dass kein menschliches Eingreifen erforderlich ist. 

Wie kann das also funktionieren?

Eigentlich ist es ganz einfach. Es kann ein Prozess eingerichtet werden, bei dem ein relativ einfacher KI-gesteuerter Chatbot das Ganze übernimmt:

• Sammelt selbstständig die erforderlichen Benutzerinformationen aus einer Datei
• Prüft den Benutzernamen im angegebenen Verzeichnis
• Setzt das Passwort zurück 

Und das war's. Das IT-Personal hat hier nichts zu tun und kann seine Zeit anderweitig einsetzen, wo es wichtig ist. 

Außerdem verringert sich das Ticketaufkommen erheblich, und das gesamte Rücksetzerlebnis für die Nutzer wird deutlich besser. Die Menschen hassen es, auf den Kundensupport zu warten, um ein Ticket zu bearbeiten, daher ist ein KI-Chatbot, der dies fast sofort erledigt, immer eine gute Alternative. 

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3. Dienstanfragen

Jedes Mitglied der IT-Abteilung wird Ihnen sagen, dass Serviceanfragen in seinem Arbeitsbereich unglaublich häufig vorkommen. Wie der von ServiceNow im Jahr 2019 veröffentlichte Global CIO Point of View Report zeigt, entfallen fast 70 % des Budgets der IT-Abteilung auf die Bearbeitung verschiedener Serviceanfragen. 

Einer der Hauptgründe dafür ist, dass diese Serviceanfragen eine breite Palette von Dingen umfassen:

• Reparieren beschädigter Hardware
• Fehlersuche in interner Software tools
• Einen neuen Laptop kaufen

Auch wenn diese Anträge von einer Person bearbeitet werden müssen, bedeutet dies nicht, dass die Bearbeitung der Anträge ebenfalls manuell erfolgen muss. 

Mit Hilfe von IT-Automatisierungslösungen können geeignete Arbeitsabläufe eingerichtet werden, um jede neue Anfrage zu bearbeiten und sicherzustellen, dass die Mitglieder des IT-Teams nicht mit zu vielen Anfragen, insbesondere nicht dokumentierten, überlastet werden. 

Darüber hinaus kann das System mit der richtigen IT-Automatisierung:

• Einen Antrag bearbeiten
• Weisen Sie sie einem bestimmten IT-Mitarbeiter zu
• Bearbeiten Sie die Anfrage, sobald das IT-Mitglied die Aufgabe erledigt hat.

Der letzte Teil ist von wesentlicher Bedeutung, weil er keinen Papierkram erfordert, so dass der IT-Mitarbeiter keine Zeit mit der Handhabung der entsprechenden Formulare verschwenden muss und die verschiedenen Abteilungen keine Zeit mit dem Austausch der Formulare verbringen müssen. 

Mit Hilfe der IT-Automatisierung kann die IT-Abteilung stark profitieren. Hier sind nur einige der Vorteile:

• Verbesserte Produktivität und Leistung
• Reduzierte Fehlerquoten
• Weniger monatliche Vorfälle
• Schnellere Problemlösung

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4. Benutzerverwaltung

Jedes Mal, wenn ein neuer Mitarbeiter eingestellt wird, muss ein IT-Mitarbeiter ein neues Benutzerkonto einrichten, was die Gewährung des ordnungsgemäßen Zugriffs und der Berechtigung für bestimmte Systeme, Dateien und mehr erfordert. 

Darüber hinaus muss der IT-Mitarbeiter Details in Datenbanken wie Oracle und Microsoft hinzufügen und aktualisieren. 

All dies ist natürlich für die IT-Abteilung sehr zeitaufwendig und mühsam, selbst bei geringeren Datenmengen. 

Glücklicherweise kann die IT-Automatisierung hier sehr hilfreich sein. Ein richtig eingerichteter IT-Automatisierungs-Bot kann einen großen Teil dieser Aufgabe übernehmen:

• Erfassen von Anfragen zur Kontoautomatisierung
• Benutzernamen und Passwörter erstellen
• Versenden von E-Mail-Benachrichtigungen an Mitarbeiter (unzählige andere Benachrichtigungen, die IT-Mitarbeiter versenden müssen, können mit Hilfe von RPA ebenfalls leicht automatisiert werden)

Diese IT-Automatisierung führt dazu, dass die Mitarbeiter weniger Zeit für diese Aufgaben aufwenden müssen. Außerdem müssen sie nicht das Gefühl haben, dass ihre Fähigkeiten nicht richtig genutzt werden, da die Aufgaben der Benutzerverwaltung elementar und repetitiv sind. Es ist viel besser, wenn sie von einem Bot erledigt werden.

