Unter Robotic Process Automation versteht man die Automatisierung von Prozessen durch digitale Software-Roboter. Die Bots übernehmen mühsame, sich wiederholende und monotone Aufgaben, die keine menschliche Interaktion erfordern. Sie verschicken Marketing-E-Mails, füllen standardisierte Formulare aus oder kopieren Daten in andere Systeme. Kurz gesagt: Robotic Process Automation spart Zeit, Geld und Nerven. Aber woher weißt du, ob dein Unternehmen bereit für RPA ist?
Diese drei Anzeichen verraten Ihnen den Code R(ed)PA
Wenn du diese drei Anzeichen erkennst, dann ist das Alarmstufe rot für die Einführung von Robotic Process Automation (RPA) und anderen Technologien zur Prozessautomatisierung in deinem Unternehmen:
1. Ihre Mitarbeiter leiden unter dem "Drehstuhl"-Effekt
Ein Mitarbeiter sitzt vor zwei Bildschirmen, kopiert Daten von einem Bildschirm auf den anderen und dreht seinen Stuhl in Richtung des zweiten Bildschirms: der "Drehstuhl"-Effekt.
Dieses Bild soll verdeutlichen, wie ineffizient es ist, wenn Mitarbeiter/innen Daten manuell von einem System in ein anderes übertragen. Der Prozess ist langsam, eintönig und fehleranfällig. In fast jedem Unternehmen gibt es Prozesse wie diesen, die mit RPA leicht automatisiert werden könnten. Software-Bots würden mühsame Aufgaben übernehmen, wie das Kopieren von Tabellen oder das Ausfüllen von Formularen. So könnten sich die Beschäftigten auf die Kernaufgaben des Unternehmens oder, symbolisch gesprochen, auf nur einen Bildschirm konzentrieren.
2. Ihre Arbeitsabläufe sind verwirrend
Für Unternehmen gibt es zahlreiche Vorgaben und Richtlinien, die beachtet werden müssen. Um genau zu wissen, was wann gemacht wurde, hilft es, Prozesse zu automatisieren. So lassen sie sich leichter kontrollieren und nachverfolgen.
RPA-Bots führen ihre Aufgaben zuverlässig und fehlerfreier aus. Das standardisiert den Arbeitsablauf und macht ihn leicht überprüfbar. Das hilft nicht nur dabei, externe Richtlinien einzuhalten, sondern vereinfacht auch die interne Optimierung der Prozesse. Oft kommunizieren einzelne Mitarbeiter/innen oder Abteilungen nicht miteinander und erledigen Aufgaben mehrfach. Das kann durch Automatisierung vermieden werden.
3. Sie wollen neue Anwendungen in Ihr Unternehmen integrieren
In einem Unternehmen sammeln sich schnell unzählige verschiedene Geschäftssysteme an. Wenn neue Anwendungen integriert werden sollen, kann das leicht in Chaos ausarten. Komplexe und kleinteilige Integration kostet viel Geld und dauert lange. Robotic Process Automation vereinfacht die Integration. Darüber hinaus bilden klare Arbeitsabläufe die ideale Grundlage für Innovationen, da effiziente Prozesse erkannt und gefördert werden können.
Was nun? RPA einführen!
Sobald klar ist, dass dein Unternehmen bereit für RPA ist, ist es wichtig, alle Arbeitsabläufe im Unternehmen zu analysieren und zu prüfen, welche Prozesse gezielt automatisiert werden können oder sogar sollten. Ein gutes Business Process Management (BPM) ist dafür wichtig. Das Business Process Management dokumentiert und bewertet Prozesse, damit sie im nächsten Schritt optimiert werden können. Auf diese Weise werden ineffiziente Prozesse herausgefiltert und Prozesse miteinander verknüpft.
Zusammengefasst solltest du diese fünf Schritte befolgen:
1. Analysieren Sie Geschäftsprozesse mit Process Mining
2. Prozesse für die Automatisierung vorbereiten
3. Geeignete Automatisierungsmethode auswählen
4. RPA Schritt für Schritt umsetzen
5. Überwachung und Verbesserung der Teilautomatisierung
Eine ausführliche Beschreibung der einzelnen Schritte findest du in unserem entsprechenden Artikel.
Wenn Sie nicht genau wissen, wie Sie die Prozesse letztlich automatisieren können oder Ihre Kompetenzen erweitern möchten, helfen Ihnen Schulungsanbieter, die sich genau mit solchen Themen beschäftigen. Welche besonders geeignet sind, um Sie auf die nächsten Jahre vorzubereiten, erfahren Sie in unseren Top 5 der besten Digitalisierungsakademien.
Zeit und Geld sparen mit RPA
Wenn du nach sich wiederholenden, langweiligen Aufgaben und unübersichtlichen Arbeitsabläufen suchst, wirst du schnell Ansatzpunkte für die Robotic Process Automation finden. Wenn du die Automatisierung jetzt in Angriff nimmst und nicht weiter auf deinem Drehstuhl sitzt, wirst du in Zukunft viel Zeit und Geld sparen. Der Weg zur digitalen Transformation beginnt damit, das Automatisierungspotenzial in deinem eigenen Unternehmen zu erkennen.
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