Komplexe Geschäftsprozesse effizient strukturieren und kosteneffizient arbeiten: Ein gutes Business Process Management (BPM)-System kann dabei helfen. Hierfür gibt es mittlerweile zahlreiche BPM tool Anbieter. Doch welche Unternehmen bieten gute Lösungen?
Was ist BPM?
BPM (Business Process Management)geht es darum, die Kapazitäten eines Unternehmens optimal zu nutzen und alle Prozesse zu koordinieren und zu verbessern. Es beschreibt Methoden und softwaregestützte Techniken, die Geschäftsprozesse flexibler, transparenter und vor allem effizienter machen. Business Process Management ist ein ganzheitlicher, strategischer Ansatz, der Unternehmensprozesse steuert und menschliche und automatisierte Aktivitäten in einer idealen Reihenfolge verknüpft.
Softwareanbieter fördern zunehmend ein gutes Geschäftsprozessmanagement, indem sie ihren Kunden und Kundinnen BPM-Tools mit einer breiten Palette von Optionen anbieten. Während sich manche Geschäftsprozessmanagement-Software auf Nischen spezialisiert, bieten andere Tools eine Suite, die die meisten Wünsche der meisten Unternehmen abdeckt.
Wir haben ein Ranking der unserer Meinung nach besten BPMS (Business Process Management Suites) erstellt. Dabei haben wir folgende Kriterien berücksichtigt: Kosten, Funktionalität, Benutzerfreundlichkeit der Schnittstelle, vorgefertigte Vorlagen, Agilität und Gesamtleistung. Die Systeme sollten ein benutzerfreundliches Design haben und in der Lage sein, komplexe Wertschöpfungsketten zu koordinieren und sie mithilfe der BPMN-Prozessmodellierung visuell darzustellen. Außerdem sollten sie sich gut mit anderen Anwendungen integrieren lassen.
1. BPM-Werkzeug: monday.com
Mit der no-code Lösung monday.com können Geschäftsprozesse und einzelne Projekte effizient verfolgt und organisiert werden. Vor allem aber sorgt die Software für eine reibungslose Kommunikation und Koordination zwischen den Mitarbeitenden. Informationen werden synchronisiert und Daten für kritische Diskussionen leicht zugänglich aufbereitet.
Es gibt eine Vielzahl von Visualisierungen, wie z.B. eine Zeitleistenansicht, Diagramme oder eine Kalenderansicht, die das Arbeiten mit monday.com unterstützen. Gleichzeitig bietet das leicht verständliche und optisch ansprechende Design eine hohe Benutzerfreundlichkeit, die gerade in Kombination mit der Masse an editierbaren Vorlagen Einsteigern entgegenkommt und für eine reibungslose Verwaltung und Planung von Geschäftsprozessen sorgt.Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von monday.com - im Gegensatz zu vielen konkurrierenden Tools.
Die Formulare sind nicht starr, sondern können angepasst werden. Ob Wasserfall, Gantt, Pipeline oder Kanba, das Tool lässt den Kunden freie Wahl bei der Kombination von Ansichten, Kategorien, Dashboards und Automatisierungen. Das Schöne daran ist, dass sich das System dem Projekt anpasst und nicht andersherum. Darüber hinaus fungiert monday.com als Kommunikationsdrehscheibe und dient als zentraler Ort für die Integration der anderen wichtigen Kommunikationskanäle, wie Slack, Zoom, E-Mail oder Microsoft Teams.
Dein Team kann Dateien, Feedback und Ideen austauschen, während die Software dir hilft, Aufgaben zuzuweisen, Fortschrittsaktualisierungen zu erhalten oder allgemein einen Überblick über die Aktivitäten aller Beteiligten an einem konsolidierten Ort zu erhalten. Die monday.com-App bietet außerdem ein hohes Maß an Komfort und bietet sowohl Übersicht als auch Flexibilität.
Die Preise für Monday Suite richten sich nach der Unternehmensgröße und werden pro Benutzer und Benutzerin berechnet. Die Standardversion kostet 10 Euro pro Nutzer oder Nutzerin und Monat. Ab einer Unternehmensgröße von 50+ können Sonderpreise mit dem Service abgeschlossen werden.