Mit diesen RPA-Bots wird die IT-Abteilung auch weniger Fehler machen, denn Bots machen keine Fehler, wenn sie richtig eingestellt sind.

Es ist erwähnenswert, dass IT-Automatisierung tools und Bots nicht nur die technische Seite des Onboarding-Prozesses übernehmen können, sondern auch Offboarding-Prozesse, wie das Löschen von Benutzern, das Entziehen des Zugriffs und mehr. 

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5. Service Desk

Service-Desk-Mitarbeiter haben in der Regel zahlreiche sich wiederholende Aufgaben, deren Erledigung viel Zeit in Anspruch nimmt. Dazu gehören Endbenutzer-Support, E-Mail-Weiterleitung, Sicherheitsmaßnahmen und vieles mehr. 

Außerdem müssen sie nicht nur die Aufgaben selbst erledigen, sondern auch bei der Klassifizierung und Zuweisung von Tickets die entsprechenden Unterlagen ausfüllen und einreichen. 

Wenn die Zahl dieser Tickets höher als gewöhnlich ist, reagieren die Mitarbeiter nicht mehr so schnell, und die Bearbeitung dauert zu lange. 

Intelligente IT-Automatisierung kann dieses etwas veraltete Betriebsmodell vollständig verändern:

• Mit Hilfe des maschinellen Lernens kann die IT-Abteilung Selbstbedienung für verschiedene Arten von Tickets anbieten, was immer zu schnelleren Lösungen führt. 
• KI kann Benutzerinformationen sammeln und eine Datenbank erstellen, die es ermöglicht, Tickets besser zuzuordnen und zu lösen.

Wie erwartet führt dies zu einer höheren Nutzerzufriedenheit, da es keine Verzögerungen mehr bei Self-Service-Anfragen und Tickets, die manuelle Arbeit erfordern, gibt. Die Mitarbeiter werden nicht mehr mit zu viel Arbeit zugeschüttet und können sich auf kompliziertere Aufgaben konzentrieren. Dies kann zu einer Steigerung der Gesamtproduktivität der Abteilung um bis zu 50 % führen.

Darüber hinaus werden die Kosten weiter optimiert. Laut Deloitte lassen sich durch intelligente IT-Automatisierung nachweislich 25 bis 40 % der Kosten einsparen.

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6. Vermögensverwaltung

Wann immer Mitarbeiter ein- oder ausgegliedert werden, ist das Asset Management ein wichtiger Bestandteil des Prozesses. Mit anderen Worten: Die IT-Abteilung muss verschiedene Hardware- und Softwarekomponenten zuweisen oder zurückgeben. 

Das mag einfach erscheinen, aber bei mittleren und größeren Unternehmen ist es ein kontinuierlicher Prozess, der das Ausfüllen verschiedener Formulare und die Verfolgung von Papieren beinhaltet.

Mit der IT-Automatisierung kann das Ganze viel einfacher werden, da ein großer Teil des anfallenden Papierkrams automatisiert wird. Darüber hinaus wird auch die Verfolgung der Vermögenswerte weitgehend automatisiert. 

So kann es funktionieren:

• Beim Onboarding kann ein neuer Benutzer zur IT-Abteilung gehen, um seine Ausrüstung zu bestellen, ein digitales Formular ausfüllen, in dem alle Details erfasst werden, und das war's. Die IT-Abteilung bestätigt die Bestellung, und der neue Nutzer verlässt das Unternehmen mit der gesamten benötigten Hardware.
• Beim Offboarding erhält die IT-Abteilung eine automatische Benachrichtigung mit allen Details zu den zurückzugebenden Assets, so dass sie den Rest problemlos erledigen kann. 

Wie Sie sehen, müssen die IT-Mitarbeiter nur noch die eigentliche manuelle Arbeit verrichten, ohne Zeit mit Papierkram zu verschwenden und sicherzustellen, dass alle Geräte erfasst sind. 

Die IT-Automatisierung tools listet alle Assets auf, überwacht kontinuierlich deren aktuellen Standort und gibt bei Bedarf automatische Updates an die IT-Mitarbeiter. 

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7. Einhaltung der Vorschriften

Wir alle wissen, dass die Einhaltung von Vorschriften keine Sache ist, die man einfach abtun kann. Es ist kein Witz, und jedes Unternehmen muss sicherstellen, dass es die gesetzlichen Vorschriften und Sicherheitsstandards vollständig einhält, aber auch, wenn nötig, ordnungsgemäße Audits durchführen, um sicherzustellen, dass jeder im Unternehmen die Protokolle befolgt. 