2. BPM-Werkzeug: Zoho Creator
Der Cloud-basierte Zoho Creator ermöglicht die Erstellung von benutzerdefinierten Anwendungen und Workflows zur Verwaltung und Automatisierung von Geschäftsprozessen. Kunden können mit Drag-and-Drop kreativ werden - alles auf Low-Code-Basis.
Die Suite lässt sich also hochgradig individualisieren, im Gegenzug müssen Nutzer und Nutzerinnen aber auf brauchbare Vorlagen verzichten. Ein weiterer Vorteil ist die hohe Flexibilität von Zoho Creator: Ob Buchhaltungstool, Payment-Gateway, Kalender oder CRM-Dienst, alle Prozesse lassen sich synchronisieren und zu einem stabilen Workflow zusammenführen. Außerdem wird jede Anwendung, die du mit Zoho Creator im Web erstellen, dank der Cloud-Integration automatisch für das Smartphone und Tablet optimiert.
Zoho Creator ist eine kostengünstige Alternative (10 Euro pro Monat und Person) zu den herkömmlichen BPM-Tools auf dem Markt, da fast jede Aufgabe automatisiert werden kann, von der Bearbeitung von Kundenaufträgen über die Zuweisung von Aufgaben bis hin zur Aktualisierung des Inventars. Mit den verschiedenen Integrationen kann jeder Prozess, den du erstellst, mit Hunderten von Drittanbieteranwendungen sowie mit anderen Zoho-Anwendungen, die du nutzt, integriert werden.
Besondere Vorteile entfaltet das Tool jedoch im Sales und Costumer Relationship Management, für das die Business Management Suite optimiert wurde.
3. BPM-Werkzeug: Studio Creatio Enterprise
Studio Creatio Enterprise ist eine Low-Code-Software für das Geschäftsprozessmanagement mit sofort einsatzbereiten Lösungen und Vorlagen, die es mittleren und großen Unternehmen ermöglicht, auf einfache Weise Anwendungen für verschiedene Geschäftsaufgaben zu erstellen - von kundenorientierten Anwendungen bis zur Integration von Drittanbieterlösungen.
Die Software führt nicht nur Prozesse aus, sondern modelliert, überwacht und analysiert sie und ermöglicht die Zusammenarbeit von Teams bei komplexen Projekten. Prozessdaten werden auf einem benutzerdefinierten Dashboard übersichtlich visualisiert, zum Beispiel mit Echtzeit-Diagrammen. Es ist möglich, unterschiedliche Berechtigungen für verschiedene Benutzer und Benutzerinnen einzurichten.
Die Prozessmodellierung innerhalb der Suite wird durch die BPMN (Business Process Management Notation) dargestellt - genauer gesagt durch die Version 2.0. Mit Hilfe des BPMN 2.0-Diagramms kann ein klares Prozessdesign erstellt werden, das sowohl mit IT- als auch mit Geschäftsstandards übereinstimmt. Für diese Aufgabe stehen die in der Industrie weit verbreitete visuelle tools und integrierte Software zur Verfügung. Dazu gehören Verbindungsobjekte, Flussobjekte und Swimlanes.
Die Entwürfe können auch in das PDF-Format konvertiert werden, so dass sie leicht mit Kollegen und Kolleginnen geteilt oder auf dem lokalen Laufwerk für einen einfachen Zugriff gespeichert werden können. Studio Creatio Free ist die kostenlose BPM-Software-Alternative, mit der duGeschäftsprozesse entwerfen und rationalisieren kannst, ohne etwas dafür auszugeben. Wie bei der Unternehmenssoftware handelt es sich um eine sofort einsatzbereite Low-Code-Lösung, mit der du deine Geschäftsprozesse erstellen, ausführen, optimieren, verfolgen und dokumentieren kannst.
Die Freeware befasst sich ausschließlich mit der Erstellung von BPMN 2.0-Diagrammen und bietet nicht die von der Hauptversion unterstützten Geschäftsprozessmanagement-Funktionen. Der Preis für die Basisversion beginnt bei 23 Euro pro Monat und Benutzer oder Benutzerin.