Das wäre kein Problem, wenn da nicht die verschiedenen Kosten wären, die durch die Einhaltung der Vorschriften entstehen:

• Einem Bericht von Coalfire aus dem Jahr 2020 zufolge entfallen bis zu 40 % des gesamten IT-Sicherheitsbudgets auf die Einhaltung von Vorschriften.
• Aus demselben Bericht geht hervor, dass mehr als die Hälfte (58 %) der Unternehmen die Einhaltung von Vorschriften als Hindernis für den Eintritt in neue Märkte betrachten. 

Es ist klar, dass die Einhaltung der Vorschriften eine Belastung darstellt, aber es ist auch klar, dass sie buchstabengetreu befolgt werden müssen. Deshalb besteht die beste Lösung darin, die Strategie zur Einhaltung der Vorschriften so zu ändern, dass die Kosten gesenkt werden und das Unternehmen dennoch die Vorschriften vollständig einhält. 

Dies geschieht in erster Linie durch Innovation, d. h. durch die Automatisierung von IT-Prozessen. 

Verschiedene IT-Automatisierungsmethoden können eingesetzt werden, um E-Mails und Erinnerungen zu automatisieren, die die Compliance-Teams an die Mitarbeiter senden müssen, wenn sie Prüfungen abschließen und Berichte versenden. Auch die Ablage von Dokumenten aus Audits kann vollständig automatisiert werden. 

Verschiedene andere Compliance-Aufgaben können ebenfalls automatisiert werden. Sie können damit beginnen, Aufgaben und Dokumente an einem einzigen Ort zu verwalten, um Zeit zu sparen und verschiedene manuelle und sich wiederholende Prozesse zu automatisieren. 

Durch verschiedene innovative IT-Automatisierungsmethoden kann Ihr Unternehmen 40-50 % der mit der Einhaltung von Vorschriften verbundenen Kosten einsparen, wie der bereits erwähnte Coalfire-Bericht gezeigt hat. 

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8. Optimierung der Speicherkapazität

Die Aufrechterhaltung einer optimalen Speicherkapazität ist in jedem Unternehmen von entscheidender Bedeutung, ganz besonders aber in einer IT-Organisation. Um dies zu erreichen, müssen IT-Teams den Speicherplatz kontinuierlich überwachen. Um optimalen Speicherplatz zu erhalten, müssen sie Bereinigungen und andere zeitaufwändige und sich wiederholende Aufgaben durchführen. Dabei ist nicht zu berücksichtigen, dass alle diese Aufgaben mit der Zeit immer schwieriger werden, da immer mehr Protokoll- und temporäre Dateien auf den Servern und Festplatten des Unternehmens gespeichert werden. 

Glücklicherweise können verschiedene IT-Automatisierungsprogramme tools verwendet werden, um routinemäßige Speicheroptimierungsprozesse durchzuführen. Sie können bestimmte Auslöser verwenden, so dass diese tools bestimmte Dateien bereinigt und den Speicherplatz für Dateien, die das Unternehmen nicht mehr benötigt, reduziert. tool kann gestartet werden, sobald der Festplattenspeicher eine bestimmte Kapazitätsgrenze erreicht, die sehr einfach festzulegen ist. Mit Hilfe bestimmter, vorher festgelegter Befehle archiviert oder löscht es Dateien, die Sie als überflüssig gekennzeichnet haben. 

Außerdem können sich die IT-Teams so auf andere, wichtigere Aufgaben konzentrieren und mögliche Probleme, die durch nicht optimierten Speicherplatz entstehen, proaktiv lösen. 

IT-Automatisierung Anwendungsfälle Bottom Line

Die IT-Abteilung arbeitet an verschiedenen Aufgaben und Prozessen, von denen viele ganz oder zumindest teilweise automatisiert werden können. Wir haben einige der besten Anwendungsfälle aufgelistet, die deutlich zeigen, wie vorteilhaft die Automatisierung für den IT-Bereich, seine Teammitglieder und das Unternehmen als Ganzes sein kann. 

Unternehmen müssen sich heute mit der Nutzung von IT-Automatisierung und KI-Technologien befassen, um die Leistung der IT-Abteilung zu verbessern, da dies zu erheblichen Verbesserungen für das Unternehmen führen wird. Sie können nicht nur Kosten senken, die Produktivität steigern und die Mitarbeiterzufriedenheit erhöhen, sondern Ihr Unternehmen auch besser positionieren, um seine Wettbewerber zu übertreffen.