4. BPM-Werkzeug: Kissflow
Kissflow ist eine benutzerfreundliche Cloud-basierte BPM-Software ohne Code, die vor allem für eher einfache Prozesse und ohne Programmierkenntnisse verwendet werden kann. Sie hilft dabei, Geschäftsprozesse zu rationalisieren und zu automatisieren.
Kissflow unterstützt dich in fünf Schritten:
- Prozesse definieren
- Formular erstellen
- Arbeitsablauf gestalten
- Berechtigungen festlegen
- Live gehen
Darüber hinaus enthält die Kissflow BPM Suite viele Vorlagen, die als Ausgangspunkt für grundlegende Geschäftsprozesse und Prozessmodellierung verwendet werden können.
Durch den Wegfall der Code-Entwicklung können die Kunden und Kundinnen Prozessabläufe automatisieren, Geschäftsregeln durchsetzen und Ad-hoc-Prozessänderungen ohne jegliche Programmierung vornehmen. Die BPM-Software öffnet sich somit für alle, die keine Programmierkenntnisse haben. Dies macht die digitale Transformation zu einem Kinderspiel.
Zu den besten Eigenschaften von Kissflow gehören:
- Benutzerfreundliche Dashboards und Design
- benutzerdefinierte Berichtsvorlagen
- erweiterte Arbeitsabläufe und Formulargestaltung
- nahtlose Integration mit anderen Softwarelösungen und Standardanwendungen zur Steigerung der Produktivität
Kissflow kostet in der Einstiegsversion ab etwa 16 Euro pro Person und Monat, wenn sich das Unternehmen für ein Jahresabonnement entscheidet und nicht mehr als 30 Nutzer benötigt. Unternehmen mit mehr Anforderungen zahlen sogar noch mehr.
5. BPM-Werkzeug: Wrike
Wrike ist eine BPM-Software in der Cloud mit verschiedenen Management-Tools, wie z.B. dem Setzen von Prioritäten, Terminen und Qualitätsanforderungen. Alle Mitarbeitenden und Teams werden synchron mit den relevanten Informationen versorgt. Einzelne Schritte und Aufgabenketten können so optimiert werden. Die Bedienung funktioniert intuitiv per Drag-and-Drop.
Wrike unterscheidet sich von anderen Tools für das Geschäftsprozessmanagement durch die Verwendung von Ordnern, die eine hierarchische Organisationsstruktur ermöglichen. Allerdings kann bei zu vielen Einträgen auch die Übersichtlichkeit verloren gehen, was sich negativ auf das Prozessmanagement auswirken kann. Dennoch bietet die Software-Suite von Wrike genug Vorteile, um als Universallösung für ein ausuferndes Prozessmanagement zu dienen.
Zu den Vorteilen des BPM-Tools gehören:
- benutzerfreundliche Navigation
- eine einzige Drehscheibe für alle Arbeiten
- ausgezeichnete Sicherheitsmaßnahmen für sensible Informationen und Dateien
Mit mobilen Anwendungen kannst du deine Fortschritte jederzeit und überall von deinem Handy aus verfolgen und überwachen.
Die Preisgestaltung von Wrike richtet sich nach der Größe des Unternehmens. Kleine Teams mit bis zu 15 Personen beginnen bei 9,80 Euro pro Nutzer und Monat, während große Teams mit bis zu 200 Mitarbeitern knapp 25 Euro zahlen müssen.
Fazit - BPM Tools muss passen
Das Ranking soll nur einen groben Marktüberblick über die besten BPM tools geben und erhebt keinen Anspruch auf Vollständigkeit aller Funktionen, Vor- oder Nachteile.
Jede vorgestellte Suite hat ihre Stärken und Schwächen und nicht jede BPM-Software ist für jedes Unternehmen gleichermaßen geeignet. Welches Tool letztlich für dein Unternehmen und seine spezifischen Anforderungen besser geeignet ist, kann jedoch durch eine genaue Analyse der Funktionalitäten in Kombination mit dem Anspruch geklärt werden.
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